Wiekszość osób przeprowadzajacych rozmowy kwalifikacyjne jest przekonana, ze robia to własciwie, ale w niewielu przypadkach to przekonanie jest uzasadnione. Oto kilka najczesciej spotykanych błedów, popełnianych przez ludzi, którzy zajmuja sie rozmowami kwalifikacyjnymi.
Podejmujac decyzje, opieraja sie na intuicji. Szkoła rekrutacji firmowana przez zdanie: „Mam przeczucie, ze ta osoba się sprawdzi (nie sprawdzi) i nie potrzebuję żadnych danych, które mogłyby to potwierdzic” wciąż ma rozlicznych zwolenników. Zwykle taka opinia bazuje na jednym sukcesie z przeszłosci, który zatarł wspomnienie o wielu nietrafnych decyzjach podjętych na podobnej zasadzie.
Preferują kandydatów podobnych do siebie. Badania wskazują wyraznie, ze większość osób prowadzacych rozmowy kwalifikacyjne lepiej postrzega kandydatów majacych podobne cechy, zainteresowania i spojrzenie na świat, mniejszą uwagę przykładając do tego, w jakim stopniu kandydat pasuje do wymagań.
Myślą stereotypami. Mimo iż ocenianie kandydatów na podstawie ich płci, rasy lub wieku jest nielegalne, prowadzący — zwykle nieświadomie — pozwalają, by stereotypy utrudniały im trzeźwa ocenę.
Podejmują pochopne decyzje. Badania wykazują, ze czas miedzy rozpoczęciem rozmowy a podjęciem decyzji to mniej niż cztery minuty. Zamiast spokojnie i wnikliwie przyjrzeć się umiejętnościom oraz doświadczeniu kandydata, a nastepnie porównac je z wymaganiami, przeprowadzający rozmowę chcą jak najszybciej podjąć ostateczną decyzję.
Za duzo mówia. Osoba przeprowadzajaca rozmowe powinna mówic przez 20% czasu jej trwania, a słuchac przez pozostałe 80% czasu. Tylko wysłuchujac tego, co ma do powiedzenia kandydat, oceniający może podjąć własciwą decyzję. Oczywiście, kandydatowi nalezy opisać stanowisko, o które się ubiega, w jak najjaśniejszych barwach, a także odpowiedzieć na wszystkie pytania, ale na to wystarczy te 20% czasu.
Nie udaje im sie wystarczająco wybadać kandydata. Głównie dlatego, że za dużo mówia, nie poswięcaja wystarczająco dużo czasu na uważne zbadanie doswiadczeń zawodowych i nastawienia kandydata. Podstawową sprawą jest upewnienie się, ze to, co mówi kandydat, jest spójne, a jego życiorys zawodowy nie kryje żadnych przykrych niespodzianek. Czy w CV jest luka? Dlaczego kandydat zrezygnował z poprzedniej pracy, choć podobno tak świetnie w niej sobie radził? Dlaczego miał nie najlepsze kontakty ze swoim poprzednim menadżerem? Czy, odpowiadajac na pytania prowadzącego, wahał sie lub mówił niejasno?
Wybierają pod presją. Osoba prowadząca rozmowę zdaje sobie sprawę, że jeśli wsród zaproszonych kandydatów nie znajdzie się żaden odpowiedni, to firma zostanie narażona na straty z powodu opóznień. Zwykle wpada wtedy w panikę i buduje sobie korzystniejszy obraz kandydata, który robi na niej najlepsze wrażenie, nawet jeśli jego kandydatura ma poważne braki i nie zgadza się z wymaganiami.
Nie mogą poradzic sobie z otrzymywanymi informacjami. Prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych jest o wiele trudniejsze, niż się wydaje na pierwszy rzut oka. Prowadzacy musi wiedzieć, co chce osiągnąć, uważnie słuchać odpowiedzi i zapamiętywać najważniejsze szczegóły, mózgi większosci osób po prostu sobie z tym nie radzą. Dlatego właśnie decyzja nie powinna zależeć wyłącznie od opinii jednej osoby prowadzącej rozmowę.
Rozmowa jest chaotyczna. Zbyt wiele rozmów kwalifikacyjnych jest przeprowadzanych w luźnej atmosferze, w której rozmowa o stawianych potencjalnemu pracownikowi wymaganiach i jego umiejętnościach miesza się z wymianą anegdotek. Na kolejnych stronach przyjrzymy się temu, jak powinna wyglądać ustrukturyzowana rozmowa, gdyż tylko taka rozmowa to klucz do sukcesu.
Są źle zorganizowani. Spóźniają się na rozmowę lub zanadto ją przedłużają, pozwalają osobom trzecim na przerywanie spotkania, gubią CV kandydata, zapominają o zwrocie wydatków albo są po prostu nieuprzejmi — wszystko to moze sprawić, ze kandydat zrezygnuje z ubiegania się o posadę w danej firmie.
Zatem w jaki sposób należy właściwie przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne? W następnych podrozdziałach znajduje sie kilka porad na ten temat.
Niech w przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych zaangażowane będą dwie osoby
Jedna osoba moze wystarczyc do przeprowadzenia wstepnej rozmowy, ale nie powinna samodzielnie podejmowac decyzji o przyjeciu. Co prawda, kandydat wobec jednej osoby bedzie bardziej szczery, ale jesli prowadzacych bedzie wiecej, beda mogli równoczesnie słuchac odpowiedzi, robic notatki i zastanawiac sie nad kolejnym pytaniem. Co wiecej, ostatnio zdarzało sie, ze odrzuceni kandydaci podawali niedoszłego pracodawce do sadu, oskarzajac o dyskryminacje ze wzgledu na rase czy płec, a jesli rozmowe przeprowadzała tylko jedna osoba, trudno takie oskarzenie obalic. Rozmowa panelowa (w której po stronie pracodawcy biora udział wiecej niz dwie osoby) jest niepraktyczna, kosztowna i z punktu widzenia logistyki trudna do zorganizowania. Dwie osoby, w tym przyszły bezposredni przełozony kandydata, to najczesciej najlepsze rozwiazanie.
Właściwe przygotowanie
Niżej przedstawiam elementy właściwego przygotowania.
Obaj prowadzący powinni uzgodnić ze sobą sposób prowadzenia rozmowy — kto bedzie zadawał pytania, na jaki temat i jak będą sporządzane notatki.
Formularz zgłoszeniowy (CV) powinien zostać uwaznie przeanalizowany, a wszelkie niejasności wychwycone, tak żeby mozna było zapytać o nie podczas rozmowy.
Termin i czas rozmowy powinny byc realistyczne. Niewiele rozmów kwalifikacyjnych zabiera mniej niż 30 minut, a rozmowy z kandydatami na handlowców, specjalistów, menadżerów i kontrolerów powinny trwać przynajmniej 45 minut. Nie powinno się umawiać więcej niz pięciu kandydatów na jeden dzien. Rozmowy są męczace i nawet najlepszym prowadzącym mogą się pomieszać kandydaci, jeśli będzie ich zbyt wielu.
W celu lepszej identyfikacji kandydatów mozesz poprosić o dołączenie do podania fotografii albo zorganizować szybkie zdjęcie przed rozpoczęciem rozmowy. Wiekszości kandydatów żadna z tych opcji raczej się nie spodoba, a niektórzy mogą podejrzewać potencjalną dyskryminację ze względu na wygląd, ale zdjęcie z cała pewnościa pomaga prowadzącym w podjęciu ostatecznej decyzji.
Gabinet powinien być odpowiednio przygotowany, należy zadbać o to, żeby nikt w rozmowie nie przeszkadzał. Zamiast zadawać pytania zza biurka, lepiej postarać sie o nieco mniej formalną oprawę. Trzeba też zapewnić miejsce, w którym kandydaci będą czekali na swoją kolej.
Powinno sie tak umówic kandydatów, żeby ten, który rokuje największe nadzieje, był przesłuchiwany jako pierwszy. Będzie on punktem odniesienia, do którego można porównywać innych kandydatów.
Prowadzący powinni uzgodnić ze sobą system oceniania kandydatów, bazujący na wymaganiach stawianych przez firmę, podobny do tego, który był wykorzystywany podczas zawężania listy.
Niech rozmowa kwalifikacyjna posiada strukturę
Rozmowy ustrukturyzowane charakteryzują się o wiele wiekszą skutecznością niż rozmowy, którym brakuje struktury. Ustrukturyzowana rozmowa to rozmowa, na która składa się zaplanowany logiczny ciąg pytań, mających na celu uzyskanie rzetelnych informacji. Kazdy kandydat odpowiada na podobne, jeśli nie te same pytania, co sprawia, ze porównanie kandydatów ze sobą jest o wiele łatwiejsze. Proces ten ma dwa aspekty.
Po pierwsze, należy ustalić kolejność, w jakiej zostaną zadane pytania. Zwykle zaczyna się od omówienia aktualnego miejsca pracy kandydata albo tez posady, na której ostatnio był zatrudniony, po czym przechodzi się dalej, przez kolejne trzy lub cztery (trzy lub cztery zwykle wystarcza). Przy każdym miejscu pracy należy wypytać o wszystkie fakty (czym sie zajmował kandydat, jak długo, czy awansował itp.), a nastepnie ustalić, czy doświadczenia te pasują do aktualnej oferty i czy kandydat spełnia wymagania. Należy również ocenić, czy kandydat sprawdzał się na poprzednich posadach i dowiedzieć się, dlaczego zmieniał prace. Przy okazji omawiania kazdej posady można też omówic szkolenia i zdobyte kwalifikacje albo też zająć sie nimi osobno. Na koniec powinno zostawić sie pytania dotyczące motywacji kandydata i jego planów zawodowych.
Po drugie, należy zaplanować strukturę pytan. Żeby ustalić, czy kandydat odpowiada oczekiwaniom, mozna zadawać pytania sytuacyjne lub hipotetyczne. Polega to na nakreśleniu konkretnego scenariusza, zwykle związanego z praca, która kandydat potencjalnie bedzie wykonywać i zapytaniu, w jaki sposób wybrnąłby z danej sytuacji. Mozna też spytać, czy kandydat miał już w swojej karierze zawodowej do czynienia z takimi przypadkami i jak sobie z nimi radził. Możesz ocenić odpowiedż, porównujac zachowanie kandydata do tego, co, według Ciebie, jest własciwą reakcją na daną sytuację. W ramce na tej i następnej stronie znajduje się przykładowe pytanie.
Podejmujac decyzje, opieraja sie na intuicji. Szkoła rekrutacji firmowana przez zdanie: „Mam przeczucie, ze ta osoba się sprawdzi (nie sprawdzi) i nie potrzebuję żadnych danych, które mogłyby to potwierdzic” wciąż ma rozlicznych zwolenników. Zwykle taka opinia bazuje na jednym sukcesie z przeszłosci, który zatarł wspomnienie o wielu nietrafnych decyzjach podjętych na podobnej zasadzie.
Preferują kandydatów podobnych do siebie. Badania wskazują wyraznie, ze większość osób prowadzacych rozmowy kwalifikacyjne lepiej postrzega kandydatów majacych podobne cechy, zainteresowania i spojrzenie na świat, mniejszą uwagę przykładając do tego, w jakim stopniu kandydat pasuje do wymagań.
Myślą stereotypami. Mimo iż ocenianie kandydatów na podstawie ich płci, rasy lub wieku jest nielegalne, prowadzący — zwykle nieświadomie — pozwalają, by stereotypy utrudniały im trzeźwa ocenę.
Podejmują pochopne decyzje. Badania wykazują, ze czas miedzy rozpoczęciem rozmowy a podjęciem decyzji to mniej niż cztery minuty. Zamiast spokojnie i wnikliwie przyjrzeć się umiejętnościom oraz doświadczeniu kandydata, a nastepnie porównac je z wymaganiami, przeprowadzający rozmowę chcą jak najszybciej podjąć ostateczną decyzję.
Za duzo mówia. Osoba przeprowadzajaca rozmowe powinna mówic przez 20% czasu jej trwania, a słuchac przez pozostałe 80% czasu. Tylko wysłuchujac tego, co ma do powiedzenia kandydat, oceniający może podjąć własciwą decyzję. Oczywiście, kandydatowi nalezy opisać stanowisko, o które się ubiega, w jak najjaśniejszych barwach, a także odpowiedzieć na wszystkie pytania, ale na to wystarczy te 20% czasu.
Nie udaje im sie wystarczająco wybadać kandydata. Głównie dlatego, że za dużo mówia, nie poswięcaja wystarczająco dużo czasu na uważne zbadanie doswiadczeń zawodowych i nastawienia kandydata. Podstawową sprawą jest upewnienie się, ze to, co mówi kandydat, jest spójne, a jego życiorys zawodowy nie kryje żadnych przykrych niespodzianek. Czy w CV jest luka? Dlaczego kandydat zrezygnował z poprzedniej pracy, choć podobno tak świetnie w niej sobie radził? Dlaczego miał nie najlepsze kontakty ze swoim poprzednim menadżerem? Czy, odpowiadajac na pytania prowadzącego, wahał sie lub mówił niejasno?
Wybierają pod presją. Osoba prowadząca rozmowę zdaje sobie sprawę, że jeśli wsród zaproszonych kandydatów nie znajdzie się żaden odpowiedni, to firma zostanie narażona na straty z powodu opóznień. Zwykle wpada wtedy w panikę i buduje sobie korzystniejszy obraz kandydata, który robi na niej najlepsze wrażenie, nawet jeśli jego kandydatura ma poważne braki i nie zgadza się z wymaganiami.
Nie mogą poradzic sobie z otrzymywanymi informacjami. Prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych jest o wiele trudniejsze, niż się wydaje na pierwszy rzut oka. Prowadzacy musi wiedzieć, co chce osiągnąć, uważnie słuchać odpowiedzi i zapamiętywać najważniejsze szczegóły, mózgi większosci osób po prostu sobie z tym nie radzą. Dlatego właśnie decyzja nie powinna zależeć wyłącznie od opinii jednej osoby prowadzącej rozmowę.
Rozmowa jest chaotyczna. Zbyt wiele rozmów kwalifikacyjnych jest przeprowadzanych w luźnej atmosferze, w której rozmowa o stawianych potencjalnemu pracownikowi wymaganiach i jego umiejętnościach miesza się z wymianą anegdotek. Na kolejnych stronach przyjrzymy się temu, jak powinna wyglądać ustrukturyzowana rozmowa, gdyż tylko taka rozmowa to klucz do sukcesu.
Są źle zorganizowani. Spóźniają się na rozmowę lub zanadto ją przedłużają, pozwalają osobom trzecim na przerywanie spotkania, gubią CV kandydata, zapominają o zwrocie wydatków albo są po prostu nieuprzejmi — wszystko to moze sprawić, ze kandydat zrezygnuje z ubiegania się o posadę w danej firmie.
Zatem w jaki sposób należy właściwie przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne? W następnych podrozdziałach znajduje sie kilka porad na ten temat.
Niech w przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych zaangażowane będą dwie osoby
Jedna osoba moze wystarczyc do przeprowadzenia wstepnej rozmowy, ale nie powinna samodzielnie podejmowac decyzji o przyjeciu. Co prawda, kandydat wobec jednej osoby bedzie bardziej szczery, ale jesli prowadzacych bedzie wiecej, beda mogli równoczesnie słuchac odpowiedzi, robic notatki i zastanawiac sie nad kolejnym pytaniem. Co wiecej, ostatnio zdarzało sie, ze odrzuceni kandydaci podawali niedoszłego pracodawce do sadu, oskarzajac o dyskryminacje ze wzgledu na rase czy płec, a jesli rozmowe przeprowadzała tylko jedna osoba, trudno takie oskarzenie obalic. Rozmowa panelowa (w której po stronie pracodawcy biora udział wiecej niz dwie osoby) jest niepraktyczna, kosztowna i z punktu widzenia logistyki trudna do zorganizowania. Dwie osoby, w tym przyszły bezposredni przełozony kandydata, to najczesciej najlepsze rozwiazanie.
Właściwe przygotowanie
Niżej przedstawiam elementy właściwego przygotowania.
Obaj prowadzący powinni uzgodnić ze sobą sposób prowadzenia rozmowy — kto bedzie zadawał pytania, na jaki temat i jak będą sporządzane notatki.
Formularz zgłoszeniowy (CV) powinien zostać uwaznie przeanalizowany, a wszelkie niejasności wychwycone, tak żeby mozna było zapytać o nie podczas rozmowy.
Termin i czas rozmowy powinny byc realistyczne. Niewiele rozmów kwalifikacyjnych zabiera mniej niż 30 minut, a rozmowy z kandydatami na handlowców, specjalistów, menadżerów i kontrolerów powinny trwać przynajmniej 45 minut. Nie powinno się umawiać więcej niz pięciu kandydatów na jeden dzien. Rozmowy są męczace i nawet najlepszym prowadzącym mogą się pomieszać kandydaci, jeśli będzie ich zbyt wielu.
W celu lepszej identyfikacji kandydatów mozesz poprosić o dołączenie do podania fotografii albo zorganizować szybkie zdjęcie przed rozpoczęciem rozmowy. Wiekszości kandydatów żadna z tych opcji raczej się nie spodoba, a niektórzy mogą podejrzewać potencjalną dyskryminację ze względu na wygląd, ale zdjęcie z cała pewnościa pomaga prowadzącym w podjęciu ostatecznej decyzji.
Gabinet powinien być odpowiednio przygotowany, należy zadbać o to, żeby nikt w rozmowie nie przeszkadzał. Zamiast zadawać pytania zza biurka, lepiej postarać sie o nieco mniej formalną oprawę. Trzeba też zapewnić miejsce, w którym kandydaci będą czekali na swoją kolej.
Powinno sie tak umówic kandydatów, żeby ten, który rokuje największe nadzieje, był przesłuchiwany jako pierwszy. Będzie on punktem odniesienia, do którego można porównywać innych kandydatów.
Prowadzący powinni uzgodnić ze sobą system oceniania kandydatów, bazujący na wymaganiach stawianych przez firmę, podobny do tego, który był wykorzystywany podczas zawężania listy.
Niech rozmowa kwalifikacyjna posiada strukturę
Rozmowy ustrukturyzowane charakteryzują się o wiele wiekszą skutecznością niż rozmowy, którym brakuje struktury. Ustrukturyzowana rozmowa to rozmowa, na która składa się zaplanowany logiczny ciąg pytań, mających na celu uzyskanie rzetelnych informacji. Kazdy kandydat odpowiada na podobne, jeśli nie te same pytania, co sprawia, ze porównanie kandydatów ze sobą jest o wiele łatwiejsze. Proces ten ma dwa aspekty.
Po pierwsze, należy ustalić kolejność, w jakiej zostaną zadane pytania. Zwykle zaczyna się od omówienia aktualnego miejsca pracy kandydata albo tez posady, na której ostatnio był zatrudniony, po czym przechodzi się dalej, przez kolejne trzy lub cztery (trzy lub cztery zwykle wystarcza). Przy każdym miejscu pracy należy wypytać o wszystkie fakty (czym sie zajmował kandydat, jak długo, czy awansował itp.), a nastepnie ustalić, czy doświadczenia te pasują do aktualnej oferty i czy kandydat spełnia wymagania. Należy również ocenić, czy kandydat sprawdzał się na poprzednich posadach i dowiedzieć się, dlaczego zmieniał prace. Przy okazji omawiania kazdej posady można też omówic szkolenia i zdobyte kwalifikacje albo też zająć sie nimi osobno. Na koniec powinno zostawić sie pytania dotyczące motywacji kandydata i jego planów zawodowych.
Po drugie, należy zaplanować strukturę pytan. Żeby ustalić, czy kandydat odpowiada oczekiwaniom, mozna zadawać pytania sytuacyjne lub hipotetyczne. Polega to na nakreśleniu konkretnego scenariusza, zwykle związanego z praca, która kandydat potencjalnie bedzie wykonywać i zapytaniu, w jaki sposób wybrnąłby z danej sytuacji. Mozna też spytać, czy kandydat miał już w swojej karierze zawodowej do czynienia z takimi przypadkami i jak sobie z nimi radził. Możesz ocenić odpowiedż, porównujac zachowanie kandydata do tego, co, według Ciebie, jest własciwą reakcją na daną sytuację. W ramce na tej i następnej stronie znajduje się przykładowe pytanie.
Licencja: Creative Commons
