Dokumenty te to zarówno korespondencja z partnerami biznesowymi i klientami, ale również komunikacja między pracownikami, zajmującymi się poszczególnymi etapami całego projektu.
Obecnie, bardzo popularną metodą realizacji właśnie projektów biznesowych, jest tak zwany workflow, czyli przepływ pracy. Polega on na tym, że każdy pracownik ma swój udział w danej pracy i wykonuje tylko tę część, która należy do niego, po czym wysyła informacje dalej, by mógł się tym projektem zająć ktoś odpowiedzialny za dane funkcje. Z tego powodu, bardzo istotne jest, by zapanować nad obiegiem tych dokumentów i zoptymalizować czas niezbędny do realizacji danego etapu.
Najczęściej spotykanym sposobem przesyłania sobie dokumentów wewnątrz firmy jest e-mail. To właśnie poczta elektroniczna odpowiada za ogrom informacji przesyłanych z jednego komputera do drugiego. Niewiele potrzeba, by coś się w tej symbiozie zepsuło, aby dany dokument nie dotarł (na przykład znalazł się w folderze SPAM) i nigdy nie został przeczytany przez odbiorcę. Na typowej poczcie elektronicznej ciąży w tym momencie zbyt duża odpowiedzialność, a najczęściej nie jest ona dostosowana do tak ważnych funkcji.
Dlatego właśnie, bardzo dobrym rozwiązaniem w firmie jest zapanowanie nad elektronicznym obiegiem dokumentów. Rozwiązań jest kilka. Obecnie można korzystać z pracy w chmurze, która zapewnia natychmiastowy dostęp do dokumentów, do których posiada się uprawnienia i do jednoczesnej pracy kilku osób nad jednym dokumentem.
Oprogramowaniem, który w prosty sposób pozwala na zapanowanie nad obiegiem danych w firmie jest na przykład Microsoft Office 365. Doskonale współgra z aplikacjami serwerowymi, takimi jak Microsoft Office SharePoint Server 2010 czy Exchange Server 2010, które w połączeniu umożliwiają zdalny dostęp do wszystkich istotnych dokumentów w firmie. Dzięki temu każdy dział może korzystać z informacji mu potrzebnych, co bezpośrednio wpływa na wzrost efektywności, co przekłada się na wzrost zarobków firmy.
Powyżej omówione rozwiązanie poleca się każdej firmie, w której obieg dokumentów jest powszechny i od niego uzależniony jest jej dynamiczny rozwój.
