Z reguły i tak prędzej czy później firma transportowe dysponująca odpowiednio dużą flotą pojazdów będzie zmuszona zakupić odpowiedni system który pozwalał będzie na szybkie lokalizowanie w czasie rzeczywistym pojazdów należących do danej firmy. Dlatego też warto od razu postawić na taki, który oferuje większe możliwości, nawet jeśli firma nie będzie w stanie ze wszystkich z nich od razu skorzystać. Niemniej jednak większość opcji zdecydowanie ułatwi trudną przecież pracę polegającą na zarządzaniu pojazdami.
Na szczególną uwagę zasługują więc programy, które mają duże możliwości, niekiedy wykraczające nawet poza samo monitorowanie pojazdów. Bardzo dobrze jest jeśli gps monitoring pozwala dodatkowo na przydzielanie kierowców do poszczególnych pojazdów. Dzięki temu zasadniczo wszystkie problemy związane z zarządzeniem flotą pojazdów mogą być rozwiązywane za pomocą jednego systemu informatycznego. Na ogół dobrej klasy oprogramowanie tego typu ma do zaoferowanie takie opcje, ale też zdecydowanie więcej. W wielu przypadkach bowiem samo monitorowanie pojazdów nie wystarcza.
Dobrze jest jeśli system przeznaczony do monitoringu GPS jest w stanie obliczać także zużycie paliwa na trasie przez poszczególne pojazdy oraz prowadzić innego rodzaju statystyki. Kontrola zużycia paliwa w żadnym razie nie jest przez takie oprogramowanie prowadzona na podstawie szacunkowych obliczeń. Realizuje się to zupełnie inaczej, a mianowicie poprzez umieszczenie w zbiornikach paliwa poszczególnych pojazdów odpowiednich czujników, dzięki którym można w każdym momencie sprawdzić ile paliwa pozostało w zbiorniku. Pozwala to oszacować koszty transportu jakie firma transportowa poniosła na określonych odcinkach, oraz na tej podstawie skorygować ceny pobierane za swoje usługi.
Nie zawsze zużycie paliwa zależy bowiem do samej długości trasy, istotne jest jeszcze to czy trasa przebiega w dużej mierze przez miasta, czy pojazd porusza się po dobrych szerokich drogach czy też po wąskich i krętych oraz oczywiście od ewentualnych prac drogowych i innego rodzaju remontów jakie mogą być na takich trasach przeprowadzane. Kontrola zużycia paliwa zapobiega także wszelkiego rodzaju nadużyciom w tym też kradzieży paliwa przez nieuczciwych kierowców. Takie działania mogą być momentalnie wykryte przez system monitoringu, który poinformuje kierownictwo.
