Organizacja konferencji nie jest łatwym zadaniem. W zależności od skali przedsięwzięcia, czas przeznaczony na przygotowanie konferencji może nam zająć od kilku tygodni do kilku miesięcy. Co należy zrobić i o czym trzeba pamiętać chcąc zorganizować udaną i owocną konferencje przedstawię w poniższym artykule.

Data dodania: 2007-10-12

Wyświetleń: 11168

Przedrukowań: 0

Głosy dodatnie: 0

Głosy ujemne: 0

WIEDZA

0 Ocena

Licencja: Creative Commons

Pierwszym krokiem do zorganizowania udanej konferencji powinno być określenie celu jakiemu ma służyć organizowana konferencja. Jeżeli już wiemy czemu ma służyć organizacja konferencji, mamy wstępny temat i zamysł całego przedsięwzięcia, powinniśmy przejść do planowania budżetu. Należy bardzo starannie przemyśleć wszystkie koszty związane z organizacją konferencji. Trzeba wziąć pod uwagę takie rzeczy jak: wynajem sali, liczba uczestników, catering, meble konferencyjne, krzesła konferencyjne, stoły itp. Koszty powstają również przy przygotowaniu materiałów konferencyjnych, wypożyczeniu dodatkowego sprzętu - rzutnik, ekran, tablice.
Kolejnym krokiem jest ustalenie liczby uczestników, która powinna być dostosowana do tematu konferencji i naszych możliwości związanych z budżetem. Następnie ustalamy termin, pamiętajmy przy tym aby zaplanowany termin nie kolidował z innymi podobnymi konferencjami i spotkaniami.
Musimy określić czas trwania całej imprezy i jej plan - szczegółowy program odczytów, prelekcji, przerw.
Mając już plan konferencji, możemy przejść do przygotowania i dystrybucji zaproszeń. Zaproszenia są jednocześnie naszą wizytówką, dlatego należy zadbać, aby były odpowiednio przygotowane. Zaproszenia można wysłać pocztą tradycyjną, e-mailem lub faxem, oczywiście z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym.
Przy organizowaniu konferencji, pamiętajmy o przygotowaniu i zapakowaniu materiałów konferencyjnych, zapewnieniu uczestnikom dostępu do telefonów, faksu, Internetu, kserokopiarek etc.. Sprawdźmy nagłośnienie pomieszczeń, sprawności mikrofonów. Pamiętajmy o uwzględnieniu w menu dań wegetariańskich oraz o zapewnieniu szybkiej i sprawnej obsługi w sytuacji, gdy nie ma szwedzkiego stołu. Nie zapominajmy również o odpowiedniej ilości krzeseł konferencyjnych i sprawdzeniu sali - oświetlenia, aranżacja, ustawienia sprzętu audio i wideo, zasilanie, odpowiedni wystrój.
Po przeprowadzonej konferencji, należy wysłać materiały zaproszonym jak również i nieobecnym uczestnikom.
Licencja: Creative Commons