Oto kilka przykazań mailowej korespondencji:
Pisząc do klientów należy stosować zwroty grzecznościowe – Szanowna Pani, Szanowny Panie. W przypadku klientów, z którymi współpracujemy już od jakiegoś czasu i znamy się trochę bliżej możemy sobie pozwolić na większą poufałość i personalizację. Zwroty w stylu Pani Aniu, Panie Marcinie będą jak najbardziej na miejscu. W końcówce naszego listu możemy zamieścić wyrazy szacunku, pozdrowienia itp. Unikać jak ognia należy natomiast emotikonek oraz różnego rodzaju zwrotów i symboli zarezerwowanych wyłącznie dla korespondencji prywatnej.
Pisanie poprawną polszczyzną to kolejna zasada mailowej netykiety. Znajomość zasad ortografii oraz interpunkcji jest obowiązkowa. Wiadomości zawierające błędy ortograficzne, pozbawione znaków przestankowych i polskich znaków diakrytycznych świadczą o niskim poziomie autora maila.
W przypadku wysyłania masowej wiadomości do większej liczby użytkowników należy skorzystać z pola UDW – ukryte do wiadomości, dzięki któremu adresaci umieszczeni w tym polu nie będą widoczni dla innych odbiorców wiadomości. Jest to bardzo ważne z punktu widzenia klienta – po pierwsze chce on się czuć wyjątkowo a nie jako jeden z wielu, a poza tym większość osób nie życzy sobie by ich adres był udostępniany innym osobom.
W złym stylu jest również wysyłanie wiadomości o zbyt dużej pojemności załącznika (max.1MB). Nikt nie lubi jak mu się zapycha skrzynkę. Jeśli już koniecznie musisz wysłać duży załącznik poinformuj o tym adresata.
Warto też pamiętać o wypełnieniu pola „temat” dzięki czemu adresat jeszcze przed otwarciem wiadomości będzie widział czego ona dotyczy. Na końcu listu koniecznie trzeba umieścić stopkę zawierającą imię i nazwisko, stanowisko, oraz teleadresowe dane firmy.
Jeśli chcesz uchodzić za uczciwego sprzedawcę postaraj się odpowiadać na maile od klientów tak szybko jak to możliwe. Jeśli wiesz, że z jakiegoś powodu nie będziesz mógł ich odebrać w określonym czasie poinformuj o tym klientów i daj im możliwość skontaktowania się z Tobą np. drogą telefoniczną.
