Zanim przedstawię Ci jak krok po kroku znaleźć odpowiednie miejsce spośród tych, które są dla Ciebie dostępne, pozwól, że powiem Ci o kilku ważnych zasadach, które musisz mieć na uwadze w trakcie podejmowania decyzji.
Na początku zastanów się jak dużej sali potrzebujesz biorąc pod uwagę liczbę osób, które chcesz zaprosić. Jest to jedna z najważniejszych decyzji, które pozwolą Ci od razu wyeliminować sale, które nie spełniają Twoich wymogów. Pamiętaj też żeby zwracać uwagę na wielkość sali. Niektóre sale mają odpowiednią ilość miejsc, jednak czasami są zbyt ciasne. Nie chcesz aby Twoi goście musieli się przepychać.
Teraz powinieneś wybrać kilka sal w obszarze, w którym chcesz zorganizować konferencję. Przed podjęciem decyzji odwiedź sale i zobacz czy posiadają one odpowiedni klimat (taki, który będzie odpowiadał Twoim gościom oraz sponsorom konferencji).
Najlepiej pozostawić sobie do wyboru dwie lub trzy sale aby później móc je przedstawić sponsorom.
Teraz przejdźmy do konkretnych kroków, które musisz podjąć aby wybrać najlepszą salę:
1. Oblicz swój budżet. Na początku najlepiej być dość elastycznym w tej sprawie. Ustal maksymalny limit, którego będziesz się trzymał. Pamiętaj żeby uwzględnić nieoczekiwane wydatki.
2. Ustal daty rozpoczęcia i zakończenia konferencji. Później skontaktuj się z najważniejszymi uczestnikami i upewnij się, że będą mogli uczestniczyć w wydarzeniu.
3. Wybierz ostateczną lokację. Pamiętaj żeby najpierw dokładnie obejżeć i sprawdzić salę.
4. Zrób listę wszystkich szczegółów, które zaważą o sukcesie konferencji. Rozstawienie krzeseł, odpowiednie nagłośnienie, wyżywienie dla gości i inne potrzebne usługi.
5. Wynegocjuj jak najniższą cenę za wynajęcie sali. Większość osób po prostu godzi się na pierwszą lepszą cenę, którą zaproponuje im druga strona. Nie popełniaj tego błędu. Jeżeli masz czas, sprawdź kiedy dana sala jest najbardziej oblegana, a kiedy nic się w niej nie dzieje. Celuj w te daty gdzie zazwyczaj sala jest pusta i najlepiej pod koniec miesiąca. Często wynajmujący nie wypełni swoich celów sprzedażowych na dany miesiąc. W takim wypadku będzie wolał obniżyć cenę za wynajem niż nic nie zarobić.
Dzięki tym, prostym wskazówkom uda Ci się wybrać odpowiednie miejsce z łatwością. Oczywiście całkowity proces będzie wymagał wiele czasu i zwrócenia uwagi na wiele szczegółów.
Jednak ostateczny sukces konferencji sprowadza się w dużej części do wybrania odpowiedniego miejsca.
