Kwestia optymalizacji kosztów funkcjonowania floty jest bardzo istotna dla większości firm, jeśli weźmiemy pod uwagę fakt, że spośród ponad 2 mln działających w naszym kraju przedsiębiorstw ogromna ich liczba dysponuje co najmniej kilkoma samochodami. Dopięcie budżetu przeznaczonego na flotę nie zawsze jest łatwe i nierzadko wiąże się z koniecznością optymalizacji kosztów. Trudno jednak skutecznie ograniczyć wydatki (bez obniżenia jakości pracy mobilnych pracowników), jeśli nie wiadomo, co generuje największe koszty i kiedy.
Optymalizacja kosztów bez rzetelnych danych – czy to możliwe?
Łatwo się domyślić, że na tak postawione pytanie można odpowiedzieć tylko w jeden sposób: nie jest możliwe przeprowadzenie skutecznej optymalizacji wydatków na flotę bez kompleksowych i dokładnych danych. Wtedy taka optymalizacja opiera się jedynie na podejrzeniach, przypuszczeniach i na szacowaniu, co w rezultacie prowadzi do nieodpowiedzialnego cięcia kosztów, gdzie tylko można. Wszelkie kalkulacje i analizy mogą się opierać tylko na rzeczywistych wydatkach, jakie ponoszone są przy eksploatowaniu auta przez pracowników. Rzetelne informacje muszą uwzględniać takie dane jak na przykład koszty paliwa, serwisowania, opon, ubezpieczenia itd. Problem polega jednak na tym, że kontrolowanie tych wszystkich informacji za pomocą kartki papieru lub nawet Excela jest po prostu nieefektywne. Tutaj właśnie z pomocą przychodzą producenci oprogramowania.
Dlaczego dobre oprogramowanie do ewidencji jest ważne?
Nie powinno być dla nikogo zaskoczeniem, że wysokiej klasy narzędzia IT skutecznie wspomagają zarządzanie flotą. Na rynku można znaleźć oprogramowanie renomowanych firm, które wspiera także optymalizację kosztów i pozwala na łatwą ewidencję pojazdów (np. Moduł Ewidencja SATIS). Takie oprogramowanie pozwala nie tylko przechowywać podstawowe dane o każdym pojeździe (np. numer rejestracyjny, numer VIN, informacje o przeglądach, terminy ubezpieczenia itp.), ale również pozwala często dostosować aplikację do indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Dzięki temu ewidencja pojazdów może obejmować również na przykład kilometry przejechane służbowo i prywatnie, tankowania itp. Na podstawie tych wszystkich danych można tworzyć różne zestawienia i raporty, które z kolei będą podstawą do przygotowania planu optymalizacji wydatków i cięcia kosztów.
Nowoczesne oprogramowanie IT ma coraz szersze zastosowanie w zarządzaniu firmową flotą. Ewidencja pojazdów prowadzona za pomocą takich nowoczesnych i cyfrowych narzędzi jest nie tylko łatwa, ale również zawsze aktualna. Takie rzetelne dane umożliwiają z kolei skuteczną optymalizację wydatków.
