Jakie sale konferencyjne, szkoleniowe, wykładowe , na co zwrócić uwagę przy wyborze.

Organizacja każdej konferencji biznesowej może być obciążona wieloma błędami, jednym z nich jest dobór odpowiedniego miejsca sympozjum. Wybór sali konferencyjnej może przyczynić się do powodzenia i sukcesu spotkania biznesowego. Selekcja jednak takiego miejsca wymaga określenia kilku wartych pokreślenia właściwości charakteryzujących sale szkoleniowe.



Decydującym czynnikiem przy selekcji sali konferencyjnej jest jej lokalizacja. Należy tutaj zadać sobie istotne pytanie, czy nasze spotkanie biznesowe ma odbyć się w miejscu zamieszkania delegatów czy też lokalizacja miejsca sympozjum ma być odległa? Obie te opcje niosą ze sobą pewne zalety. Konferencja blisko zamieszkania delegatów wiąże się z efektywniejszym wykorzystaniem czasu, natomiast szkolenie oddalone o kilkaset kilometrów miejsca osiedlenia się uczestników spotkania to koszty związane z zapewnieniem im zakwaterowania oraz wydatek poniesiony na dojazd.


Sala konferencyjna powinna być wyposażona w zaawansowany technologicznie sprzęt elektroniczny i stanowić doskonałe zaplecze logistyczne dla organizacji spotkań biznesowych. Pomieszczenie wykładowe powinno posiadać dostęp do światła dziennego i powinno być wyposażone w najnowocześniejszy sprzęt multimedialny i audiowizualny oraz szybki dostęp do Internetu. Ważne jest, aby w pobliżu sali szkoleniowej znajdował się foyer (czytaj fłaje - idealne miejsce na przerwy kawowe czy koktajle) oraz Concierge (czytaj konsjerż - osoba służąca pomocą w razie dodatkowych pytań lub życzeń organizatorów imprezy).


Ważne jest, aby przy podejmowaniu decyzji związanej z wyborem sali konferencyjnej, sprawdzić szereg aspektów związanych z tym miejscem. Należy określić: odległość sali konferencyjnej od kuchni (hałas), podwójne szyby w oknach (hałas), czy hotel posiada parking dla samochodów, jakie są ceny w barze, jaka jest dostępność w danym czasie, czy w danym czasie w hotelu lub pensjonacie będą inni klienci.