Sezon wiosenny to idealny czas na organizację pikników firmowych. Aby była to udana impreza plenerowa, warto pamiętać o kilku zasadach. Pamiętajmy o zapewnieniu atrakcji nie tylko dla dorosłych, ale również dla dzieci. Nie wystarczy wynająć dmuchane zamki i inne urządzenia rozrywkowe. Stawiając na organizację pikniku firmowego w stylu familijnym szczególnie zadbajmy o konkursy i animacje dla całych rodzin. Z pomocą w zapewnieniu atrakcji przyjdzie nam sprawdzona agencja eventowa.
Organizacja imprez dla firm nie jest przedsięwzięciem łatwym i niejeden specjalista od marketingu czy HR na takim zadaniu poległ. Kluczem w organizacji eventów integracyjnych jest odpowiednie dobranie programu atrakcji do danej grupy uczestników, a do tego niezbędna jest nie tylko wiedza, ale przede wszystkim doświadczenie. Na tym polu każda agencja eventowa działająca w branży organizacji imprez dla firm ma nieporównywalną przewagę. Na pewno wybierając odpowiednią firmę, możemy mieć większe prawdopodobieństwo sukcesu i gwarancję oszczędności czasu.
Imprezy dla firm i organizacja pikników firmowych to nie tylko atrakcje i programy artystyczne. Jak każdy projekt wymagający koordynacji często kilku wieloosobowych zespołów i podwykonawców, organizacja eventów to często skomplikowane zadanie logistyczne. Są takie punkty, o których nie każdy organizator zawsze pamięta, a wiele od nich zależy. Po pierwsze catering. Często zamiast być jednym z priorytetów staramy się na tym punkcie w budżecie oszczędzać. Nie warto! Lepiej postawić na prostsze menu na imprezach dla firm, a nie oszczędzać na ilości i jakości. Po drugie lokalizacja – obecnie w Polsce jest mnóstwo bardzo ciekawych miejsc idealnych do organizacji eventów zarówno w pomieszczeniach, jak i plenerowych. Warto poświęcić trochę czasu na wyszukanie przestrzeni niecodziennych, oryginalnych, które same w sobie będą już atrakcją. Po trzecie program wydarzenia – przy obecnej popularyzacji imprez dla firm tutaj przede wszystkim trzeba się wykazać kreatywnością. Pamiętajmy też o zachowaniu zdrowego rozsądku w wyborze atrakcji – z przeładowanego programowo wyjazdu czy pikniku uczestnicy wrócą zmęczeni, nie zrelaksowani! Dobre agencje eventowe zadbają o takie atrakcje, które trafią do największej liczby uczestników i naprawdę pozostaną na długo we wspomnieniach firmy.
Organizacja pikników firmowych w plenerze ma jeszcze jedno zagrożenie, które ciężko przewidzieć – pogodę. Nie mamy na nią wpływu, ale doświadczona agencja eventowa powinna zadbać o zminimalizowanie ewentualnych skutków brzydkiej pogody. Kluczem jest zadaszenie przynajmniej części terenu pikniku i organizacja eventu, w taki sposób, aby większość jego programu mogła się odbyć nawet podczas deszczu.
Jak zatem wybrać taką agencję eventową, która zadba o wszystkie powyższe elementy i spełni nasze oczekiwania? Jeśli po raz pierwszy powierzamy organizację imprezy firmowej firmie zewnętrznej, przede wszystkim trzeba polegać na opiniach innych. Poprośmy o referencje z poprzednich realizacji i nie wahajmy się zadzwonić pod podany numer kontaktowy, aby je sprawdzić. Zbadajmy również sytuację prawną agencji, którą chcemy zatrudnić, sprawdźmy polisę ubezpieczeniową i zakres prowadzonej działalności. Spotkajmy się i omówmy dokładnie ofertę agencji, pytając o wszystkie szczegółowe kwestie organizacyjne. Oprócz programu pamiętajmy też o ustaleniu kwestii organizacyjno-finansowych, czyli terminów i warunków płatności, zaliczek itp. Z wybraną agencją eventową koniecznie podpiszmy precyzyjną umowę.
