W dużym uproszczeniu etap polubowny windykacji polega na podejmowaniu prób odzyskania długu w stadium przesądowym. Etap polubowny obejmuje w szczególności wysyłanie wezwań do zapłaty oraz wszelką korespondencję i inną formę kontaktu bezpośrednio z dłużnikiem ze strony wierzyciela. Cele wszystkich podejmowanych na tym etapie działań zmierzają do odzyskania należności przez wierzyciela. Niezmiernie istotne jest to, że etap przedsądowy pozwala zgromadzić dokumenty i dowody, które mogą okazać się konieczne na etapie sądowym. Przykładowym dokumentem może być ugoda, w której dłużnik może (jeśli nie zrobił tego wcześniej) uznać dług oraz zaakceptować harmonogram spłaty długu w odpowiednich interwałach czasowych.
Wezwanie do zapłaty stanowi konieczne narzędzie wykorzystywane na etapie przesądowym. Ponadto jest to narzędzie, które musi być obligatoryjnie zastosowane przed skierowaniem sprawy na drogę sądową. Jeśli bowiem takie wezwanie do zapłaty długu nie zostało wysłane prawidłowo (tzn. z zachowaniem odpowiedniej formy) przynajmniej raz, wówczas narażamy się na dodatkowe koszty i złożenie niekompletnej dokumentacji stanowiącej załącznik do pozwu. Wezwanie do zapłaty wierzyciel lub firma windykacyjna wysyła dłużnikowi korespondencyjnie. Dla celów dowodowych warto taki list wysłać listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Dłużnik wtedy nie będzie miał możliwości twierdzenie, że wezwania nie otrzymał.
Na etapie polubownym duży nacisk kładzie się na uznanie długu. Oznacza to, że firma windykacyjna reprezentująca wierzyciela bądź sama występująca jako wierzyciel dąży do uzyskania uznania długu przez dłużnika w formie jednostronnego oświadczenia woli stanowiące, że dług rzeczywiście obciąża tego dłużnika, tzn. w skrócie, że przyznaje się do nieuregulowania swojego długu i uznaje go za swój. Uznaniem długu może być podpisana faktura, zawarcie ugody podpisanej przez dłużnika, podpisane wezwanie do zapłaty lub inny dokument urzędowy. Uznanie długu jest o tyle istotne, że w trybie nakazowym jest to dokument obligatoryjny.
