Nie można stworzyć jednolitej definicji dokumentu podlegającego tłumaczeniu przysięgłemu. Dokumentem jest zapis tekstu, który stanowi potencjalny przedmiot obrotu prawnego w kraju lub za granicą, wraz z jego nośnikiem, na którym został utrwalony. Zasadniczo, więc każdy tekst może stanowić dokument (nawet odręczny zapisek), gdyż może być on wykorzystany w sądzie lub innych organach państwowych. Doświadczenie pokazuje jednak, iż najczęściej tłumaczonymi dokumentami są: świadectwa ukończenia szkół i uczelni, akty urodzenia, akty ślubów, wyciągi z rejestrów handlowych i sądowych, dokumenty samochodów sprowadzanych z zagranicy itd.
Zasady wykonywania tłumaczeń przysięgłych określa Ustawa z dnia 25 listopada 2004 r. O ZAWODZIE TŁUMACZA PRZYSIĘGŁEGO (Dz. U. Nr 273, poz. 2702), która podaje podstawowe zasady wykonywania tłumaczeń przysięgłych. Poniżej prezentujemy najważniejsze z nich:
Teksty przeznaczone do tłumaczenia przysięgłego powinny zostać dostarczone tłumaczowi w oryginale, jeżeli zostanie dostarczona kopia lub skan, tłumacz jest obowiązany umieścić informację, że tłumaczył z kopii.
Jedna strona tłumaczenia przysięgłego to 1125 znaków ze spacjami wg. wskazań edytora tekstu (25 wierszy po 45 znaków). Za znak uważa się wszystkie widoczne znaki drukarskie (litery, znaki przestankowe, cyfry, znaki przeniesienia itp.) oraz uzasadnione przerwy między nimi. Stronicę rozpoczętą uważa się za całą.
Tłumaczenia przysięgłe zawsze są w postaci wydruku opatrzonego pieczęcią i dlatego musi zostać przekazane Klientowi pocztą kurierską, zwykłą, lub zostaje odebrane osobiście.
Każde tłumaczenie przysięgłe zawiera datę i numer repertorium, jak i wspomnianą już pieczęć.
Wszystkie tłumaczenia przysięgłe są objęte klauzulą poufności. Oprócz tłumacza i pracowników biura nikt nie ma do nich dostępu. Wszelkie próbne wydruki czy wadliwe kopie tłumaczeń przysięgłych są bezpowrotnie niszczone.