Chciałbym zwrócić uwagę na podstawowe problemy, które znacząco utrudniają lub uniemożliwiają sprawny proces dochodzenia należności. Zdaję sobie sprawę z faktu, iż dla wielu czytelników będą to oczywiste fakty, jednak jak dowodzi nasze doświadczenie, brak wiedzy lub należytej staranności w dochowaniu przedstawionych poniżej punktów przysparza wiele niepotrzebnych problemów, dodatkowych kosztów i straty czasu. Problematykę chciałbym przedstawić w kilku częściach. Jeżeli pojawią się pytania, chętnie na nie odpowiem.
Zachowanie staranności i kompleksowości w wypełnianiu listu przewozowego
Art.38 prawa przewozowego wskazuje fakultatywny obowiązek stosowania listu przewozowego, z czego niestety korzysta duża grupa przewoźników krajowych, wystawiając faktury za wykonaną usługę w oparciu o dokumenty klienta typu: WZ, PZ, PW itp. Należy zwrócić uwagę, iż takie dokumenty nie stanowią umowy cywilnoprawnej oraz fizycznie nie ma tam możliwości wpisania wielu elementów, które są kluczowe w pozytywnym zamknięciu procesu reklamacyjnego, skutecznego dochodzenia roszczeń czy jednoznacznego stwierdzenia terminu przedawnienia. Przewoźników, którzy tego nie czynią, a ich zleceniodawcy nie posiadają listów przewozowych, nakłaniam do opracowania własnego listu przewozowego lub korzystania z druku listu CMR (dla osób nieposiadających takiego dokumentu możemy bezpłatnie przesłać list przewozowy w wersji elektronicznej opracowany w Excel w formacie A5, przeznaczony do wydrukowania za pomocą drukarki igłowej). Sprawa inaczej wygląda w transporcie międzynarodowym. Art.6 Konwencji CMR nakłada obowiązek stosowania listów przewozowych, jednak tutaj często jakość ich wypełnienia pozostawia bardzo wiele do życzenia.
Najczęściej popełniane błędy to brak zapisów, które powinny się znaleźć w liście przewozowym, a niestety tam się nie znalazły, oraz dbałość o jakość ich wypełnienia. Analizując dokumenty, które trafiają do nas jako załączniki zlecenia windykacyjnego i rozmawiając z przewoźnikami, pozwolę sobie wysunąć wniosek, iż wielu z Państwa boi się lub nie ma wiedzy dotyczącej możliwości umieszczania zapisów na liście przewozowym. Przyjmijmy więc zasadę, iż wpisujemy tam wszystko, co odbiega od warunków zapisanych w zleceniu, np. postój przed załadunkiem lub rozładunkiem – pozwoli odeprzeć zarzut nieterminowości.
Zmiany warunków przewozu zlecone przez spedytora – unikną zarzutu nierzetelności przewoźnika. Zapis wskazujący niezgodność temperatury przewozu z ładowanym towarem pozwala na odparcie zarzutu rozmrożenia lub zepsucia towaru. Jako przykład posłużę się jedną ze spraw. Zlecenie przewozu świeżych warzyw z Hiszpanii do Polski w temp. 10 stopni C. Po sprawdzeniu temperatury w trakcie załadunku kierowca stwierdza, iż temperatura towaru wynosi 19 stopni C. Wg uzgodnień z hiszpańskim zleceniodawcą, podjęta została decyzja, że towar ma zostać załadowany. Do kraju towar przyjechał przejrzały i częściowo zepsuty. Po miesiącu od odbioru wpłynęła reklamacja opiewająca na kwotę na 67 000zł z tytułu niedotrzymania temperatury przewozu. W trakcie analizy materiałów okazało się, że kierowca nie wpisał niezgodności temperatury ładunku z temperaturą przewozu, rozmowę ze zleceniodawcą pracownik firmy transportowej prowadził telefonicznie i nie potwierdził jej e-mail, a hiszpański zleceniodawca wyparł się podjętej decyzji. W prowadzonym postępowaniu jedynym materiałem dowodowym był wydruk tachografu potwierdzający utrzymanie temperatury w trakcie przewozu. Powództwo zostało oddalone, jednak proszę zwrócić uwagę, jaki bieg przybrałaby sprawa, gdyby nie było wydruku termografu, oraz jak prostą do odrzucenia byłaby reklamacja, gdyby kierowca dokonał stosownych zapisów na liście przewozowym, a spedytor wysłał do zleceniodawcy e-mail z potwierdzeniem dokonanych ustaleń.
Kolejny problem, który kwalifikuję jako wynik rażącego niedbalstwa, to brak lub nieczytelnie wpisane takie pozycje jak: nazwisko nadawcy lub odbiorcy oraz data i godzina odbioru/doręczenia. W tym przypadku najczęściej słyszę: „klient nie chciał wpisać”. Więc pytam: czy kierowca nie potrafi pisać? Przecież pracownika klienta wystarczy poprosić o podanie imienia i nazwiska, a następnie uzyskaną informację zapisać drukowanymi literami na liście przewozowym pod parafką. Rzecz prosta, a w przypadku reklamacji złożonej po kilku miesiącach zamyka wiele roszczeń i rozwiązuje wiele problemów. Daty i godziny odbioru/doręczenia są zapisami obligatoryjnymi i muszą być wpisane. Pozwalają jednoznacznie wytrącić argumenty związane z nieterminowością wykonanego przewozu. Wydawałoby się najprostsze rzeczy. Jednak stanowią powód większości reklamacji związanych z terminowością i jakością świadczonych usług, które bywają niemożliwe do obrony.
Zlecenie transportowe. Odpowiedzialność finansowa za takie elementy jak: powstałe szkody w przewożonym towarze, odpowiedzialność za spóźnienia, wymianę palet, zgodność wagi ładunku czy ochrona klienta pozostają nieuregulowane ustawowo. Takie rozwiązanie daje możliwość ujęcia stosownych regulacji w zleceniu transportowym lub spedycyjnym. Nasze doświadczenie dowodzi, że spedytorzy kontraktujący ładunki bardzo często ograniczają się do sprawdzenia stawki i terminu płatności, natomiast nie czytają warunków ogólnych, które z reguły znajdują się na końcu i regulują przedstawione poniżej kwestie. Takie działanie powoduje bardzo często: podjęcie ryzyka niewspółmiernego do ewentualnych korzyści, znaczące przesunięcie w terminie płatności lub obniżenie zapłaty uzyskanej za wykonany przewóz. Chociaż możliwość obalenia takich zarzutów na drodze prawnej jest możliwa to jest kosztowna, długotrwała i niestety bywa nieskuteczna.
Pozwoliłem sobie przedstawić rzeczy dla wielu osób najprostsze, jednak stanowiące większość problemów w skutecznej windykacji należności transportowych. W kolejnych artykułach odniesiemy się już do działań związanych z samym procesem windykacji.
