Za pomocą artykułów opublikowanych na bazie notatki możemy budować naszą markę w mediach. Ale aby ktokolwiek chciał ją opublikować, notatka powinna być obiektywna, zwięzła, konkretna, przejrzysta, a przede wszystkim – ciekawa.
Podstawową umiejętnością, jaką powinna wykazać się osoba pisząca notatkę, jest zdolność informowania, przekazywania innym faktów na dany temat. Notatka powinna składać się z tytułu, ewentualnie podtytułów, lidu (pierwszy akapit po tytule zawierający w 2-3 zdaniach najważniejsze informacje), korpusu (kolejnych akapitów). W przypadku portalu Notka Prasowa można też podać numer kontaktowy czy adres osoby zajmującej się konkretnym zagadnieniem od strony public relations.
Najważniejsze, aby zacząć tekst (a więc lid) od informacji najistotniejszych. Stosuje się w tym celu zasadę pięciu pytań: who?, was?, where?, when?, why? – kto?, co?, gdzie?, kiedy?, dlaczego? W kolejnych akapitach podaje się fakty mniej ważne, dodatkowe.
Intrygujący tytuł to połowa sukcesu. Tu można pozwolić sobie na trochę swobody i zabawę językiem., np. stworzyć tytuł-cytat, tytuł-kalambur, tytuł-pytanie, tytuł-wykrzyknienie itp.
Bardzo ważna jest u autora notatki prasowej umiejętność oddzielania informacji od reklamy.
Tekst dziennikarski musi być obiektywny, a zatem:
pod względem gramatycznym - pisany w trzeciej osobie, a nie w perspektywie autorskiej, pierwszoosobowej (nie wolno więc używać słów typu: „ja”, „moim zdaniem”, „jak sądzimy” itp.),
pod względem stylistycznym – należy unikać wszelkich określeń wartościujących i opinii, eliminować zbędne przymiotniki i przysłówki (np. „wspaniały”, „godny pożałowania”, „super”).
Ponadto zaleca się zwięzłość i operowanie konkretami. Krótka notatka jest często dla dziennikarza atrakcyjniejsza. Jej przeczytanie i ocenienie, czy zawartość nadaje się do umieszczenia w mediach nie zabiera mu zbyt wiele cennego czasu. Trafne okazuje się tutaj zdanie, iż „dziennikarze nie są zainteresowani pomaganiem ci w zdobywaniu pieniędzy”.
Warto też pamiętać, że krótkie zdania i akapity łatwiej przyciągną odbiorcę niż wielokrotnie złożone konstrukcje składniowe. Należy tak dobierać słownictwo, by było ono zrozumiałe dla przeciętnego czytelnika – w tym celu trzeba niekiedy zrezygnować z terminologii fachowej na rzecz wytłumaczenia zagadnienia, wyjaśnienia praktycznego zastosowania danego produktu, przedstawienia korzyści, jaką osiągnie odbiorca po lekturze tekstu.
Należy mieć świadomość, że notatka ma być ciekawa, ma zainteresować czytelnika (a wcześniej dziennikarza). Trzeba zatem tak pisać, by informowanie nie ograniczało się do tworzenia nudnych, sztampowych i przewidywalnych zdań.
Tekst powinien być poprawny pod względem językowym, ortograficznym i interpunkcyjnym. Przekazywanie mediom artykułu, którego autorowi nie chciało się sięgnąć po słownik, świadczy po prostu o niechlujstwie i lenistwie.
