Przykład funkcjonowania działu obsługi klienta

Jest jednym z ważniejszych działów odpowiedzialnych za prawidłowe funkcjonowanie gospodarki magazynowej. Pracuje w nim 15 osób w systemie trzyzmianowym od poniedziałku do soboty.
Ich główne obowiązki to:
tworzenie nowych artykułów,
kontrola przygotowanych zamówień - 5% przygotowanych zamówień pod względem: ilości kartonów, rodzaju art.,
kontrola przyjętych dostaw - 10 % przyjętego i 5 % towaru wywiezionego w regały,
inwentaryzacje wewnętrzne i okresowe - sprządzanie remanentów według określonego planu,
wprowadznie danych do systemu:
- zamówień dostawców,
- fakturowanie zamówionego towaru,
- wprowadzanie inwentaryzacji,
- dokumentów wewnętrznych.
tworzenie raportów dla biura,
kontrola terminów przydatności do spożycia produktów wg. systemu,
- kontrola zapasu (prawidłowości magazynowania towaru) wg. systemu,
- ustalenie zwrotów ze sklepów - magazynowanie i rejestrowanie zwrotów,
- kontrola artykułów niepełnowartościowych, zniszczone w czasie przygotowania towaru ( max.0.1% przygotowanego towaru ).
Dział obsługi klienta odpowiada za kontrolę i wprowadzanie danych do systemu komputerowego. Ważną rolą odgrywa konfigurowanie artykułów z nowego asortymentu.
Szczególną uwagę należy zwracać na poniższe czynności:
tworzenie nowego miejsca usytułowania w magazynie,
rezerw artykułu,
określenie wysokości i pojemności palety,
wprowadzanie numeru artykułu zastępczego.
Substytucja polega na zastąpieniu towaru innym asortymentem o podobnej gramaturze i wielkości. Substytucję stosuję się, gdy Dział Handlowy wprowadza do asortymentu, nowy artykuł, podobny do tego, który jest już w sprzedaży w sklepach. Wówczas wysyłana jest informacja do punktów sprzedaży, że w miejsce w planogramie ( lokalizacja na półce sklepowej ), ma być wystawiony do sprzedaży nowy artykuł. Nowy produkt zamawiany jest na stan do magazynu, jednak nie jest wysyłany do sklepów do czasu gdy zapas magazynowy starego artykułu nie jest równy zero. Dział Obsługi Klienta decyduje o wprowadzeniu i zniesieniu sybstytucji na dany produkt. Substytucja pozwala zorganizować wymianę asortymentu w sklepach i w magazynie bez konieczności tworzenia nowych planogramów i uzgadniania zwrotu do dostawcy.Pozostałe działania przewidują szeroko pojętą spedycja, transport lub ingerencję logistyka.