Zenon jest kierownikiem projektów w dużej korporacji. Co kwartał przygotowuje wyniki swoich prac, które przedstawia przed kierownictwem firmy. Podobnie jak inni kierownicy. Zenon jest dokładny i precyzyjny. I taka też jest jego prezentacja w PowerPoint. Omawia w niej każdy detal projektu. Nie pominął niczego z ostatnich trzech miesięcy. W wieczór przed spotkaniem dokonuje ostatnich poprawek w prezentacji. Dorzuca jeszcze kilka szczegółów, które umknęły mu wcześniej. Wprawdzie nie zdążył zrobić próby, ale jest przekonany, że swobodnie zmieści się w przewidzianych trzech kwadransach. Wraca do domu i spokojnie zasypia.
Trwa wystąpienie. Mniej więcej w czterdziestej minucie ze zgrozą spostrzega, że pokazał dopiero połowę swoich slajdów. Zdenerwowany zaczyna przeskakiwać kolejne slajdy zapewniając, że nie są ważne. Zatrzymuje się na chwilę tylko przy niektórych. Nie ma czasu na ich dokładne omówienie i załatwia je kilkoma słowami. W końcu, z kilkuminutowym poślizgiem kończy i z ulgą wraca na swoje miejsce.
Wystąpienie tak wyczerpuje Zeznona, że nie słucha swoich kolegów przemawiających po nim. Zresztą, nie ma czego słuchać. Bez większej nadziei liczy, że ktoś kiedyś krótko i konkretnie opowie o najważnieszych wydarzeniach, zwróci uwagę na problemy, które mogą dotyczyć też innych i na tym skończy. Niestety, wszyscy rozwodzą się nad zupełnie nieważnymi detalami i przez kwadrans opowiadają o parametrach nowej funkcji. Tragedia.
Człowiek ma trudną do opanowania potrzebę wyczerpującego przedstawienia swoich racji. Jednocześnie sam się szybko wyczerpuje takich racji słuchając. Recepta na sukces jest zatem prosta: trzeba przełamać w sobie chęć brnięcia w szczegóły i skupić się na najważniejszych sprawach. Jedyny problem to określenie, co jest tymi najważniejszymi sprawami.
A zatem, jak napisać prezentację?
Po pierwsze, należy określić myśl przewodnią, która stanie się osią całego wystąpienia. Myśl przewodnia nie jest tożsama z tematem wystąpienia. Jeżeli tematem Twojego wystąpienia są związki partnerskie, to w zależności od swoich poglądów, myślą przewodnią będzie ich poparcie lub krytyka. Bez myśli przewodniej mówisz o niczym.
Po drugie, potrzebujesz argumentów, a najlepiej faktów, na poparcie swojej myśli. Lepiej użyć mniej starannie dobranych argumentów, niż więcej, ale wątpliwych lub naciąganych. Tak naprawdę wystarczy jeden naciągany argument, żeby całość stała się niewiarygodna. Popularną metodą doboru argumentów jest tzw. test windy. Wyobraź sobie, że chcesz przedstawić szefowi swój świetny pomysł, ale jedyna okazja, żeby z nim porozmawiać to podróż windą do biura. Jedziecie więc razem i masz dwie, góra trzy minuty, żeby go zainteresować. Użyjesz najmocniejszych argumentów, zdążysz z jednym, może dwoma lub trzema. I koniec, winda dojechała. Jeżeli byłeś przekonujący, to szef poprosi Cię o dłuższą rozmowę i wtedy jest czas na detale.
Słuchacze nie różnią się od Twojego szefa. Też chcą usłyszeć konkrety. Jeżeli ktoś będzie zainteresowany, to sięgnie po dodatkowe materiały lub przyjdzie porozmawiać. Nie bój się, że nie powiesz czegoś ważnego. W końcu tylko Ty wiesz, co chcesz powiedzieć i żaden słuchacz się nie domyśli, że coś pominąłeś. Problem pominięcia istnieje tylko w Twojej głowie.
A co robić, kiedy zacznie brakować czasu już w trakcie wystąpienia? O tym w następnym odcinku.
