Większość się pewnie ze mną zgodzi, że posiadanie sprzętu drukującego w firmie jest konieczne. Jest on potrzebny chociażby do drukowania faktur. Nie mówię już tutaj o umowach, ofertach czy po prostu dokumentach firmowych. Ktoś może pomyśleć – tak zgadza się wszystko, dlatego właśnie posiadam (czy też mam zamiar kupić) w swojej firmie drukarkę na tusze. Mało drukuję więc na moje potrzeby zdecydowanie wystarczy. Ja natomiast w tym tekście postaram się pokazać o ile bardziej korzystne od posiadania drukarki jest posiadanie kserokopiarki.
O „wyższości” małej drukarki nad dużą kserokopiarką zdaniem wielu świadczyć będzie pewnie jej cena oraz wielkość. Ale takim głównym powodem wyboru drukarki będzie zdecydowanie cena. Odnosząc się do tego spróbuję pokazać, że nie do końca tak to wygląda jak może się wydawać, jak może się wydawać gdy patrzy się na to tylko powierzchownie.
Cena... patrząc tylko na nią przy zakupie, tak wszystko się zgadza - drukarka jest zdecydowanie tańsza niż kserokopiarka. Jednak, gdy przyjrzymy się temu bliżej nie wygląda to już tak kolorowo.
Po pierwsze drukarka jest tańsza w zakupie, ale koszt wydruku jednej strony czy to czarno-białej czy w kolorze jest zdecydowanie wyższy aniżeli na kserokopiarce. Dlaczego tak się dzieje? Atramentowa drukarka działa na tusze, natomiast kserokopiarka posiada laserową technologię wydruku, a więc działa na toner/tonery (w zależności od tego czy jest to kserokopiarka mono czy kolor). Tusze są tańsze w zakupie niż toner, jednak ich wydajność jest niekiedy kilkukrotnie mniejsza niż wydajność tonera. Dla przykładu tusz wystarczać może na 650 kopii, gdzie toner ma wydajność np. 8000 stron. W ostatecznym rozrachunku koszt wydruku jednej strony na kserokopiarce jest zdecydowanie niższy.
Po drugie żywotność małej drukarki atramentowej wynosi 2-3 lata, gdyż bardzo często dochodzi w niej do zaschnięcia głowicy drukującej, co klasyfikuje ją do utylizacji, gdyż w tym momencie nie opłaca już się jej naprawiać. Dlatego często żywotność drukarek, jest nawet krótsza niż rzeczone 2-3 lata. Przy odrobinie szczęścia może nam ona posłużyć do 5 lat. Po tym okresie będziemy zmuszeni do zakupu nowego urządzenia. Dla porównania żywotność kserokopiarki wynosi kilkaset tysięcy kopii, a więc w porównaniu do drukarki są to długie lata korzystania z niej. W kserokopiarce na pewno nie dojdzie do zaschnięcia głowicy, gdyż...nie ma co zaschnąć. Jak wyżej wspomniałem drukuje ona za pomocą tonera, który jest po prostu proszkiem.
Po trzecie drukarka jest tańsza w zakupie, jednak korzystanie z niej nie daje nam takich możliwości jak korzystanie z kserokopiarki. Kserokopiarka posiada zdecydowanie więcej funkcji, niż prosta atramentowa drukarka. Odpowiednio dobrana kserokopiarka do firmy (mam tutaj na myśli pomoc profesjonalnego serwisu kserokopiarek) może nam zastąpić nawet kilka urządzeń biurowych. Oprócz funkcji drukowania, kopiowania i skanowania w jednym urządzeniu jakim jest kserokopiarka możemy mieć również faks, zszywacz czy dziurkacz. Wystarczy doposażyć swoją kserokopiarkę w moduł faksu, moduł dziurkujący czy finisher. A opcji jest jeszcze więcej.
Najważniejsze to poznać swoje potrzeby w kwestii obiegu dokumentów w firmie. Nowoczesne kserokopiarki pozwalają na skanowanie plików prosto na emaila czy na komputer. Dają nam możliwość ochrony dokumentów poprzez tzw. funkcje bezpieczeństwa. Polegają one m. in. na tym, że poszczególne osoby mają przypisane kody PIN, dopiero po których wpisaniu urządzenie wydrukuje dokument z ich komputera. Kolejną fajną funkcją kserokopiarek jest możliwość kontrolowania kosztów. Chodzi o to, że osoby korzystające z urządzenia mają przydzielone określone funkcje, z których mogą korzystać, a ograniczone te, z których nie mogą. W praktyce wygląda to tak, iż dana osoba może drukować i kopiować np. tylko w czerni (ma zablokowany kolor). Możliwości jest naprawdę wiele, bo kserokopiarka to już nie tylko kserowanie.
Podsumowując kwestię ceny: drukarka tak naprawdę jest tylko pozornie tańsza. Jest tańsza w zakupie owszem, ale zdecydowanie przegrywa starcie z kserokopiarką pod względem eksploatacyjnym. Jeśli kupujemy sprzęt to kupujemy go z myślą, że posłuży nam lata, dlatego jeśli mamy w zamiarze długo z niego korzystać (a raczej tak jest, gdyż nie chcemy po 2-3 latach zamykać firmy ;-) ) zainwestujmy w kserokopiarkę.
Jeśli chodzi o drugą sprawę jaką są gabaryty obu sprzętów to fakt drukarka zajmuje zdecydowanie mniej miejsca niż kserokopiarka, ale przecież nie to jest najważniejsze. Poza tym kserokopiarka może zastąpić nam wiele innych urządzeń biurowych, a więc w ostatecznym rozrachunku wcale nie wygląda to tak źle. Ponadto ważniejsze jest to, co taka kserokopiarka „potrafi” oraz kwota, która pozostaje nam w kieszeni. W dzisiejszych czasach kserokopiarki posiadają taki design, że w wielu przypadkach mogą one stać się elementem wyposażenia biura. Nie są to już wielkie, bezkształtne urządzenia zajmujące pół pokoju, ale zgrabne, stylowe „meble” wielu biur.
Kolejnym argumentem przemawiającym nad „wyższością” kserokopiarki nad drukarką atramentową jest jakość wydruku. Jest ona nieporównywalnie lepsza od wydruku z drukarki atramentowej. A profesjonalna firma to profesjonalnie wykonane dokumenty.
W tym momencie ktoś, kto zrozumie, że faktycznie kserokopiarka jest lepszym rozwiązaniem może pomyśleć – tak wszystko się zgadza tylko ja zwyczajnie nie mam funduszy na zakup kserokopiarki. Jest i na to rada.
Idealnym rozwiązaniem jest dzierżawa kserokopiarki. Nie mając funduszy na zakup kserokopiarki mamy możliwość korzystania z jej pełnej funkcjonalności. Płacimy tylko za wykonane kopie/wydruki. W porównaniu do drukarki mamy zdecydowanie lepszą jakość wydruku, nie martwimy się o ewentualne awarie sprzętu (wszelkie naprawy wykonuje serwis kserokopiarek, który dostarcza również materiały eksploatacyjne oraz potrzebne części – wszystko to robi bezpłatnie) oraz mamy o wiele większe „pole manewru” – więcej opcji = więcej możliwości. Dzięki temu możemy dodatkowo zaoszczędzić, gdyż w razie potrzeby wykonania np. broszury nie musimy korzystać z usług zewnętrznej drukarni. Wszystko możemy zrobić u siebie w firmie.
Reasumując: decydując się na sprzęt drukujący do firmy warto się nad tym dłużej zastanowić. Być może często ta kwestia jest traktowana jako element „drugiej kategorii”, bo ważniejsze jest wyposażenie biura w komputery, telefony, nowoczesne meble. A drukarkę się po prostu idzie i kupuje. Jednak namawiam do przemyślenia głębiej tego tematu, gdyż gdy dokonamy nietrafionego wyboru pieniądze po prostu będą „uciekać” nam z kieszeni.
