1. Przede wszystkim odpowiednie wyposażenie
Dobre zaplecze techniczne stanowi aspekt, od którego należy zacząć organizację. Bardzo ważne, aby w miejscu, w których będzie przebiegał kurs, była możliwość podłączenia swojego sprzętu multimedialnego. Jeszcze większym atutem będzie jednak, jeśli lokal sam zaoferuje swój sprzęt! Rzutnik, TV z wejściem HDMI i USB, tablica z mazakami, darmowe wifi oraz przeszkolona ekipa z używania tego sprzętu - i w zasadzie mamy pewność, że prezentacja przebiegnie dobrze. Dodatkowo przyda się klimatyzacja, możliwość wietrzenia sali oraz oświetlenie - da nam to kompletny komfort pracy. Bardzo istotne jest, by sala posiadała odpowiednią akustykę, a także by spełniania normy pod względem wygłuszenia - umożliwi nam to idealny przekaz informacji.
2. Warunki lokalowe
Bardzo istotne, żeby sala, w której zdecydujemy się zorganizować szkolenie, była odpowiedniej wielkości w stosunku do ilości osób, które wezmą w nim udział. Nie powinniśmy organizować spotkania na 10 osób w sali szkoleniowej przystosowanej do 100 osób, ale również oczywistym jest, że każda osoba powinna mieć własną przestrzeń. Koniecznie trzeba sprawdzić, na ile maksymalnie osób jest przystosowana sala konferencyjna - zapewni to komfort i bezpieczeństwo uczestników wydarzenia. Ważne też, by układ sali mógł mieć dowolną konfigurację - dostosowaną do naszych potrzeb. Poza tym, częstym problemem jest brak możliwości zaparkowania auta lub długi czas spędzony na poszukiwaniu wolnych miejsc parkingowych w okolicy lokalu. Upewnijmy się zatem, że miejsce, w którym rezerwujemy salę szkoleniową posiada własny parking!
3. Posiłki, obsługa i klimat
Kolejną istotną rzeczą jest bufet konferencyjny. Słodki poczęstunek wraz z gorącymi i zimnymi napojami powinny znaleźć się na każdym szkoleniu oraz konferencji biznesowej. Wprowadza to bardziej naturalną i swobodną atmosferę. Warto przemyśleć również opcję ciepłego posiłku dla uczestników - wtedy natomiast, trzeba zwrócić uwagę na to czy w lokalu znajduje się restauracja z obsługą, czy posiłki są dobre i świeże oraz na to, jaką opinię ma dana restauracja. Podczas organizacji, zwróćmy uwagę także na klimat lokalu. Dobrze, jeśli łączy styl i elegancję, jednak im bardziej oryginalny i luźny tym lepiej. Dzięki temu atmosfera nie będzie sztywna!
4. Co po spotkaniu?
Coraz modniejsze ostatnimi czasy stają się aftery po szkoleniach i spotkaniach biznesowych, czyli po prostu integracje. Jeśli zdecydujemy się na takie zakończenie spotkania, konieczne jest lepsze poznanie tego miejsca. Obowiązkowy jest swobodny klimat i smaczna kuchnia. Bardzo dobrym pomysłem są browary restauracyjne. To odpowiednie miejsce na spotkania w industrialnym browarniczym klimacie, popijając genialne rzemieślnicze piwo, warzone na miejscu.
5. Ważne, żeby się opłacało
Jeśli jesteśmy profesjonalistami, a szkolenia i konferencje zajmują stałe miejsce w naszej pracy, znaczące jest wybranie sali szkoleniowej, która zaoferuje nam zniżki pieniężne. Vouchery oraz gadżety upominkowe są niezłą zachętą, ale również kwestią opłacalną dla obu stron. Dodatkowo dobrze, jeśli płatności można dokonywać różnymi sposobami, a nie jak to się często zdarza tylko gotówką na miejscu, ponieważ może być to zwyczajnie problematyczne.
Mimo, że organizacja takiego szkolenia wydaje się czymś całkiem prostym, to jak widać jest wiele spraw, decyzji i możliwych problemów temu towarzyszących. To drobne elementy, jednak będą świadczyć o tym, czy podeszliśmy do organizacji w sposób profesjonalny.
Powodzenia!
