Praprzyczyna większości problemów
Do niedawna dominowały u nas systemy zarządzania kadrami, których podstawową relacją było przełożony-podwładny. Dziś coraz więcej firm organizuje szkolenia zamknięte z komunikacji, wprowadza nowe modele zarządzania, a tutaj już premiowany jest układ partnerski. Oczywiście, że gdzieś jest ta zakamuflowana relacja podległości, jednak jest ona drugorzędna, nie może być akcentowana i służy jedynie uporządkowaniu struktury organizacyjnej. Wiele organizacji jednak nie zmienia swojego systemu pracy ze względu na lęk przed efektami zmian. Są to skostniałe struktury, które jednak prędzej czy później będą musiały się zmienić.
Dlaczego warto rozmawiać?
Komunikat przechodzący z góry na dół jest sygnałem dla pracowników, którzy w ten sposób otrzymują konkretne polecenia służbowe. Jednak jest to również swego rodzaju odzew na potrzeby pracowników zakomunikowane menedżerom. Błędem jest przekonanie, że w tego typu komunikatach liczy się treść – forma jest zawsze równie skutecznym nośnikiem informacji, a dowodem na to są przyczyny milczenia pracowników. Wśród tych ostatnich wymienia się przede wszystkim obawę przed karą lub zepsuciem stosunków ze współpracownikami, obawa przed byciem postrzeganym negatywnie, troska o sytuację innych pracowników. Te lęki biorą się przede wszystkim z niewłaściwych wcześniejszych reakcji na komunikaty.
Rozmowa między pracownikiem a przełożonym jest sposobem na unikanie ignorancji menedżerów. To pracownicy często najwięcej wiedzą o realizowanych projektach, jednak to nie oni podejmują decyzję. Jeśli przepływ komunikatów w górę zostanie wstrzymany, to podejmowane przez menedżerów decyzje nie będą bazowały na wiedzy, a to prosta droga do powstania niezgodności produktu z wytycznymi. Szkolenie menedżerskie zawsze obejmuje kilka zagadnień, które mają usuwać przeszkody komunikacji w górę, a więc na przykład właściwą postawę menedżera, zachęcanie do komunikacji, a także odpowiednie reagowanie na otrzymane informacje.
Lider czy menedżer
Wszystkie szkolenia z komunikacji uczą też, kim jest lider. To stosunkowo nowe podejście, które nie posługuje się bezpośrednio pojęciem „kadry zarządzającej”, ale na podstawie cech osobowych i kontaktów wskazuje lidera: osobę, która formalnie zarządza, a nieformalnie przewodzi grupie pracowników. Od lidera wymaga się więcej niż menedżera. Poniekąd podejście to ma zerwać z niekorzystnym stereotypem menedżera jako „wtyczki z góry” – osoby, której zadaniem jest raportowanie błędów i wyciąganie konsekwencji. Lider to menedżer odpowiedzialny, który swoją pozycją ma motywować, a nie straszyć.
Warto się uczyć komunikacji
Zaawansowane szkolenia z komunikacji zawsze uwzględniają specyfikę danej firmy. Nie ma bowiem jednego, zawsze doskonałego wzoru komunikatu ani wzorca zachowań. Każda organizacja jest pod tym względem inna, pojawiają się odmienne problemy z komunikacją i należy zastosować nieco inne rozwiązania. Dopiero ścisłe zrozumienie problemu i indywidualizacja podejścia są w stanie cokolwiek tu zmienić i poprzez poprawę komunikacji wpłynąć pozytywnie na konkurencyjność firmy.
