Najważniejszą z nich jest obowiązek rejestracji każdej sprzedaży. Co to oznacza? Że klient powinien otrzymać paragon potwierdzający sprzedaż lub fakturę VAT, która pełni podobną funkcję. Choć wydaje się, że jest to oczywiste, wielu użytkowników kas zapomina o tym obowiązku. Albo nie przestrzega go z wyrachowania.
Kto kupi kasę, powinien w ciągu siedmiu dni ma obowiązek zgłoszenia jej do naczelnika urzędu skarbowego. Kiedy to zrobi, dostanie numer ewidencyjny. Po jego otrzymaniu powinien umieścić go w widocznym miejscu na kasie fiskalnej.
To, o czym powinien pamiętać używający kasy fiskalne to także sporządzanie raportu fiskalnego. Trzeba robić go raz na dobę, po zakończeniu pracy danego dnia. Jedynym odstępstwem jest wykonanie takiego raportu następnego dnia tuż przed rozpoczęciem sprzedaży.
Bardzo ważne jest przechowywanie kopii wystawianych paragonów. Jeszcze rok temu były to wydruki papierowe, dziś możliwe jest ich przechowywanie na specjalnej karcie pamięci. Zawsze jednak powinny znajdować się na stanie aż do momentu wystąpienia przedawnienia podatkowego.
Jeśli kasa się zepsuje lub z jakiś innych powodów nie ma możliwości ewidencji sprzedaży przy jej pomocy, trzeba użyć zapasowej. Kiedy wszystkie kasy fiskalne znajdujące się na stanie placówki handlowej odmawiają posłuszeństwa, trzeba zrezygnować z dokonywania transakcji.
Bardzo ważna jest też weryfikacja. Dotyczy przede wszystkim poprawności pracy kasy. Wszystkie nazwy towarów i usług powinny być zgodne z rzeczywistością. Muszą też mieć przyporządkowane odpowiednie stawki podatku pośredniego. Jeśli wystąpią jakieś nieprawidłowości w tej kwestii należy skontaktować się z serwisem. I zakończyć sprzedaż.
Na właścicielu kasy fiskalnej ciąży także obowiązek dokonywania przeglądów urządzenia. Jak często powinien to robić? Raz na rok, w odpowiednim serwisie gwarancyjnym.
