Jak Zorganizować Konferencję?

1. Terminarz: Niezależnie od tego jaką planujesz konferencję, poświęć wiele uwagi na przygotowanie harmonogramu. To jest najważniejsza zasada. Najpierw ustal datę i czas, w którym chcesz zorganizować konferencję. Sprawdź czy najważniejsi uczestnicy będą wtedy dostępni. Zastanów się dokładnie nad rozkładem czasowym. Robisz konferencję jedno czy dwu dniową? Główne prezentacje będą się odbywały rano, czy po południu? Określ dokładnie kiedy konferencja się rozpocznie a kiedy zakończy.

2. Agenda: Zaplanuj dokładnie tematy, które będą poruszane podczas konferencji. Ile czasu poświęcisz na każdy z tematów? Jaka będzie myśl przewodnia całej konferencji?

3. Odpowiednia lokalizacja: Rozejrzyj się dokładnie w poszukiwaniu odpowiedniego miejsca. Najlepiej gdy konferencja jest zorganizowana w centrum miasta. Przed budynkiem powinien znajdować się parking, który spokojnie pomieści auta gości. Zwróć też uwagę na salę konferencyjną. Czy wszyscy goście się w niej zmieszczą? Czy siedzenia są wygodne? Czy nie ma niemiłych zapachów?

4. Członkowie konferencji: Skontaktuj się z głównymi członkami konferencji. Przedstaw im swój dokładny plan. Powiedz im jak według Ciebie będzie wyglądała konferencja. Zapytaj o ich zdanie i wprowadź do planu ewentualne poprawki.

5. Siedzenia: Zadbaj o odpowiednie rozstawienie krzeseł. Spraw aby mówca był dobrze widoczny z każdego miejsca. Uczestnicy powinni móc swobodnie się ze sobą komunikować. To zapewni pozytywną atmosferę podczas konferencji.

6. Wyposażenie: Przygotuj sprzęt audio-wizualny. Jeżeli oglądasz salę, pamiętaj żeby sprawdzić czy wszystko działa (oświetlenie, mikrofony, głośniki, ekrany multimedialne itp.). Jeżeli widzisz gdzieś usterki, poproś o ich naprawienie lub samodzielnie zorganizuj sprzęt.

7. Program: Dokładnie rozpisany program powinien być rozdany każdemu członkowi konferencji. Pamiętaj o zorganizowaniu przerw kawowych gdzie uczestnicy będą mogli spokojnie porozmawiać i przygotować się do kolejnych prezentacji.

8. Etykiety: Należy również przygotować etykiety z imieniem i nazwiskiem dla najważniejszych członków konferencji. Dzięki temu uczestnicy z łatwością ich rozpoznają.

9. Potwierdzenia: Nie zapomnij potwierdzić obecności prelegentów. Lepiej zrobić to przynajmniej dwa tygodnie przed wydarzeniem. Dzięki temu będziesz miał czas na wprowadzenie odpowiednich zmian.

To są najważniejsze zasady dotyczące planowania konferencji. Pamiętaj, żeby przed działaniem zawsze dokładnie przemyśleć każdy krok. Zastanów się co może pójść nie tak i odpowiednio się przygotuj. Życzę udanej konferencji!