Czas, jaki ma na zgłoszenie osoba poszkodowana, określony jest szczegółowo w wykazie chorób zawodowych. Samego zgłoszenia choroby może dokonać:
- pracownik (jeśli jest to osoba wciąż zatrudniona, podejrzenia o pojawianiu się choroby powinna zgłosić lekarzowi aktualnie sprawującemu nad nim profilaktykę zdrowotną)
- pracodawca, który dostrzega u swojego pracownika objawy choroby zawodowej
- lekarz
Odbiorcą zgłoszenia może być lekarz medycyny pracy lub państwowy inspektor sanitarny urzędujący w danym regionie. Często zdarza się, że badania okresowe wykazują objawy właściwe dla choroby zawodowej. W takiej sytuacji Zgłoszeniem i rozpoczęciem procedury powinien zająć się badający nas lekarz.
Zgłoszenia należy dokonywać w formie papierowej, czyli poprzez formularz oraz telefonicznie. Jeśli chodzi o formularz, powinien on być zgodny z wytycznymi związanymi ze sposobem dokumentowania chorób zawodowych. Zgłoszenie telefoniczne to jedynie opcja dodatkowa. Stosuje się ją w momencie podejrzenia, że choroba zawodowa była powodem przewlekłych schorzeń lub nawet śmierci pracownika.
Lekarze oraz dentyści, którzy dostrzegają u swoich pacjentów objawy choroby zawodowej powinni kierować ich na badania, które szczegółowo określa medycyna pracy. Będą one podstawą do rozpoznania choroby lub jej braku.
Jeżeli natomiast tego typu sytuacja została dostrzeżona przez pracodawcę musi niezwłocznie powiadomić o tym inspektora sanitarnego oraz inspektora pracy. Zgłoszeń należy dokonywać bez wyjątku w każdej tego typu sytuacji.
Organami zajmującymi się rozpoznawaniem zgłoszeń i nadawaniem orzeczeń są lekarze zatrudnieni w jednostkach badawczo-rozwojowych związanych właśnie z medycyną pracy oraz państwowi inspektorzy sanitarni. Do tych jednostek zgłaszane są także odwołania od orzeczeń.
