Ułatwiają one nacznie ułatwiają korzystanie z takiej formy rejestrowania transakcji biznesowych, jak e-faktura. Faktura elektroniczna posiada dużo zalet, a wydatki związane z implementacją są relatywnie niewielkie. Poniżej zostaną opisane korzyści dla firm wiążące się z e-fakturami.
Wyjątkowo ważną zaletą e-faktury jest minimalizacja nakładów wiążących się z obrotem dokumentami handlowymi. Wybierając dokument, którym jest faktura elektroniczna przedsiębiorstwa redukują przede wszystkim koszty opłat pocztowych. Dzisiaj za nadanie jednej faktury płaci się około trzech PLN, natomiast koszt przesłania wiadomości elektronicznej jest symboliczny. Właściciele firm nie ponoszą kosztów kopert, ani nie marnotrawią czasu, który pracownik przeznacza na dojście do filii poczty. Ponadto minimalizowane są koszty wydruku rachunków. W znacznej mierze są to nakłady na papier firmowy i atrament do drukarek. Jednak mało osób podatników ma świadomość, iż dzięki e-fakturom obniżane są także obciążenia powiązane z konserwowaniem drukarek oraz energią do ich zasilania. Ponadto do wystawienia e-faktury potrzeba o wiele mniej czasu niżeli w przypadku zwykłej faktury sprzedaży, z tego powodu zaoszczędzony czas pracy fakturzystki można wykorzystać w inny sposób. Wraz z wdrożeniem do przedsiębiorstwa e-faktury, powstaje następna korzyść, to minimalizacja wydatków na archiwizację faktur VAT. Przedsiębiorstwa mają obowiązek przetrzymywania dokumentów przez pięć lat, w przypadku wykorzystywania papierowych faktur VAT konieczne staje się zazwyczaj podnajęcie dodatkowego miejsca na segregatory z fakturami, które zwykle potrafią zajmować znaczną ilość przestrzeni.
Zastosowanie faktur elektronicznych ma bardzo dobry wpływ na wizerunek rynkowy firmy. Przedsiębiorca stosujący takie faktury będzie rozpoznawany, jako podmiot sprzyjający środowisku. Taki wizerunek podmiotu gospodarczego z pewnością jest postrzegany dobrze i zagwarantuje przedsiębiorcy masę nowych klientów. E-rachunki są bardzo dobrym zjawiskiem marketingowym, i z pewnością ich wdrożenie zagwarantuje firmie wyższe zyski.
Faktura elektroniczna wpływa korzystnie również na relacje biznesowe z nabywcami. Kontrahent dóbr dużo szybciej odbiera fakturę elektroniczną, w efekcie może szybciej potrącić podatek od towarów i usług z faktury elektronicznej. Benefitem dla sprzedającego jest zaś szybsza wpłata za e-fakturę, ponieważ kupujący nie będzie argumentował, że nie uiścił kwoty faktury, bo nie dostał faktur. Wdrożenie e-faktur obniża także szkody będące efektem zawodności poczty. Ponadto stosowanie e-rachunków istotnie wspomaga proces wiązania wystawionych faktur ze złożonymi zamówieniami.
Wyżej opisane zostały zalety wynikające z faktur elektronicznych. Licznym zaletom trzeba przeciwstawić opłaty wiążące się z e-fakturami. Do stosowania e-rachunków potrzebny jest kwalifikowany e-podpis lub system EDI. Zdecydowanie korzystniejszym rozwiązaniem jest podpis elektroniczny, którego roczny koszt stanowi dzisiaj mniej więcej 90 PLN. Stanowi to równowartość wydatków na usługi pocztowe za wysłanie kilkudziesięciu rachunków. Zważając na to, iż zaoszczędzamy na wielu innych rzeczach to wydatek ten zdaje się być bardzo niewielki. Co więcej podpis elektroniczny może być wykorzystywany do podpisywania innych papierów, w tym deklaracji podatkowych. Należy też nadmienić, że firmy zatrudniające pięciu i więcej pracowników, muszą posiadać podpis elektroniczny, gdyż jest on wymagany do elektronicznych rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Drugi istotny koszt faktur elektronicznych to wydatki na przechowywanie e-faktur. Przedsiębiorca jest zobowiązany by zagwarantować łatwy i natychmiastowy dostęp do faktur elektronicznych urzędnikom. Wiąże się to z zakupem dobrego i niezawodnego urządzenia do przechowywania danych, co obecnie nie jest dużym wydatkiem. W gruncie rzeczy na tym kończą się koszty e-faktury.
W sumie, wypada uznać, iż e-faktura to postępowe rozwiązanie dla podatników, które niebawem stanie się standardem. Rozsądni biznesmeni nie powinni ociągać się z wdrożeniem e-rachunków, ponieważ z każdą fakturą wysłaną zwykłą pocztą tracą niepotrzebnie gotówkę. Rząd nowelizując regulacje dotyczące faktur elektronicznych dał szansę podatnikom, której nie powinni oni zaprzepaścić. Każdy podatnik, który nie skorzysta z e-faktur, może niedługo znaleźć się bardzo daleko za innymi firmami z branży, a ponadto, może stracić także znaczną liczbę swoich nabywców.
Z samodzielnego księgowania z roku na rok korzystać zaczyna coraz więcej średnich i małych przedsiębiorstw, a w sieci pojawia się coraz więcej programów czynność tę ułatwiających.
