Eventy takie przynoszą ogromne korzyści wizerunkowe i nie tylko. Jak zorganizować doskonały bankiet firmowy?
Popularność eventów bankietowych
Raport IPO z 2009 roku pokazuje, że eventy firmowe cieszą się w Polsce niebagatelną popularnością. Firma sporządziła analizę pod tytułem „Eventy, imprezy dla firm”, na podstawie której można wnioskować, że polskie przedsiębiorstwa wydają rok rocznie na organizację pobytów i imprez o charakterze biznesowym, nawet około 10 mld zł łącznie. Z puli tej organizowane są m.in.:
- szkolenia,
- konferencje,
- wyjazdy integracyjne i motywacyjne,
- bankiety firmowe dla pracowników i kontrahentów biznesowych.
Działy zajmujące się w firmach i instytucjach organizacją eventów, często przez wiele tygodni, a nawet miesięcy wcześniej przed danym wydarzeniem, rezerwują odpowiednie miejsca wraz z noclegami dla uczestników i atrakcjami dodatkowymi. Najlepiej organizacja bankietów firmowych przebiega w przypadku kompleksowych ośrodków i hoteli. Bankiet jest wówczas przygotowany w 100 procentach przez hotel, a do zadań organizatorów należy wyłącznie stawienie się o odpowiedniej godzinie w hotelu oraz wybór dań i atrakcji.
Na co zwrócić uwagę organizując event w hotelu?
Organizacja bankietu w hotelu to dobry wybór, zwłaszcza jeśli korzystamy z usług sprawdzonego obiektu, rekomendowanego przez innych przedsiębiorców. Najistotniejszymi kwestiami organizacyjnymi dla działu zajmującego się w firmie eventami będzie wybór odpowiedniego miejsca, stworzenie planu eventu dopasowanego do specyfiki firmy, oszacowanie budżetu całej imprezy, podpisanie umów z podwykonawcami i zadbanie o szczegóły. Dodatkowo, jeśli na bankiet zaproszeni będą goście przyjeżdżający z daleka, wypada zapewnić im zakwaterowanie. Jeśli event ma mieć miejsce w sali bankietowej hotelu, nie powinno być z tym większego problemu.
Uwaga!
Należy odpowiednio wcześnie zarezerwować pokoje hotelowe, ponieważ baza noclegowa może być wykorzystana do innych celów, np. organizowanego w innej sali hotelowej wesela czy przyjęcia okolicznościowego i na potrzeby zaproszonych na takie imprezy gości.
Kluczowe dla wyboru hotelu, w którym zamierzamy zorganizować bankiet, będzie wstępne oszacowanie liczby gości, którzy wezmą w nim udział. Inny obiekt będzie trzeba brać pod uwagę przy niewielkiej imprezie na 30-40 osób, a inny, jeśli zapraszamy pracowników firmy ze wszystkich oddziałów w Polsce i za granicą. Jeśli bankiet ma wieńczyć np. 3-dniowe szkolenia dla pracowników, trzeba zadbać o wynajęcie hotelu, który stworzy odpowiednie warunki do tego celu - będzie posiadał salę konferencyjną i zaplecze techniczne audiowizualne, które okaże się właściwe dla organizacji wykładów i warsztatów praktycznych. Dodatkowo musi dysponować salą na właściwy bankiet oraz wystarczającą liczbą pokoi.
Atrakcje dodatkowe hotelu
Dla urozmaicenia bankietu i całego pobytu motywacyjnego lub promocyjnego, warto wybrać hotel z kompleksową ofertą. Może on oferować prócz standardowych noclegów i sal konferencyjnych oraz bankietowych, także:
- baseny,
- centrum SPA,
- gabinet masażu,
- kręgielnię,
- salę kinową,
- stok narciarski (w sezonie zimowym),
- pole do uprawiania paintball,
- tereny do jazdy konnej lub na quadach,
- wynajem kajaków,
- lodowisko itp.
Kontrahenci biznesowi czy pracownicy, którym firma zafunduje bankiet połączony z noclegiem i nielimitowanym korzystaniem z atrakcji hotelowych, na pewno będą usatysfakcjonowani. W przypadku pracowników zwiększa się tym samym motywacja do bardziej zaangażowanej pracy nad kolejnymi projektami, a u kontrahentów tworzony jest pozytywny obraz firmy, który może procentować kolejnymi kontraktami i rozwijaniem owocnej współpracy.
