Jeśli prowadzisz własną firmę lub na co dzień masz styczność z oprogramowaniem komputerowym to wiesz, jak ważne dla poprawy komfortu i czasu pracy jest posiadanie programu komputerowego spełniającego twoje oczekiwania. A co jeśli prowadzisz biznes i w dalszym ciągu w Twojej firmie dominują sterty papierowych dokumentów? A jeśli planujesz w najbliższej przyszłości otworzyć własną firmę? Jakie oprogramowanie będzie Tobie niezbędne do prowadzenia działalności? Co przyspieszy pracę i pozwoli zachować czas na polepszenie komunikacji z klientem? Co wybrać, kiedy polski rynek, co chwila zalewa fala nowych programów do prowadzani własnej firmy?
Odpowiedz na zadane pytania jest tym bardziej skomplikowana, iż decyzja nie ogranicza się jedynie do kosztów zakupu programu, ale nierozerwalnie związana jest z finansowo - księgowym podłożem prowadzenia działalności. Producenci oprogramowania mają nadzieję, że zakup ich rozwiązań informatycznych, nie dość, że ułatwia i przyspieszy procesy księgowe i rozrachunkowe, to jeszcze zyska uznanie coraz to szerszego grona użytkowników.
Współczesny świat biznesowy masowo odchodzi od papierkowej biurokracji, na rzecz interaktywnych rozwiązań. Chcąc być cenionym i szanowanym przedsiębiorcą ceń swój czas i wykorzystuj możliwości, jakie oferuje rynek.
Co łączy lub co powinno łączyć wszystkie oprogramowania finansowo - księgowe?
Na to pytanie odpowiedź jest prosta aczkolwiek nie wszyscy o niej wiedzą - Ustawa o Rachunkowości. Wbrew powszechnemu przekonaniu dokument ten nie reguluje jedynie zasad rachunkowości oraz trybu badania sprawozdań finansowych przez biegłych rewidentów. Systemy finansowo - księgowe, również podlegają prawnym aspektom regulującym prowadzenie rachunkowości za pomocą systemów komputerowych. Posiadanie świadomości o istnieniu tych regulacji jest ważne nie tylko dla obecnych i przyszłych użytkowników systemów finansowo-księgowych, ale również innych osób, profesjonalnie posługujących się komputerami. Ustawa o Rachunkowości w sposób jasny i pełny określa zasady i procedury, których przestrzegać musi jednostka gospodarcza wykorzystująca tego typu oprogramowanie. Określa ona również, lecz nie bezpośrednio, minimum funkcjonalności, jakie musi posiadać stosowany przez firmę system komputerowy. Dlatego tak ważne dla producenta oprogramowania finansowo - księgowego jest stosowanie się do tych regulacji, by jego program był uznany przez użytkowników i jednostki nadzoru państwowego, jak Urząd Skarbowy.
Czym zatem różnią się programy księgowe między sobą i co może nas skłonić do ich zakupu?
Na pewno szata graficzna, sposób prezentacji danych, intuicyjność obsługi a co najważniejsze dodatkowe funkcjonalności to, to co odróżnia od siebie programy. Dla przykładu przechodząc na płaszczyznę kontaktów biznesowych prowadzisz firmę 6, a czasami 7 dni w tygodniu, stąd tydzień pracy Twoich pracowników odbiega od powszechnie przyjętego 5 dniowego tygodnia pracy od poniedziałku do piątku. W takim układzie zwróć uwagę na dostępność w programie regulowanego Kalendarza Pracy. Takie rozwiązanie pozwala w łatwy sposób określić tygodniowy rozkład pracy dla całej firmy, jak i poszczególnych grup roboczych.
Dla właścicieli firm, prezesów, kierowników na pewno przydatną opcją będą Raporty mailowe. Do tej pory, jeśli rozliczało nas biuro rachunkowe posiadające ok 50 firm, to na rozliczenie płac, poświęcało ono około 2 dni, w tym na sporządzenie w arkuszu kalkulacyjnym i wysłanie osobom zainteresowanym zestawień finansowych. Takie zestawienia mają z założenia zapewnić kierownikom oraz pracownikom najwyższego szczebla wgląd w przychody i wydatki firmy, celem wypracowania solidnego zysku rocznego i ograniczenia kosztów. Wykorzystując funkcjonalność modułu Raporty Mailowe, możliwe jest:
• generowanie raportów składających się z wielu zestawień księgowych obecnych w programie np.: zestawień miesięcznych lub rocznych, zestawień VAT-7, zbiorczych list płac, rejestrów zakupów oraz rejestrów sprzedaży,
• wysyłanie zestawień za pomocą wewnętrznego klienta email,
• wysyłanie zbiorczych maili, bez użycia zewnętrznego narzędzia do obsługi poczty elektronicznej.
A co z usługami pogwarancyjnymi, czy jesteśmy skazani za nie płacić?
Do takich usług zalicza się przeważnie serwis telefoniczny, interaktywne filmy instruktażowe, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ), czy przesyłanie archiwów programu do ekspertyzy specjalistów. Dostęp do tych form pomocy nie musi być skarbonką bez dna. Ich celem jest stworzenie bazy nieograniczonej pomocy w obsłudze programu, z której będą korzystali obecni i przyszli użytkownicy.
Rozwaga i rozsądek, przy wyborze i zakupie programu nie może ograniczać się jedynie do przesadnej oszczędność. Korzystaj z możliwości pobierania Bezpłatnych Startów® czy wersji demo dostępnych na stronie producenta. Pozwól sobie na niezobowiązujące poznanie programu i wybranie wersji dogodnej dla Ciebie i Twojej firmy. Nie ograniczaj się jedynie do opisów programów działaj aktywnie i sprawdź, jakie możliwości daje rynek oprogramowania dla firm.
Autor
Anna Zbrowska
