Rewolucja cyfrowa w administracji jest nieunikniona. Urzędy muszą iść z duchem czasu i rezygnować ze stosu dokumentów. Czy samorządowcy rozumieją, że e-administracja to postęp?
Coraz więcej gmin docenia e-administrację. Burmistrzowie i wójtowie zauważają, że zinformatyzowanym urzędem łatwiej zarządzać i łatwiej go też kontrolować. Pierwszy krok, na jaki się decydują, to z reguły elektroniczny obieg dokumentów i spraw, który zastępuje rejestrowanie, tworzenie i modyfikowanie dokumentów papierowych. Po wprowadzeniu dokumentacji do systemu elektronicznego, wszyscy mają do niej dostęp i widzą nanoszone zmiany na bieżąco. To oszczędza czas, porządkuje przepływ informacji i eliminuje ryzyko błędu. Władze gmin mają dostęp na bieżąco do aktualnych informacji, mogą lepiej planować, szybciej wyciągać wnioski i sprawować skuteczny nadzór nad funkcjonowaniem urzędu. E-urzędnik jest przygotowany do wszelkich audytów, nie straszna mu kontrola NIK czy RIO. Dokumentacji dla kontrolerów nie przecież odszukiwać w stosach papierów - wszystko jest dostępne on-line w elektronicznym repozytorium. Taki obieg dokumentów jest też przyjazny dla mieszkańców gmin. Zinformatyzowani urzędnicy są w stanie na bieżąco informować klientów o postępie rozpatrywanych spraw. To także oszczędność czasu, a przede wszystkim poprawa wizerunku i relacji na linii klient-urzędnik.
Z jednej strony mamy do czynienia z nowoczesnymi rozwiązaniami, z drugiej strony ciążą stare przyzwyczajenia. Czy zauważacie opór przed zmianą tego, co znane i stosowane od lat?
Choć elektroniczne rozwiązania wdrażane w urzędach nie mają wad, utrudnieniem może być czas, który trzeba poświęcić na początku na opanowanie systemu. Później przychodzi pora na same korzyści i to trzeba uświadamiać pracownikom urzędów. Przekonujemy też samorządowców, że nasze rozwiązania nie łamią kręgosłupów, to systemy elastycznie dopasowują się do potrzeb użytkowników, ponieważ zawsze gruntownie poznajemy organizację, nim zaprojektujemy wdrożenie. Nawet rozmieszczenie poszczególnych katalogów w aplikacji projektujemy tak, by było one zgodne z przyzwyczajeniami pracowników, którzy korzystali do tej pory z dokumentacji papierowej. Jeżeli więc na przykład księgowa trzymała faktury do zaksięgowania z prawej strony, to odpowiedni katalog będzie widoczny po prawej stronie na ekranie. Za każdym razem projektując rozwiązania, dostosowujemy je do naturalnego środowiska urzędu, zakresu rozpatrywanych spraw i specyfiki funkcjonowania.
Czy zdarza się, że korzystacie z rozwiązań stosowanych w urzędach przed wdrożeniem?
Na przykład w Urzędzie Gminy w Kobierzycach wykorzystaliśmy pomysł autorstwa jednego z urzędników. Na platformę Lotus Notes przenieśliśmy tam wewnętrzne rozwiązanie dotyczące obiegu faktur - było racjonalne i nie chcieliśmy go zmieniać dla samej tylko zmiany. Dostosowaliśmy więc aplikację tak, by umieścić na platformie rozwiązanie z powodzeniem funkcjonujące w urzędzie. Umożliwiła to elastyczność oprogramowania IBM Lotus Notes. Dlatego jeszcze raz podkreślam, e-administracja autorstwa MIS nie łamie kręgosłupów i naprawdę nie boli.
Jak mocno może świecić kaganek e-administracji w Polsce samorządowej? Czy dociera już pod strzechy?
Symbolicznie można tak to nazwać. Na przykład mieszkańcy dolnośląskiej gminy Krośnice w powiecie milickim mogą korzystać z e-administracji, odwiedzając sołtysów w swoich wioskach. U 22 gospodarzy sołectw zamontowaliśmy końcówki elektronicznego systemu, zbudowanego na platformie IBM Lotus Notes. Sołtysi skanują przynoszone przez mieszkańców dokumenty i przesyłają je do urzędu gminy. W ten sposób można wnioskować o wycinkę drzew, zapomogę, umorzenie podatku albo o stypendium. Co więcej, dokładnie tą samą drogą mieszkańcy 22 wiosek otrzymują odpowiedź z urzędu, przy czym dzięki aplikacji w każdej chwili sołtysi są w stanie skontrolować status dokumentów, znajdujących się w urzędzie gminy. Mieszkańcy nie muszą więc fatygować się do urzędu, by złożyć dokument, nie muszą dzwonić, by dowiedzieć się, czy sprawa została rozpatrzona, nie muszą w końcu jechać do Krośnic po odpowiedź.
Elektroniczny obieg dokumentów to pierwszy krok na drodze do e-administracji. Na co jeszcze decydują się samorządy?
Dla samorządów coraz częściej projektujemy i wdrażamy także systemy ocen pracowniczych. Aplikacja ta usprawnia przeprowadzanie wynikającej z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów corocznej oceny pracowników administracji, a także ułatwia systematyczne zbieranie informacji na temat jakości pracy urzędników. Władze gmin decydują się też na elektroniczny system zarządzania nieobecnościami. Wyższą formą wykorzystania rozwiązań IT jest elektroniczny system zarządzania gminnym budżetem. Taka aplikacja - którą wdrażamy na przykład w Kątach Wrocławskich - umożliwia monitorowanie wydatków, a także ich planowanie. Urzędnicy widzą na bieżąco przepływ finansów w czasie, są w stanie tak zaplanować inwestycje gminne, by budżet został wykonany, nie dochodziło do przekroczeń, spiętrzenia płatności lub gorączkowego wydawania publicznych pieniędzy pod koniec roku. System monitoruje także budżety jednostek podległych gminie: szpitali, przedszkoli, czy szkół. Urzędnik wyposażony w narzędzia IT do monitorowania budżetu skuteczniej stoi na straży publicznych pieniędzy, a działalność e-urzędu jest bardziej przejrzysta i zaplanowana.
Ile kosztuje e-administracja kosztuje?
Urzędy informatyzują się w ramach zadań własnych, organizując przetargi lub konkursy. W naszej ocenie samorządowcy nie zawsze zwracają uwagę na rzeczywiste koszty e-administracji. Niektóre rozwiązania na etapie wdrożenia wydają się im tańsze i takie wybierają. W trakcie użytkowania okazuje się jednak, że gmina, która wydała na system na przykład tylko 150 tys. zł, musi opłacać co roku licencję, czy upgrade systemu - a dodatkowe koszty to każdego roku kwota rzędu 50 tys. zł. Po trzech latach rzeczywiste koszty podwajają się. Co więcej, umowy są tak skonstruowane, że gminy muszą wnosić dodatkowe opłaty, nawet jeśli system nie funkcjonuje. MIS nie stosuje obowiązkowych, dodatkowych opłat w trakcie funkcjonowania systemu. Za naszymi rozwiązaniami stoi też renoma koncernu IBM i platformy Lotus Notes. To ważne, gdy weźmie się pod uwagę fakt, że niektóre samorządy wdrażały autorskie rozwiązania firm, nieoparte na międzynarodowych platformach. Wraz z upadkiem tych firm lub zmianą strategii działania przepadał know-how i gminy zostawały praktycznie z bezużytecznym systemem. Dlatego ważna jest trwałość i uniwersalność oprogramowania.
Rozważając zakup rozwiązania IT, samorządy powinny brać też pod uwagę bezpieczeństwo. W naszych systemach wymuszane jest szyfrowanie przesyłanych danych, dodatkowo dokumenty są potwierdzane podpisem elektronicznym (kwalifikowanym lub nie w zależności od wymagań prawnych). Opieramy się na rozwiązaniach IBM - stosowane mechanizmy szyfrowania są tak dobre, że przed długi czas rząd amerykański zezwalał na eksport wyłącznie słabszej wersji klucza szyfrowania. Najbardziej zaawansowana wersja klucza dostępna była tylko w USA. Podsumowując, przed zakupem narzędzi IT należy zważyć - rzeczywiste koszty i jakość - w tym bezpieczeństwo i trwałość rozwiązania.
Panel dyskusyjny firmy MIS S.A. na Kongresie Regionów w Świdnicy odbędzie się w czwartek, 20 maja, o godzinie 14 (Rynek 35, sala 9).
O MIS S.A.
Spółka MIS S.A. specjalizuje się w tworzeniu kompleksowych rozwiązań wspierających zarządzanie wiedzą i informacją. Ma prawie 20-letnie doświadczenie w branży. Z rozwiązań MIS korzysta kilkadziesiąt urzędów administracji samorządowej i publicznej (m.in. Ministerstwo Sprawiedliwości, Agencja Mienia Wojskowego, Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu, Urząd Marszałkowski w Łodzi) oraz wielu komercyjnych klientów (m.in. EnergiaPro, Dialog, Grupa Żywiec, Coca-Cola, EuroLot, Elektromontaż Poznań, Fresenius).
Swoje rozwiązania MIS opiera na technologiach światowych potentatów branży IT - Microsoft i IBM. Jest także partnerem firmy QPR Software, fińskiego producenta programów wspomagających zarządzanie strategiami biznesowymi.
Według rankingu magazynu „Computerworld" - MIS należy do czołówki polskich firm informatycznych o największym wzroście przychodów. Spółka jest członkiem Business Centre Club, Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji, Krajowej Izby Gospodarczej Elektroniki i Telekomunikacji oraz Dolnośląskiej Izby Gospodarczej. Biura MIS działają we Wrocławiu i Warszawie.
