Przede wszystkim skupiając się na najważniejszych sprawach i czynnościach, które muszą być wykonane. Być może to stwierdzenie wydaje się oczywiste i banalne. To prawda, bo i takie jest. Niemniej obserwując rzeczywistość, łatwo dostrzega się, że sporo ludzi ma ze zrozumieniem tego niejaki problem. Dlaczego tak twierdzę? Wystarczy zapytać kogokolwiek, czy ma zaplanowany dzień. A jeśli tak, to jakim czynnościom poświęca uwagę w pierwszej kolejności? To dużo mówi o tym, na czym skupia się człowiek. A patrząc na to, co robi wiele osób, odnosi się wrażenie, że nie za bardzo wiedzą, co robią. Albo wiedzą, co chcą zrobić, tyle że przy okazji oddają się wykonywaniu czynności, które jedynie zabierają im czas, nie dając nic w zamian. To tzw. zabijacze czasu. W ten sposób ludzie próbują zrobić wszystko, nie bacząc na to, czy jest to ważne, czy nie. Sprawia to, że faktycznie brakuje im czasu, żeby to wszystko ukończyć. Tworzą niepotrzebny tłok na liście zadań, z których prawdopodobnie 60-70% można wyrzucić lub zrobić kiedy indziej. Przez to są zazwyczaj sfrustrowani i brakuje im w działaniach pełnego skupienia i jakości.
Jak tego uniknąć?
Odpowiedź nasuwa się sama. Należy stworzyć listę pilnych spraw i czynności do zrobienia – wyeliminować powinno się te, których niewykonanie nie grozi żadnymi konsekwencjami. Ponownie może wydawać się to czymś banalnym. Jednak ile osób tak robi? I ile osób faktycznie wie, na robieniu czego faktycznie się skupić? To już nie jest takie oczywiste i jak widać coś, co z pozoru jest banalne, jest także ignorowane; i jest przyczyną braku zrozumienia, co naprawdę trzeba zrobić. W takim razie przejdę do omówienia tego, jak zaradzić problemowi – i wygospodarować sobie więcej czasu w ciągu dnia. Przede wszystkim dobrze byłoby zacząć od przemyślenia najważniejszej sprawy: robienie czego przynosi mi korzyści w życiu i co jest przydatne? To pytanie powinno pojawić się jako pierwsze. W ramach podpowiedzi dodam, że są to w głównej mierze sprawy i czynności, których bagatelizować nie można i którymi koniecznie powinno się zająć. Np. praca, biznes, opieka nad dzieckiem lub dziećmi, nauka czy jakikolwiek inny rodzaj poważnej działalności. Wszystko to wymaga od nas naszej uwagi i poświęcenia, a przy okazji uczy nas brania odpowiedzialności za to, co robimy i jak. Toteż na to wypada zwrócić uwagę na samym początku. I ważne jest również zrozumienie, że jeśli tego nie zrobimy, to spotkają nas przykre konsekwencje. Świadomość tego może działać naprawdę trzeźwiąco. To duży plus.
Co natomiast zrobić, kiedy już się wie, czym najpierw należy się zająć? Przyjrzeć się innym sprawom i czynnościom, które nie zostały sklasyfikowane jako główne. Jeśli posiadają jakiś stopień ważności – jednak nie tak wielki, jak te główne – to można się nimi zająć wtedy, kiedy te najważniejsze zostaną wykonane. To bardzo praktyczne rozwiązanie, albowiem ustalając hierarchię zadań do wykonania, ma się pewność odnośnie do tego, co ma się zamiar zrobić. Wobec tego wszelkie niejasności zostają rozwiane. Dzięki temu dzień i plan są bardziej „przejrzyste”.
Jest jeszcze coś, o czym wypadałoby w tym miejscu nadmienić. Są też czynności, które można oddelegować do zrobienia komuś innemu. W tym przypadku warto zastanowić się, czy można komuś powierzyć do wykonania zadanie, które miało się w planach zrobić, a które nie wymaga osobistej obecności. Mając taką możliwość, dobrze byłoby z niej skorzystać. Oczywiście nie jest tutaj mowa o wykorzystywaniu innych ludzi dla własnych zachcianek. To raczej poproszenie o pomoc, kiedy ma się napięty grafik, a nie ma się czasu, żeby zająć się jeszcze dodatkowo jakąś sprawą. Dlatego sugerowałbym rozgraniczenie wykorzystywania od pomocy – i nie nadużywałbym cierpliwości ani czasu innych osób, gdyż może się to skończyć w nieprzyjemny sposób. O przysługę można poprosić wtedy, kiedy rzeczywiście wymaga tego sytuacja. Z kolei błędem jest wykorzystywanie każdej sytuacji do wysługiwania się innymi ludźmi.
Ostatnie na liście powinny być czynności i sprawy, których niewykonanie nie obciąży człowieka żadnymi konsekwencjami. I dodam jeszcze, że z tych czynności można spokojnie zrezygnować. Nic się bowiem nie stanie, jak się je odpuści. W ramach porównania podam taki przykład – żeby lepiej wyjaśnić różnicę pomiędzy tym, co ważne a tym, co nie. Nie idąc do pracy lub nie zajmując się własnym biznesem, traci się dochód. Jak wiadomo praca albo biznes są niezbędne do tego, żeby móc egzystować. Zapewniają one przecież środki finansowe potrzebne człowiekowi w życiu codziennym. W związku z tym zaniedbanie tych obowiązków przyniesie przykre konsekwencje. Nie tylko dochód może być niższy, lecz także pojawi się groźba utraty pracy lub zamknięcia biznesu. Zgodzisz się z tym? Na pewno rozumiesz powagę sytuacji. Wiesz dobrze, że nierozsądne byłoby ignorowanie czegoś, co przynosi dochód. Z drugiej zaś strony są czynności, których wykonywanie nie przynosi nikomu żadnych korzyści. Do nich zaliczyć można wszystko to, co zabiera człowiekowi czas, nie dając nic w zamian: bezwiedne oglądanie telewizji, poświęcanie czasu na rozmowy o błahostkach (czyli plotkowanie), zajmowanie się czymś, co odciąga uwagę – np. granie w gry albo „czatowanie” na portalach społecznościowych w pracy lub rozmowy telefoniczne o niczym, które odciągają od ważnych spraw. Takich czynności jest całe mnóstwo i mówiąc szczerze, niewykonanie ich nie grozi konsekwencjami. Dostaje się natomiast coś więcej. Zyskuje się sporo czasu i oszczędza nerwy i energię. A to chyba dobre korzyści? Szczególnie biorąc pod uwagę to, z czego się w zamian rezygnuje?
Zastosuj to!
Zachęcam Cię do zrobienia sobie listy rzeczy i spraw, którymi masz się zająć danego dnia i przyjrzenia się, które są najważniejsze, które mniej, które można oddelegować i z których można zrezygnować. Dobrze byłoby sobie taką listę zrobić wieczorem (dnia poprzedzającego), żeby następny dzień zacząć od robienia tego, co istotne. Co zrozumiałe zabierz się najpierw za to, co najważniejsze. Potem zastanów się, czy będziesz miał czas na zrobienie tego, co nie jest tak ważne. Jeśli może to poczekać dzień, dwa lub kilka to nie zaprzątaj sobie tym głowy, kiedy skupiony jesteś na tym, co musi być wykonane. Na myślenie o tym, co mniej ważne przyjdzie czas później. Pomyśl też, czy jakieś zadania możesz oddelegować do zrobienia komuś innemu. Mając taką możliwość, skorzystaj z niej. A o rzeczach nieistotnych w ogóle nie myśl. Jak je zrobisz to w porządku. A jak nie zrobisz to nic się nie stanie. Dzięki temu zobaczysz też, ile czasu możesz zyskać. Dodatkowym atutem będzie również kontrola własnych poczynań i większa harmonia w działaniach. Tak się stanie, gdy uporządkujesz listę czynności do wykonania i zaplanujesz każdy dzień. Jesteś w stanie to zrobić i uzyskać wspaniałe efekty, ponieważ domyślam się, że masz w życiu jakiś cel i pragniesz coś osiągnąć. Tym samym życzę Ci wielu owocnych działań!
