O jej rodzaju decydują przede wszystkim zawarte na niej informacje, a nie jej nazwa. W przypadku braku wymaganych danych, dokument ten nie zostanie uznany za fakturę.
Do wystawienia faktury jesteśmy zobowiązani w następujących sytuacjach:
- podczas sprzedaży i dostawy towarów bądź świadczenia usług na rzecz innego podatnika VAT-u lub osoby prawnej, która nie ma tytułu czynnego podatnika VAT,
- podczas sprzedaży wysyłkowej z terytorium Polski,
- w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i usług,
- w momencie otrzymania całości bądź części zapłaty przed dokonaniem ww. czynności.
Na fakturze muszą znajdować się następujące dane:
- data wystawienia,
- kolejny numer faktury, będący jednocześnie jej identyfikatorem,
- imiona i nazwiska bądź nazwy podatnika i nabywcy wraz z ich adresami,
- numer NIP podatnika,
- numer NIP nabywcy,
- data dokonania lub zakończenia dostawy wraz z datą otrzymania zapłaty,
- rodzaj towaru bądź usługi,
- miara i ilość dostarczonych towarów bądź zakres wykonanej usługi,
- kwota przyznanych upustów, zniżek, rabatów,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanej usługi bez podatku,
- stawka podatku,
- wartość sprzedaży netto,
- suma podatku,
- kwota należności ogółem.
Faktura powinna zostać wystawiona nie później niż do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym została wykonana usługa bądź został dostarczony towar.
W Polsce wyróżniamy kilka podstawowych rodzajów faktur. Są to:
1. Faktura VAT potocznie nazywana zwykłą fakturą. Za jej pomocą potwierdza się dokonanie transakcji, na które nałożony jest podatek od wartości dodanej (VAT).
2. Faktura pro forma służy do przedstawiania oferty Klientowi, nie powoduje żadnych skutków podatkowych.
3. Faktura zaliczkowa wystawiona jest Klientom, którzy zapłacili część kwoty za dany towar przed jego dostawą.
4. Faktura końcowa to dokument, który kończy daną transakcję, wstawiany po otrzymaniu ostatniej zapłaty za towar bądź usługę.
5. Faktura korygująca to dokument, który wystawia się, aby dokonać korekty błędnie wystawionej faktury VAT.
Każda faktura zarówno ta dotycząca sprzedaży, jak i zakupu musi być odpowiednio zaksięgowana. Oszustwa z zakresu podatku VAT są bardzo surowo karane, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług certyfikowanych księgowych, którzy zapewnią naszej księgowości oraz wszelkim rozliczeniom poprawność i rzetelność niezależnie czy prowadzimy księgowość pełną, czy korzystamy z jej uproszczonego odpowiednika.
W przypadku, gdy przez przypadek pominiemy któryś z dokumentów, także jesteśmy zobowiązani do jego zaksięgowania. Zaległe faktury możemy zaksięgować w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych. Jeżeli zapomniana faktura pochodzi z poprzedniego roku podatkowego konieczne jest dokonanie także korekty rocznego zeznania podatkowego, co niestety może okazać się bardzo problematyczne.
