W dobie powrotu do normalności po zastoju gospodarczym każda z firm próbuje rozwinąć skrzydła. To właśnie teraz jest znakomity czas aby nasza firma zdobyła jak najwięcej profitów. Liczne niedogodności jakimi w ostatnim czasie mogą tylko upewnić nas, że jeśli odpowiednio rozegramy pierwsza połowę, to zdołamy zwyciężyć cały mecz.
Aktualnie poszukujemy optymalnego obniżania wydatków kierowania firmy, w celu zwiększania ich na reklamę, czy wprowadzania nowych, innowacyjnych projektów. Na skutek komputeryzacji, realne jest zmniejszenie nakładów pieniężnych związanych z kosztem magazynowania oraz wyszukiwania dokumentów. Aby zaoszczędzić wiele miejsca, które absorbują wszelkiego rodzaju dokumenty oraz skrócić czas ich wyszukiwania możemy wprowadzić rodzaj komputerowej dokumentacji. Opiera się ona na wprowadzeniu specjalnego sytemu, którego zadaniem jest przechowywanie wszelkiego rodzaju dokumentów w formie komputerowej. Na początku następuje skanowanie istniejących do tej pory dokumentów. Następnie każdy kolejny dokument zostaje wprowadzany do platformy. Obniżamy dzięki temu miejsce zajmowane przez dokumenty, wydatki ich magazynowania, a dzięki specjalnemu systemowi, czas wyszukiwania interesujących nas dokumentów obniża się do minimum.
Dużo organizacji zmaga się z samodzielną obsługą korespondencji przychodzącej i wychodzącej. W wypadku wielkich przedsiębiorstw liczba obsługiwanych przesyłek jest na tyle duża, że znacząco utrudnia właściwe funkcjonowanie sekretariatu. W takiej sytuacji, efektywnym rozwiązaniem jest stworzenie kancelarii podawczo-odbiorczej. Wychodząc naprzeciw wymaganiom klientów, są firmy przejmujące zarządzanie korespondencją, nawet w siedzibie klienta.
Kadra dedykowana do zarządzania korespondencji, a paczki oraz dystrybucje elektroniczne do konkretnych adresatów są ewidencjonowane i skanowane. Papierowe wersje są specjalnie oznaczane i archiwizowane w przypisanym do tego miejscu. W wypadku korespondencji wychodzącej personel kancelarii zajmuje się adresowaniem zaklejaniem, pieczętowaniem i rejestrowaniem korespondencji oraz koordynacją przesyłek kurierskich. Dzięki temu nabywamy obniżenie procesu obiegu dokumentów, częściową bądź całościową eliminacje wersji papierowych, swobodny dostęp do korespondencji i wiele innych ulepszeń.
Jeżeli firma posiada dużą bazę klientów, tworzenie dokumentów dla nich może w pewnym momencie stać się uciążliwe. Rozwiązaniem na taką jednostajną i pracochłonną czynność może być korespondencja seryjna. Jej zadaniem jest stworzenie podstawowych dokumentów z miejscami które będą zamieniane, jak na przykład nazwa, adres firmy itp. Są firmy które oferują nam takie platformy. Pokazują jak stworzyć bazowe dokumenty z miejscami, jakie nas interesują do podmiany. Dostarczają kluczowe mechanizmy do stworzenia bazy z której będą podmieniane pola wypełniane przez nas w dokumentach bazowych. Zabieg taki potrzebuje tylko jednorazowej konfiguracji. Rezultatem tego za jednym kliknięciem będziemy wytwarzać setki, tysiące, a nawet dziesiątki tysięcy dokumentów wypełnionych według naszych potrzeb ze wszystkimi informacjami wymaganymi przez nas.
Wychodząc na przeciw klientom warto zainwestować w nowoczesne formy prowadzenia firmy. W ostatnich latach na skutek rozrostu globalnej sieci Internet coraz bardziej uznawane stają się e - dokumenty. Chcąc rozwinąć swoją firmę, mając nawet kilkudziesięciu kontrahentów warto zainteresować się taką formą organizacji pracy biurowej. Korzyści są bardzo duże. W pierwszej kolejności, klienci są coraz bardziej wymagający, a co za tym idzie poszukują obsługi na coraz to wyższym poziomie. Wprowadzenie form elektronicznych takich jak e-faktura, e-billing czy e-wyciąg znacznie przyspiesza, zmniejsza koszty, a przede wszystkim satysfakcjonuje wymagającego klienta. Dzięki takim modyfikacjom możemy nawet całkowicie zmniejszyć koszty druku, kopertowania i pocztowe, płynące z masy wysyłanych dokumentów. Zdobywamy także zabezpieczenie, że rozsyłany przez nas elektroniczny dokument dojdzie do odbiorcy najpóźniej w 24 godziny, a wielokrotnie nawet w przeciągu kilku sekund. Rozkwit e-biznesu odgrywa w dzisiejszych czasach decydującą rolę w celu zapewniania kompleksowej obsługi klienta. Klient posiadający okazje otrzymywania elektronicznych dokumentów na pewno wybierze twoja firmę.
