Podstawą szybkiej i skutecznej reakcji jest posiadanie odpowiedniej informacji. O ile jednak zgadzamy się, że brak informacji jest niebezpieczny to często zapominamy, że jej nadmiar może mieć równie szkodliwy wpływ na prawidłowe funkcjonowanie firmy. Stąd tak istotne staje się efektywne zarządzanie danymi, które prowadzi do pozyskania informacji faktycznie potrzebnej, wiarygodnej oraz uczynienia jej łatwo dostępnej. Najpopularniejszym obecnie rozwiązaniem wspierającym takie zarządzanie jest hurtownia danych. W niniejszym artykule prezentowana jest pokrótce historia powstania tego narzędzia, zasady funkcjonowania, charakterystyka procesu wdrożeniowy oraz wyliczam korzyści i koszty związane z wykorzystaniem hurtowni danych w typowym przedsiębiorstwie.
Źródło pochodzenia
Hurtownia danych jest stosunkowo nowym narzędziem, choć koncepcja jest znana od lat. Polega ona na użyciu istniejących już w firmie informacji, aby ułatwić kierownictwu podejmowanie lepszych i szybszych decyzji. Na przestrzeni kilku ostatnich dziesięcioleci ten sam cel miał wiele różnych nazw. We wczesnych latach 80-tych bardzo popularne były aplikacje określane mianem EIS (z ang. Executive Information System - System wspomagania decyzji). Jednak często system EIS składał się z jednej osoby kopiującej kluczowe dane pochodzące z różnych, by później udostępnić je kierownictwu w najbardziej przejrzystej formie. Największą zmianą, jaka pojawiła się w ciągu ostatnich dziesięcioleci było pojawienie się potrzeby tworzenia raportów dla wszystkich rodzajów personelu kierowniczego. Potrzeby takie spełniają rozbudowane bazy danych zwane hurtowniami (z ang. Data Warehouse), wyposażone w zaawansowane interfejsy wymiany informacji z różnymi systemami zewnętrznymi: systemami transakcyjnymi, arkuszami kalkulacyjnymi a nawet plikami tekstowymi.
Zasada działania
Hurtownia danych jest wydzieloną wielowymiarową bazą danych integrującą pozostałe systemy informatyczne funkcjonujące w ramach przedsiębiorstwa. Integracja polega na cyklicznym zasilaniu hurtowni danymi z poszczególnych systemów transakcyjnych działających w firmie. Hurtownia danych w tej sytuacji może być zasilana informacjami (danymi) pochodzącymi z programów informatycznych (programu sprzedażowego, programu magazynowego, programu finansowo - księgowego, etc.) lub też bezpośrednio z plików arkuszy kalkulacyjnych czy nawet tekstowych. Dane mogą odświeżać się z dowolną częstotliwością, wszystko zależy więc od potrzeb informacyjnych użytkowników. Odświeżanie polega na „pobieraniu" przez hurtownię odpowiednich danych z programów transakcyjnych (lub plików) w określonych przedziałach czasowych. W praktyce najczęściej aktualizacja danych wykonywana jest w ciągu nocy, czyli raz na dobę.
Prezentacja danych
Ważną rolę w wykorzystaniu danych zgromadzonych w hurtowni odgrywa analiza wielowymiarowa, która jest podstawa przetwarzania analitycznego (OLAP - On-line Analytical Processing). Dane gromadzone w hurtowni mają najczęściej charakter wielowymiarowy, co wynika z potrzeby dokonywania analiz wpływu wielu różnych czynników na zjawiska zachodzące w organizacji. Struktura wielowymiarowa przedstawia elementarne komórki danych (fakty), które są opisywane przez różne czynniki, zwane wymiarami. Popularne wymiary to: czas (dzień, miesiąc, kwartał, rok), centrum (firma, pion, dział), sprzedawca, asortyment, rodzaj kosztu, itd. Uprawniony użytkownik samodzielnie może definiować raporty. Dzięki zastosowaniu funkcjonalności tabeli przestawnej znanej z programu Excel możliwe jest dostosowanie układu raportu do specyficznych potrzeb każdego kierownika. Możliwość tworzenia i przeglądania takich raportów może odbywać w aplikacji instalowanej na danym komputerze, w aplikacji obsługiwanej poprzez przeglądarkę internetową (dostęp z każdego komputera zgodnie z nadanymi uprawnieniami) czy też w arkuszu kalkulacyjnym takim jak Excel (dwa ostatnie rozwiązania są najpopularniejsze). Należy dodać, że kształt raportów może być bardzo różny nie tylko ze względu na treść, co na interfejs graficzny. Mając dane obrobione oraz zgromadzone w jednym miejscu sposób ich prezentacji nie nastręcza już większych trudności i może przybrać wiele form, może to być ujęcie tabelaryczne (statyczne lub dynamiczne), może to byś zestaw wykresów (2D lub 3D), albo i jedno i drugie na raz.
Wdrożenie
Uogólniając, wdrożenie hurtowni danych przebiega wg następujących etapów:
1. specyfikacji potrzeb informacyjnych użytkowników,
2. opracowaniu architektury bazy danych hurtowni,
3. określeniu interfejsów wymiany danych pomiędzy hurtownią i pozostałymi systemami transakcyjnymi funkcjonującymi w przedsiębiorstwie,
4. określeniu wymagań sprzętowych i programowych do obsługi hurtowni,
5. instalacji i parametryzacji modułu,
6. szkolenia użytkowników systemu.
Czas wdrożenia hurtowni danych zależy od zbyt wielu czynników aby móc go podawać nawet w przybliżeniu. Główny wpływ na długość wdrożenia mają następujące czynniki natury technicznej: liczba i zróżnicowanie źródeł importu danych, wielkości oraz jakości importowanych danych, liczby obsługiwanych raportów, ilość użytkowników. Istotniejsze jednak pozostają czynniki natury organizacyjnej takie jak: skompletowanie odpowiedniego zespołu wdrożeniowego, zaangażowanie jego członków, wsparcie ze strony zarządu firmy, w której realizowany jest projekt, poziom natężenia prac, etc. Generalnie opracowanie hurtowni danych „od zera" w ciągu kwartału jest możliwe jeśli mamy na myśli proste struktury danych (kilkadziesiąt pól nie związanych skomplikowanymi algorytmami obliczeń), wymagające jedynie wizualizacji w postaci kilku predefiniowanych raportów. Większe wymagania oznaczają dodatkowe miesiące pracy. Należy zauważyć, że narzędzie takie jak hurtownia danych zacząć funkcjonować może relatywnie szybko jednak właściwy potencjał osiąga stopniowo poprzez kolejne przyrosty tematyczne danych (tzw. strategia drobnych kroków). Tak więc, hurtownia danych podlega ciągłej ewolucji, a ścieżka jej rozwoju zależy w głównej mierze od potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa. Co ciekawe, potrzeby te gwałtownie wzrastają wraz z realizacją procesu wdrożeniowego. Choć hurtownia danych prezentuje informacje, które już istnieją w ramach firmy (tyle, że nie są łatwo dostępne dla zainteresowanych i odpowiednio obrobione), to skutkiem ubocznym jej funkcjonowania w przedsiębiorstwie jest wywoływanie „głodu" menadżerów na zupełnie nowe informacje. Wynika to z faktu, że przeciętny menadżer poznaje zalety działania w oparciu o kompleksowe informacje na temat swojego centrum odpowiedzialności.
Jeśli chodzi o aspekt organizacyjny wdrożenia, praktyka potwierdza, że najskuteczniejszy model składa się z trzech zespołów:
1. zespół konsultingowy, zapewniający metodologię budowy hurtowni, analizujący potrzeby biznesowe, wspomagający dobór sprzętu i oprogramowania,
2. zespół softwarowy, dostarczający oprogramowanie bazodanowe, realizujący proces dostosowania i parametryzacji narzędzi informatycznych,
3. zespół własny (firmy zlecającej wdrożenie), obejmujący ludzi zarówno ze sfery biznesu jak i informatyki, dbający o uzyskanie efektu zgodnego z założeniami.
Zdarza się jeszcze, że kierownictwo niektórych firm nie wierzy w wdrożenie hurtowni danych zakończonej sukcesem. Z naszych doświadczeń wynika, że to jest to raczej brak przekonania do nowoczesnej technologii lub unikanie odpowiedzialności za przeprowadzenie projektu. Tymczasem wystarczy porozmawiać z przedstawicielami przedsiębiorstw, w których hurtownia już jakiś czas działa. Najczęściej nie wyobrażają już sobie funkcjonowania bez niej.
Koszty i korzyści
Ostatecznie pozostaje więc pytanie, czy korzyści z wdrożenia hurtowni danych faktycznie przerastają koszty. Podjęcie decyzji komplikuje fakt, że projekt wdrożenia hurtowni danych to przedsięwzięcie niemałe, wymagające dużego zaangażowania, zabierające sporo czasu, mające charakter unikatowy oraz nie dające się szybko i precyzyjnie wycenić. Można jednak przyjąć, że bez względu na rozmiar i charakter przedsięwzięcia należy liczyć się z następującymi kosztami:
• zakup serwera (zwykle kupuje się oddzielny komputer pod hurtownię danych, rzadziej korzysta się z komputera już używanego w firmie),
• zakup komponentów softwarowych (serwer bazodanowy, nakładka aplikacyjna) - koszt zależy głównie od liczby planowanych użytkowników,
• zaangażowanie firmy wdrażającej (mowa zarówno o konsultantach biznesowych jak i informatykach-wdrożeniowcach - koszt zależy głównie od liczby i formy przygotowywanych raportów),
• zaangażowanie firmy, w której ma miejsce wdrożenie (prawidłowe wdrożenie hurtowni wymaga zaangażowania ze strony kluczowych pracowników),
• opieka serwisowa (postawienie hurtowni to nie wszystko, brak odpowiedniej opieki dość szybko spowoduje spadek jakości prezentowanych danych ).
Generalnie wdrożenie hurtowni oznacza inwestycję na minimalnym poziomie ok. 30 tyś. zł, poziom maksymalny trudno określić (hurtownię w potężnych organizacjach jak np. banki mogą sięgać kilku milionów).
Przeciwstawiając kosztom korzyści powinno się przede wszystkim wymienić korzyści bezpośrednie:
• integracja danych rozproszonych, niejednorodnych w jednym miejscu,
• gwarancja łatwego dostępu do informacji (przez Internet lub sieć lokalną),
• czytelny sposób prezentacji danych (możliwość samodzielnego budowania raportów lub korzystania z gotowych szablonów),
• łatwe zarządzanie uprawnieniami w dostępie do określonych danych,
• elastyczny charakter narzędzia - rozbudowa hurtowni możliwa jest w każdym momencie i na tym poziomie jest już relatywnie tania,
• archiwizacja i zabezpieczenie przechowywanych danych,
oraz pośrednie:
• wsparcie dla procesu decentralizacyjnego w przedsiębiorstwie,
• podstawa implementacji innych rozwiązań usprawniających (np. budżetowanie, ocena centrów odpowiedzialności, badanie efektywności realizowanych procesów, itp.),
• ogólna poprawa trafności podejmowanych decyzji na szczeblach kierowniczych.
Podsumowując, wdrożenie hurtowni danych ani nie jest procesem ani łatwym, ani tanim, jednak korzyści jakie ze sobą niesie są niezaprzeczalne. Najważniejsze okazuje się więc rozpoznanie własnych potrzeb w formie profesjonalnej diagnozy, która będzie stanowiła podstawę wyceny wdrożenia hurtowni danych, którą następnie można zestawić z możliwościami finansowymi firmy. Warto pamiętać, że obecnie przywilej posiadania hurtowni danych nie jest już zarezerwowany tylko dla dużych organizacji, technologia i wiedza konsultantów pozwala dostosować opisywane narzędzie z powodzeniem także do przedsiębiorstw średnich. Warto w tym miejscu przypomnieć słowa P.Drucker'a: „Aby móc czymś zarządzać, trzeba to coś mierzyć". Hurtownia danych z pewnością ułatwi i jedno i drugie.
