Planujemy gazetę firmową krok po kroku

Custom publishing to inaczej przygotowywanie wydawnictw firmowych na zlecenie - najczęściej są to gazetki firmowe czy biuletyny korporacyjne. W ich tworzeniu bierze zwykle udział dział komunikacji wewnętrznej firmy, dział marketingu lub dział PR. Partnerem zewnętrznym jest specjalistyczna agencja custom publishing.

Po co nam gazeta firmowa?

Przede wszystkim zdefiniuj, po co ci gazeta firmowa? Czy chcesz lepiej komunikować się z personelem, czy też wzmocnić komunikację z klientami? Czy zadaniem, jakie stoi przed gazetą, będzie natychmiastowe zwiększenie sprzedaży, czy też to długofalowa inwestycja w lojalność konsumentów (zdecydowanie radzimy wybrać tę drugą opcję).
Gdy już wiesz, co z osiągnąć, wiesz, którą drogą iść, a której unikać. Trzymaj się tego i co pewien czas patrz na swój projekt zadając sobie pytanie: czy to, co robimy, jest spójne z celem, dla którego zaczęliśmy nad tym pracować?

Dobierz zespół

W każdej branży fachowy zespół to podstawa. Kogo będziesz potrzebować przy produkcji gazetki firmowej? To zależy od wielkości projektu, jednak zwykle potrzebni będą:

Redaktor naczelny
Autorzy tekstów
Redaktor
Grafik/studio graficzne
Korektor
Drukarnia 

Jeśli nie masz w swoim otoczeniu osób na wymienione stanowiska, zwróć się do agencji custom publishingowej. Znajdziesz w niej partnera i doświadczonego doradcę, dzięki któremu unikniesz kosztownych wpadek.

Zaplanuj kalendarz
Na przygotowanie pisma o objętości 24-32 stron dobrze jest przeznaczyć 5 tygodni ciągłej pracy. Przy kolejnych wydaniach ten czas można skrócić o 1-2 tygodnie, jednak pamiętaj, by zawsze mieć w zapasie kilkudniowy margines. Jeśli wiesz, że gazeta musi być gotowa na targi, działaj tak, by mieć ją gotową 3-4 dni przed imprezą. W procesie przygotowania gazetek firmowych bierze udział wiele osób i nigdy nie wiesz, która akurat się spóźni z oddaniem swojej części.

Kompletuj materiały
Gdy zaczynają spływać do Ciebie materiały zadbaj o to, by do składu przesyłać je kompletnymi zestawami, tj. np. artykuł wraz ze wszystkimi zdjęciami oraz wytyczne dla grafika, jak dana strona powinna wyglądać. Zaoszczędzisz sobie i jemu nerwów - niekiedy przygotowanie jednej rozkładówki zajmuje pół dnia, który to czas okazuje się zmarnowany gdy nazajutrz redaktor dosyła cztery nowe zdjęcia, które absolutnie koniecznie muszą zmieścić się przy tekście.

Korektę rób na końcowym składzie
Nic tak nie psuje dobrego wrażenia jak błąd ortograficzny czy literówka w tytule, dlatego upewnij się, że przed drukiem cały materiał przeczyta zawodowy korektor. Na jego biurku powinna wylądować już ostatecznie złożona gazeta, po wszystkich poprawkach redakcyjnych i korporacyjnych. Korektor czyta gazetę jako ostatni, tuż przed drukiem - daj mu na to przynajmniej jeden dzień, opłaci się.

Sprawdź nakład
Gdy nakład przyjedzie z drukarni, wyrywkowo sprawdź jakość wykonania poszczególnych egzemplarzy. Otwórz 5-6 przypadkowych paczek i przeglądnij po kilka egzemplarzy w każdej z nich. Druk offsetowy, jak każda produkcja, ma pewien margines błędu - jednak jeśli na co drugim egzemplarzu zauważysz plamy, niezgodność kolorów czy słabą oprawę - złóż reklamację.

Kolportaż
W zależności od wybranego modelu dystrybucji, przekaż wydrukowaną gazetę do kolportażu. Jeśli ma być wysyłana pocztą - sprawdź, czy Poczta Polska lub prywatny operator pocztowy może od razu zafoliować egzemplarze i przykleić etykietę adresową. Tę usługę oferuje też część drukarni, ale często okazuje się, że Poczta robi to taniej.