Aby uchronić się przed pomyłkami, nerwami oraz obecnym zazwyczaj zdenerwowaniem, warto nieco wcześniej posiąść istotny bagaż informacji dotyczących tego, co powinna ona zawierać, czego nie uwzględniać itp.
Faktura to istotny aspekt w działaniu naszej firmy, zanim zatem zdecydujemy się na tworzenie mnóstwa tego typu dokumentów, ważne by wiedzieć jakie elementy powinien zawierać ów dokument oraz jakie dane będą nam niezbędne do tego, by faktura rzeczywiście mogła zostać uznana w świecie podatkowym.
Zacznijmy od wyglądu faktury…
Zazwyczaj mamy do wyboru gotowe wzory faktur, które funkcjonują w bazie dokumentów firmy, z której usług korzystamy. Teoretycznie sprawa wydaje się dosyć prosta. Faktura to dokument niezbędny podczas rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Musi mieć on zatem formalną postać oraz kilka stałych podpunktów.
Po pierwsze numeracja. Każda faktura musi mieć swój numer, nadany tylko dla niej i tylko raz. Jakiekolwiek pomyłki przy numeracji faktur muszą zostać skorygowane.
Kto zatrzymuje kopie, kto oryginał?
Pewnie nie jeden raz zastanawiałeś się nad tym, kiedy w drzwiach stanął przedstawiciel danej firmy i uprzejmie poprosił o fakturę. Zapamiętaj raz na zawsze: ty jako sprzedawca zachowujesz kopie, klient otrzymuje oryginał. Kopię taką powinniśmy następnie przechowywać przez okres 5 lat licząc zawsze od końca roku, w którym dokument został wystawiony.
Czy możemy wystawiać duplikat faktury, jeśli tak to w jakich sytuacjach?
Oczywiście, że tak. Sytuacji może być kilka. Najpowszechniejsza z nich to zagubienie dokumentu po stronie klienta, który ją otrzymał. W zasadzie nie ma ograniczeń co do wystawienia takiego rodzaju dokumentów, trzeba je jednak opatrzyć odpowiednim słowem, mianowicie – duplikat.
Każda faktura musi zawierać dokładne dane dotyczące osoby sprzedawcy, kupującego (w tym wszystkie dane firmy, jeśli taką posiada), przedmiot faktury - czyli to, za co klient lub my płacimy.
Jeśli wystawiamy faktury za paliwo, gaz lub inny rodzaj płynu wlewanego do naszego auta, niezbędne jest także to, by pamiętać o podaniu numeru rejestracyjnego auta.
Jak rozliczamy się z otrzymanych faktur?
W Polsce wszyscy podatnicy zobowiązani są do składania deklaracji VAT w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po poprzednim.
Kiedy podatek do zapłacenia jest mniejszy, a kiedy większy? Wszystko zależy od tego ile i jakiej wysokości koszty dla naszej firmy zgromadzimy w danym okresie czasu. Jeśli kosztów, czyli faktur, które do opłacenia uzyskamy my, będzie dużo, to i podatek z faktur, jakie my wystawiamy będzie mniejszy.
Kiedy wystawiamy faktury korygujące?
Teoretycznie w kilku sytuacjach. Najczęściej jednak wówczas, gdy nasz klient zwraca towar. Wówczas nasza faktura musi być opatrzona komentarzem „korekta”.
