W ostatnim materiale, na przykładzie schematu organizacyjnego okazało się już, jak wiele nowego można odkryć w sprawach niby oczywistych. Dziś kontynuując porządkowanie odpowiedzialności i tworzenia sprawnej maszyny do podejmowania decyzji, posłużymy się czymś tak równie prostym, co skutecznym – identyfikacją procesów. Co może być bowiem lepszą ściągą do ustawienia kto i kiedy, za co odpowiada, z kim się kontaktuje i jakie podejmuje decyzje – niż kartka papieru z Twoją firmą, rozłożona na poszczególne kawałki?
Szybkie tworzenie mapy procesów:
Nie magia, a praktyka. Sam w 2 minuty wyodrębnisz na kartce procesy, jakie zachodzą u Ciebie w firmie. Dobrze zidentyfikowane procesy, ich powiązania, to często owe 20% pracy dające w przyszłości 80% pozytywnych efektów. Zarządzanie procesami jest dziś najprostszym, najłatwiejszym i najbardziej skutecznym narzędziem do optymalizacji działania firmy, znalezienia miejsc, gdzie marnotrawione są pieniądze i powstają błędy - tyle w teorii, więc zaczynajmy jej wykonanie:
W 90% przypadkach mapa procesów będzie ewolucją prostego modelu:
procesy w firmie kończą się i zaczynają na kliencie – przecież taka jest rola firmy: spełniać jego wymagania. W głównej działalności mamy tzw. procesy główne – wszystko przez co przechodzi główna realizacja.
Klient się kontaktuje – zamawia, zamówienie przyjmujecie, przekazujecie do realizacji i dostarczacie. Czasem jeśli coś wykonujecie od nowa – może pojawić się projektowanie w osobnym dziale. Tutaj celowo, nawet jeśli wykonują to Ci sami ludzie, warto zastosować ważny trik – mianowicie oddzielić pozyskiwanie Klientów ( cały marketing) od sprzedaży, czyli tego co się dzieje, gdy Klient już się z Wami skontaktuje – bo jak widać to dwa zupełnie różne procesy biznesowe – wymagające innego podejścia i rozliczane według innych zasad. Ale Ok. – koniec dygresji.
Dodatkowo w zależności od rodzaju działalności, będziesz mieć u siebie procesy pomocnicze – zaopatrzenie, zarządzanie zasobami i inne… oraz wiadomo procesy zarządzania – gdzie Ty i część najwyższego kierownictwa analizujecie dane i podejmujecie decyzje wpływające na całość firmy… OK. – najwyższy czas byś to teraz wykonał – wierz mi: warto, bo za parę chwil przekujemy to w bardzo ważne odkrycia. A więc zatrzymaj odtwarzanie i poświęć dwie minuty.
- Wracając do tematu tytułowego odetkania procesów, decyzyjności i odpowiedzialności, zobaczmy co umożliwiło Ci stworzenie mapy procesów Twojej firmy:
- Jasno widzisz, jak ma się Twoja struktura organizacyjna do faktycznych kroków w realizacji usługi. Czy przypadkiem nie jest tak, iż działy realizują dane procesy do połowy i przekazują dalej – tak powstają problemy i luki w informacjach. Nie ma wyjścia, trzeba przełamać bunkry, jakie w poprzednich latach wytworzyły się w poszczególnych działach…
- Jak na dłoni widzisz, gdzie pomiędzy poszczególnymi procesami jest przepływ danych oraz JAK I GDZIE ZAPADAJĄ DECYZJE. Warto je teraz opisać i przydzielić na nowym schemacie organizacyjnym. Od razu wychodzą Ci też punkty zapalne na drodze realizacji usługi – gdzie dwie bądź czasem trzy osoby podejmują sprzeczne decyzje.
- Kluczowe odpowiedzialności danych pracowników na poszczególnych etapach też stają się jaśniejsze i czas je opisać… Pamiętaj o zasadzie, że im niżej idziesz w strukturze, te opisy powinny być bardziej szczegółowe.
- Widzisz też, którzy pracownicy i które działy powinny się ze sobą kontaktować, co, ile oraz jakie informacje powinny być pomiędzy nimi przekazywane – tyczy się to też procesów pomocniczych, gdzie warto choćby i siłą zmusić osoby z zaopatrzenia czy rekrutacji do lepszej współpracy (szczególnie to drugie może być świetnym startem w planowaniu poziomej komunikacji)
- Widzisz też jakie informacje bądź raporty są potrzebne, by te decyzje podejmować.
- Mówiąc o komunikacji pomiędzy działami, warto poruszyć temat-ciekawostkę na temat kierowników awansowanych „z taśmy” . Pamiętaj, iż większość kierowników wcześniej dzieliło swoje obowiązki z normalną pracą, raportując głównie dyrektorowi co jest nie tak, stąd nauczyli się pracować w swoich własnych małych państewkach - zamkniętych na resztę firmy - DLATEGO TRZEBA IM UŚWIADOMIĆ KONIECZNOŚĆ KOMUNIKACJI NA RÓWNORZĘDNYM POZIOMIE. Bo na razie komunikują się głównie z musu – dla wyjaśniania błędów i niejasności. Stąd, by nie płakali nad rozlanym mlekiem, muszą się spotykać przed, a nie po fakcie. Najłatwiej im pokazać to poprzez współpracę na górze lub zatrudnienie odpowiednich managerów.
Miejsce właściciela
Zastanów się też czy nadal chcesz być dyrektorem pracującym w swojej własnej firmie? Czy nie czas zrobić właściwy krok i przekazać codziennej odpowiedzialności niżej, stając się biznesmenem – osobą, która rozwija maszynę do robienia pieniędzy, kieruje ją w właściwym kierunku i ma dużo czasu dla siebie i rodziny… Najbardziej wymaga to zaufania do osób pracujących pod Tobą… Bez Twojego przykładu nic nie zadziała.
