Kolejnym z błędów. Skuteczne dostarczenie Faktury VAT. Najlepszym rozwiązaniem jest podpisanie z kontrahentem umowy, w której jednoznacznie zostaną określone takie aspekty współpracy, jak: warunki i terminy realizacji transportu, częstotliwość fakturowania, dokumenty towarzyszące, terminy płatności, sposób zgłaszania i proces realizacji procesu reklamacyjnego itp. Jednak zdaję sobie sprawę z faktu, iż transportowcy bardzo często proces sprzedaży usług realizują w oparciu o fakturę VAT. Pragnę zwrócić uwagę na to, iż wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług został zniesiony obowiązek podpisywania faktur, to jednak podobne środki należy stosować nie dla wymogów prawa podatkowego, ale skutecznego dochodzenia należności. Jeżeli nie posiadamy podpisanej umowy, w której nabywca usług zezwala na wystawianie faktur lub stosownego oświadczenia, należy dopilnować, aby odbiorca czytelnie podpisał fakturę, wpisując na niej datę odbioru. Parafowanie jest dopuszczalne tylko wraz z pieczątką imienną. Jeżeli faktura wysyłana jest drogą pocztową, niezbędnym jest przesłanie jej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru i zarchiwizowanie przesłanej zwrotki jako ewentualnego materiału dowodowego. W przypadku potrzeby uzyskania nakazu zapłaty zgodnie z art. 485 § 1 pkt 2 Kodeksu postępowania cywilnego, zachodzi przesłanka do rozpoznania sprawy w postępowaniu nakazowym, co w razie ewentualnego sporu sądowego znacznie ułatwia drogę dochodzenia swoich należności. W przypadku nie spełnienia warunków wskazanych w art. 485 § 1 pkt. 2 Kodeksu postępowania cywilnego, pozostaje rozpoznanie w postępowaniu upominawczym, które jest trudniejsze i kosztowniejsze.
Czas reakcji na zatory płatnicze.W windykacji należności jednym z najważniejszych czynników jest szybkość działania, która jest bardzo często powiązana z wypłacalnością dłużnika. Szczególnie w obecnej koniunkturze, kiedy na co dzień słyszymy o bankrutujących przedsiębiorstwach, najłatwiejsze do windykacji są należności jak najmniej przeterminowane. Jeżeli zleceniodawca popada w problemy finansowe, najważniejszym czynnikiem jest czas, aby skutecznie dotrzeć przed innymi wierzycielami. Znaczącym czynnikiem jest tu również bardzo krótki okres przedawnienia roszczeń. Roszczenia wynikające z umów przewozowych zgodnie z art.774 Kodeksu cywilnego, gdzie przewoźnik zobowiązuje się w zakresie działalności swojego przedsiębiorstwa do przewiezienia za wynagrodzeniem osób lub rzeczy, oraz art. 794 Kodeksu cywilnego, gdzie spedytor zobowiązuje się za wynagrodzeniem w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do wysyłania lub odbioru przesyłki albo do dokonania innych usług związanych z jej przewozem. Okres przedawnienia wynosi jeden rok. Wprawdzie przedawnienie roszczenia nie zamyka drogi windykacyjnej, jednak sprawia, że jest ona o wiele trudniejsza, często wymaga większych nakładów finansowych i dużego doświadczenia w ściąganiu takich należności. Chciałbym zwrócić również uwagę na terminy, od których należy liczyć okres przedawnienia. W przewozach krajowych, zgodnie z art. 792 Kodeksu cywilnego, roszczenie z tytułu umowy przewozu rzeczy przedawnia się po upływie roku od dnia dostarczenia przesyłki, a w przypadku utraty lub opóźnienia w dostawie, termin liczony jest od dnia, w którym przesyłka miała być dostarczona. W przewozach międzynarodowych tę kwestię reguluje art.32 Konwencji CMR, który stanowi, iż roszczenia, które mogą wyniknąć z przewozów podlegających niniejszej Konwencji przedawniają się po upływie roku. Jednak w przypadku złego zamiaru lub niedbalstwa, które według prawa obowiązującego sąd rozpatrujący sprawę uważane jest za równoznaczne ze złym zamiarem, termin przedawnienia wynosi trzy lata. Jeżeli roszczenie dotyczy częściowego zaginięcia, uszkodzenia lub opóźnienia dostawy, termin biegnie od dnia wydania przesyłki. Jeżeli roszczenie dotyczy całkowitego zaginięcia – począwszy od trzydziestego dnia po upływie umówionego terminu dostawy, lub jeżeli termin nie był umówiony od sześćdziesiątego dnia po przyjęciu towaru przez przewoźnika. W innych przypadkach termin należy liczyć począwszy od upływu trzymiesięcznego terminu od zawarcia umowy przewozu. Zwracam uwagę, że zamknięcie transakcji np. za pośrednictwem giełdy internetowej z wyprzedzeniem jest momentem zawarcia umowy przewozu. Wielu przewoźników, nie mając świadomości konsekwencji przytoczonych powyżej artykułów prawnych, liczy okres przedawnienia od dnia upływu terminu płatności. W konsekwencji nie mają świadomości, że godząc się np. na wystawienie faktury po spływie oryginalnych dokumentów przewozowych z sześćdziesięciodniowym terminem płatności, kiedy pojazd wykonuje tzw. przerzuty wewnątrz wspólnotowe redukują sobie okres przedawnienia o ok. trzy miesiące.
Monitoring kondycji finansowej kontrahenta. Cała branża w chwili obecnej odczuwa znaczący brak pieniądza w obiegu, jednocześnie odnotowywany jest stały wzrost upadłości firm. W obecnych realiach wręcz niezbędnym staje się dokonywanie sprawdzeń w określonych odstępach czasowych kondycji finansowej kontrahentów, z którymi współpracujemy stale, ale bezwarunkową jest kontrola kontrahentów, z którymi podejmujemy współpracę. Najprostszą metodą jest sprawdzenie opinii o kontrahencie na forach transportowych, jednak z uwagi na opóźniony przepływ informacji często jest to narzędzie niewystarczające, dające duży margines błędu. Kolejnym krokiem jest sprawdzenie firmy np w Krajowym Rejestrze Długów. Takie sprawdzenie można wykonać przez podpisanie stałej umowy, w wyniku której otrzymujemy możliwość stałego dostępu do elektronicznej bazy. W przypadku niewielkiej ilości sprawdzeń korzystniejszym jest zlecenie sprawdzenia wywiadowniom gospodarczym lub firmom windykacyjnym świadczącym takie usługi. Szczególnie przy zawieraniu większych kontraktów niezbędnym jest zrealizowanie wywiadu gospodarczego z wykonaniem oceny scoringowej. W zależności od zakresu zleconego wywiadu, ceny sięgają od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych i trwają od kilku dni do nawet kilku tygodni. Warto jest skorzystać z tego typu usług, aby nie okazało się, że wykonaliśmy usługi opiewające na kilkaset tysięcy złotych, które są nie do odzyskania.
Stosowanie przedstawionych powyżej działań, szczególnie bliższe spojrzenie na sprawy operacyjne, pozwoli na uniknięcie wielu problemów w prowadzonej przez Państwa działalności. Jednocześnie zachęcam do przedstawienia nurtujących Państwa pytań, które pozwolą mi na poruszenie najczęściej występujących problemów w następnych artykułach.
