Określ ramy czasowe i harmonogram
Twoje ramy czasowe powinny być pierwszą rzeczą, którą robisz. Ustaw datę, kiedy wszystkie rzeczy muszą znaleźć się w nowym biurze. Będzie to Twoja ostateczna data wyprowadzki. Będziesz potrzebować wielu dni na przeprowadzenie się. Dokładny czas przeprowadzki zależy od tego, ile rzeczy musisz przenieść, jak daleko się przenosisz i jak wielka jest twoja firma. Zrób listę wszystkich rzeczy, które musisz zrobić, zanim pojawią się ciężarówki.
Przypisz zadania i stwórz grupę pracowników zaangażowanych w przeprowadzkę.
Dobrym pomysłem jest wczesne zaangażowanie pracowników w temat przeprowadzki. Nie tylko pomogą Ci oni zorganizować i zaplanować ruch, ale także ułatwią poinformowanie i zaangażowanie reszty personelu. Managerowie odpowiedzialni za swoje działy przejrzą wszystkie zadania i przypiszą je w razie potrzeby pracownikom. W trakcie przeprowadzki jest po prostu zbyt wiele rzeczy do zrobienia, aby brać się za to samemu.
Zadbaj o komunikację z pracownikami.
Dobra komunikacja sprawi, że pracownicy będą na bieżąco informowani o planach przeprowadzki biura. Przeniesienie może być trudne dla pracowników. Może to oznaczać zmianę w sposobie, w jaki będą musieli dojeżdżać do pracy. Jeśli przenosisz się na mniejszą powierzchnię, pracownicy muszą wiedzieć, w jaki sposób zostaną przydzielone biura i jak będzie wyglądać ich nowa przestrzeń. Pracownicy powinni być informowani na każdym etapie procesu. Zalecam prowadzenie harmonogramu na tablicy ogłoszeń w kuchni lub w innej wspólnej przestrzeni, aby ludzie mogli zobaczyć, jak postępują prace i czego oczekuje się od nich jako pracowników.
Zatrudnij profesjonalistów.
Zatrudnianie dobrej firmy przeprowadzkowej wymaga czasu i powinno być jednym z pierwszych zadań na liście. Poproś jednego z pracowników o sporządzenie listy co najmniej pięciu firm przeprowadzkowych, a następnie upewnij się, że dokładnie je przeanalizujesz przed zatrudnieniem. Określ budżet, uzyskaj wycenę i porównaj usługi w firmach przeprowadzkowych, aby zdecydować, który z nich chcesz wynająć.
Kto pakuje pudła?
Jeśli Twój budżet może wspierać wynajem profesjonalnych pakerów, zrób to. Pracownicy muszą jednak zostać poproszeni o spakowanie rzeczy osobistych i pozbycia się rzeczy, których nie trzeba przenosić – takich jak niepotrzebne już dokumenty.
Plan wprowadzenia się do nowej lokalizacji.
Trudno jest wprowadzić się do nowej przestrzeni. Trzeba się dowiedzieć, gdzie wszystko i wszyscy ma się znaleźć, a to zajmuje dużo czasu. Upewnij się, że wiesz, gdzie każdy mebel zostanie umieszczony, a każdy pracownik usiądzie. Im bardziej szczegółowy plan, tym lepiej.
Porozmawiaj ze swoimi aktualnymi dostawcami usług.
Przeniesienie firmy może oznaczać zmianę dostawców usług. Sprawdź swoje umowy, a następnie zdecyduj, czy pozostaniesz z obecnymi dostawcami, czy też czas na zmianę. Musisz określić, czego będzie wymagać nowa przestrzeń pod względem linii telefonicznych i infrastruktury sieciowej. Upewnij się, że wiesz, czego potrzebuje nowa przestrzeń, aby nie było luki w funkcjonowaniu firmy po przeniesieniu się do nowej lokalizacji.
