Kolejnym krokiem jest ustalenie liczby uczestników, która powinna być dostosowana do tematu konferencji i naszych możliwości związanych z budżetem. Następnie ustalamy termin, pamiętajmy przy tym aby zaplanowany termin nie kolidował z innymi podobnymi konferencjami i spotkaniami.
Musimy określić czas trwania całej imprezy i jej plan - szczegółowy program odczytów, prelekcji, przerw.
Mając już plan konferencji, możemy przejść do przygotowania i dystrybucji zaproszeń. Zaproszenia są jednocześnie naszą wizytówką, dlatego należy zadbać, aby były odpowiednio przygotowane. Zaproszenia można wysłać pocztą tradycyjną, e-mailem lub faxem, oczywiście z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym.
Przy organizowaniu konferencji, pamiętajmy o przygotowaniu i zapakowaniu materiałów konferencyjnych, zapewnieniu uczestnikom dostępu do telefonów, faksu, Internetu, kserokopiarek etc.. Sprawdźmy nagłośnienie pomieszczeń, sprawności mikrofonów. Pamiętajmy o uwzględnieniu w menu dań wegetariańskich oraz o zapewnieniu szybkiej i sprawnej obsługi w sytuacji, gdy nie ma szwedzkiego stołu. Nie zapominajmy również o odpowiedniej ilości krzeseł konferencyjnych i sprawdzeniu sali - oświetlenia, aranżacja, ustawienia sprzętu audio i wideo, zasilanie, odpowiedni wystrój.
Po przeprowadzonej konferencji, należy wysłać materiały zaproszonym jak również i nieobecnym uczestnikom.