Prawidłowe prowadzenie akt osobowych.

Dokumenty tworzące akta osobowe pracownika grupowane są w 3 odrębnych częściach (zbiorach) – A, B i C. Każda z części akt osobowych powinna zawierać odrębną kartę zawierającą aktualny, pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Kupić można je jako artykuły biurowe w sklepach oferujących akcesoria biurowe i urządzenia biurowe.

Część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

*
wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie wraz z niezbędną liczbą fotografii,
*
świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
*
dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
*
świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
*
orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
*
innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Ponadto osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Część B - nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia.

W tej części gromadzi się następujące dokumenty:

*
kwestionariusz osobowy
*
umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
*
pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:
o
przepisami regulaminu pracy,
o
z informacjami, które pracodawca ma obowiązek wręczyć pracownikowi na piśmie w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (m.in. o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym itd.),
o
z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,
o
z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,
o
a także z obwieszczeniem o systemie i rozkładzie czasu pracy oraz o przyjętych okresach rozliczeniowych czasu pracy
*
zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
*
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,
*
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
*
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
*
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
*
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
*
pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy,
*
orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
*
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
*
wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
*
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
*
korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
*
kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
*
informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Wykaz dokumentów:

*
oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
*
dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
*
kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
*
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
*
umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
*
orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Do archiwizacji akt osobowych warto wykorzystać sprzęt biurowy.