Skuteczny negocjator koncentruje się w procesie negocjacyjnym na celu i rezultatach negocjacji, a nie na przebiegu i stronie technicznej samego procesu. Powinien pamiętać również o jednej z podstawowych prawd zarządzania według P.F. Druckera: „... człowiek, który skupia się na wysiłkach i kładzie nacisk na władzę wobec tych poniżej, jest podwładnym, niezależnie od tego, jak wysoki ma tytuł i pozycje. Ale człowiek, który skupia się na swoim wkładzie i bierze odpowiedzialność za wyniki, należy, choćby nie wiem jak nisko stał w hierarchii, do kręgu najwyższego kierownika. Poczuwa się bowiem do odpowiedzialności za osiągnięcia całości."
Skuteczny negocjator, musi być kompletny w zakresie meritum sprawy. Nie wystarczy tylko wiedza, odbicie i znajomość języków. Powinien on zatem cały czas pogłębiać swoją wiedzę, aktualizować ją jak również wykorzystywać wiedzę swoich współpracowników. Skuteczny negocjator w swoim działaniu powinien umieć szanować własny czas i koncentrować się na najważniejszej sprawie i tylko jednej w danej chwili. Negocjator często podejmuje złożone decyzje, ważne dla przedsiębiorstwa czy instytucji. Powinien więc umieć ocenić ich hierarchię i wybrać dogodne dla siebie tempo negocjacji. Nie dysponując wystarczającą ilością czasu, niegdy nie decyduje się on na rozpoczęcie negocjacji.
Skuteczny negocjator powinien wykazywać się nowatorstwem w twórczo traktowanym procesie negocjacji. Musi pokonywać bariery wznoszone przez ludzi. Poza tym posiada on pewne predyspozycję osobowościowe. Cechuje go przekonanie o możliwości wpływania na zjawiska, które go dotyczą, spokój i opanowanie oraz jak ważna zdolność precyzyjnego myślenia w stresie. Znacznie łatwiej negocjować osobie reagującej (np. na brutalną prowokację) z pewnym opóźnieniem- choćby uśmiechem niż człowiekowi dającemu się wytrącić z równowagi pierwszym konfrontacyjnym atakiem. Szybkie uwikłanie się w wymianę ciosów prowadzi jedynie do przepychanek i walk.
W zachowaniach ludzkich bardzo ważna jest asertywność. Warto tu zwłaszcza podkreślić stanowczość w egzekwowaniu swoich spraw. Skuteczny negocjator nie może czuć się winny kiedy mówi: NIE. W negocjacjach handlowych nie możemy się na wszystko zgadzać. Odmawiać należy oczywiście w sposób konstruktywny. Tzn. nie zaczynając od wyrażenie niezgody, a potem przystąpienia do uzasadnienia stanowiska, lecz odwrotnie - najpierw uzasadniając swoje stanowisko, a potem je przedstawiając. Bardzo pomogą tu kultura i łagodność. Skuteczny negocjator wykazuje w swoim działaniu zdecydowanie, nie waha się zbyt często i długo.
Oceniając predyspozycje osobowościowe skutecznego negocjatora, należy wskazać na umiejętności słuchania. Jednak rola słuchacza nie ogranicza się tylko do biernego słuchania. Negocjator powinien również:
Mieć motywację do słuchania, wierząc, że dowie się czegoś nowego i potrzebnego Być obiektywny, czyli umieć odtworzyć sens wypowiedzi partnera, tak jak go widzi druga strona, Być cierpliwy i wykazywać się dużą inteligencją, zwłaszcza gdy trafia na niepoprawnego gadułę Wykazywać się wnioskowością, oznaczającą zrozumienie sensu i intencji przekazywanego mu komunikatu, Być dokładny w słuchaniu „oczyszczając" komunikat z wszelkiego rodzaju szumów komunikacyjnych i pobocznych informacji, Zachować otwartość w procesie wzajemnego komunikowania się, dając mówiącemu pełną swobodę prezentacji jego poglądów, Być wrażliwy, dzięki czemu wychwyci symptomy reakcji emocjonalnych partnera i uwzględni je w dalszych negocjacjach, Starać się wspierać mówiącego, stwarzając atmosferę aprobaty i zrozumienia, w której łatwiej będzie zaprezentować wszystkie swoje poglądy.
Skuteczny negocjator powinien pytać. Pytania są ważnym narzędziem negocjacyjnym. Należy je stosować umiejętnie i z umiarem. Pytania ustalają kierunek negocjacji, przesądzają o strumieniu informacji, który dotrze do ich autora, umożliwiają kontrolę sposobu myślenia drugiej strony, często zmuszają partnera do rewizji własnych założeń albo też nawet do krytycznego traktowania naszych.
Pożądanymi cechami skutecznego negocjatora są poczucie humoru, swoboda w sposobie bycia, znajomość języków obcych, a także podstawowych zasad protokołu dyplomatycznego. Szczególne znaczenie nadaje się przy tym dbałości o odbiór zewnętrzny osoby negocjatora. Dobrze ubrany budzi szacunek drugiej strony i zarazem poprawia swoje samopoczucie, zyskując więcej pewności siebie.
Wymienione wyżej cechy skutecznego negocjatora składają się w sumie na jego zintegrowaną siłę osobowości. Dzięki niej może on wykształcić umiejętność czy też wprost posiąść dar przekonywania
