Powinniśmy mieć szybki i nie sprawiający problemów dostęp do dokumentów, nawet tych, mogłoby się wydawać, mniej potrzebnych.
Aby w odpowiedni sposób zapewnić dostęp upoważnionym osobom do firmowych akt, a także, aby mieć pewność, że są one bezpieczne i nie będą powodem rozpowszechnienia poufnych informacji, należy zadbać o archiwizację dokumentów. Trzeba też wiedzieć, że niektóre dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas - jest to wymóg prawny. Jeśli za prace związane z archiwizacją firmowych dokumentów w naszym przedsiębiorstwie nie odpowiada na stałe żadna osoba, a papiery są porządkowane tylko, gdy ich nagromadzenie zdecydowanie utrudnia pracę zespołu, to warto pomyśleć o pomocy firmy zewnętrznej. Decydując się na zamówienie usług wykonywanych przez doświadczonych pracowników, posiadających odpowiednie certyfikaty, gwarantujące naszym dokumentom bezpieczeństwo, możemy wiele zyskać.
Warto skorzystać z tego, że archiwizacja akt przeprowadzana przez firmę zewnętrzną, będzie wykonywana przez osoby potrafiące profesjonalnie i czytelnie dla nas uporządkować firmowe papiery. W jednym pomieszczeniu zostaną zebrane wszystkie oznaczone dokumenty, odpowiednio posegregowane i umieszczone w specjalnych segregatorach. Dokumenty, które zostaną zebrane w jednym miejscu, odciążą firmowe biurka oraz pozwolą zyskać wolną przestrzeń w lokalu. Jeśli chcemy zyskać jeszcze więcej miejsca w naszej firmie, to możemy też skorzystać z opcji, która przewiduje przeniesienie naszych zarchiwizowanych dokumentów do siedziby firmy nas obsługującej.
Pamiętajmy o tym, aby po wykonaniu prac przy dokumentach, naszym pracownikom została przekazana niezbędna wiedza na temat tego, jak zostały oznaczone akta. Tylko wówczas rzeczywiście dostęp do szukanych dokumentów będzie ułatwiony, a nasi pracownicy nie będą marnować czasu.
