Wdrożyłeś już system ISO 9001. Po ciężkich „bojach” z kierownictwem i pracownikami, większość docenia i rozumie sens posiadania systemu zarządzania jakością (SZJ) w firmie. Wszyscy działają zgodnie z procedurami, firma otrzymała certyfikat, a jakość pracy poprawiła się. Co dalej?
Jednym z wymagań normy ISO 9001 jest Ciągłe Doskonalenie. Wobec nieprzerwanie zmieniających się warunków, w jakich przedsiębiorstwo działa, jest to niezbędne. SZJ musi się zmieniać, by dostosować się do zmiennych wymagań rynku.
Norma ISO 9001:2000 daje nam kilka obowiązkowych narzędzi, które pomogą w ciągłym doskonaleniu SZJ. Należą do nich:
Przegląd zarządzania
Co jakiś czas, najczęściej raz w roku, należy w firmie organizować przegląd zarządzania. Zazwyczaj uczestniczą w nim kierownicy komórek objętych SZJ oraz kierownictwo firmy. Każdy przygotowuje dane wejściowe, które obrazują sytuację w firmie, trendy jaki w ostatnim okresie panują. Na ich podstawie można zapoznać się z ogólną sytuacją przedsiębiorstwa i podjąć decyzje co do dalszych działań.
Działania zapobiegawcze
W momencie, gdy podejrzewamy, że może wystąpić jakaś niezgodność, podejmuje się działania zapobiegawcze. Pracownicy w swojej codziennej pracy najlepiej dostrzegają potencjalne zagrożenia. Nie dość, że dostrzegają, to najlepiej wiedzą jak im zapobiec. Mogą je więc zgłaszać w formie działań zapobiegawczych. Doskonalą przez to swój obszar pracy.
Działania korygujące
Te działania podejmowane są, gdy zaistnieje niezgodność w przedsiębiorstwie. Działanie to ma usunąć niezgodność i zapobiec jej powtórnemu wystąpieniu.
Analiza danych
Każdy obszar w przedsiębiorstwie „produkuje” pewne dane. Z działu finansowego dowiemy się o kondycji finansowej, z marketingu - o stopniu zadowolenia klienta, z produkcji - o ilości wyrobów niezgodnych… Te dane to prawdziwy skarb. Trzeba je jednak analizować i badać trendy wybranych wskaźników. Pomaga to ocenić sytuację firmy i doskonalić obszary, które tego wymagają.
Audit wewnętrzny
Audity wewnętrzne powinny być realizowane w zaplanowanych odstępach czasu. Ich celem jest sprawdzenie, czy SZJ:
- jest zgodny z zaplanowanymi ustaleniami,
- spełnia wymagania ISO 9001:2000 i dodatkowe wymagania (np. wymagania klientów),
- jest skutecznie wdrażany i utrzymany.
Na podstawie wniosków z auditu wewnętrznego można podjąć działania zapobiegawcze i korygujące lub doskonalić procesy zachodzące w firmie.
Do ciągłego doskonalenia SZJ i całej firmy nie musimy stosować wyłącznie wymagań normy ISO 9001. Wytyczne, dotyczące ciągłego doskonalenia, znajdują się również w normie ISO 9004:2000.
Ponadto mamy do dyspozycji wiele metod, technik i narzędzi nie zawartych w w/w normach. Należą do nich: Analiza FMEA, QFD, benchmarking, analiza kosztów jakości i wiele, wiele innych.
