Istnieją dwa momenty, w których wręcza się wizytówki. Tradycyjnie wręczamy je na koniec spotkania. Jeśli jednak rozmawiamy z kimś, kogo nie znamy i nie zostaliśmy mu przedstawieni możemy wręczyć mu wizytówkę w ramach przedstawiania się na początku rozmowy. Można wręczyć ją też w trakcie rozmowy, gdy będzie to sugerował kontekst.
Jeśli w spotkaniu uczestniczy kilka osób, zasady wręczania wizytówek są podobne, jak zasady powitania, z tym że nie wyróżnia się pań, stosując jedynie hierarchię zawodową, a w przypadku wątpliwości kierując się wiekiem - od najstarszego do najmłodszego.
Gdy spotykamy się na służbowym lunchu czy kolacji, wymiana biletów następuje dopiero pod koniec deseru lub po nim, na zakończenie rozmów, nigdy na początku posiłku, zwłaszcza że aż do deseru nie wypada rozmawiać o interesach.
Wizytówkę przekazujemy drugiej osobie tylko bezpośrednio do ręki (nie kładziemy jej np. na stół) i w taki sposób, by mogła łatwo ją odczytać, czyli zadrukowaną stroną do góry i odwróconą do odbiorcy (nigdy „do góry nogami”).
Wizytówkę podajemy prawą ręką. W Chinach, Japonii, Singapurze i Hong Kongu – obiema rękami.
Osobom starszym, także rangą wręczamy wizytówki tylko wtedy, kiedy o to poproszą. Zawsze dajemy wizytówkę tej osobie, która wręczyła nam swoją. Jeżeli nie zamierzamy utrzymywać z nią kontaktów dajemy jej wizytówkę bez adresu.
Czasami wręczamy wizytówkę częściowo nieaktualną, na przykład gdy zmienił się nasz numer telefonu, wówczas skreślamy jedną linią (nie zamazujemy) stary numer, nadpisując nad nim nowy. Jeśli robimy notatkę na wizytówce, którą zostawiamy dla kogoś, lecz nie wręczamy mu osobiście, zawsze zaczynamy notatkę na froncie, ewentualnie kończąc na odwrotnej stronie. Ponieważ wręczane wizytówki muszą być w idealnym stanie, czyste i nie pozaginane, należy je nosić w wizytowniku.
Otrzymaną wizytówkę zawsze czytamy (chodzi raczej o symbol, niż wnikliwą analizę) i dopiero wtedy chowamy do notesu lub wizytownika. Jeśli rozmowy toczą się w dużej grupie, a przed gośćmi nie postawiono kartoników identyfikujących, dopuszczalne jest pozostawienie wizytówek na blacie.
Nie należy bawić się cudzą wizytówką, zaginać ją czy używać do innych celów.
