Artykuł 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu mówi, że: „Ustawa określa zasady oraz tryb przeciwdziałania praniu pieniędzy, przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu, stosowania szczególnych środków ograniczających przeciwko osobom, grupom i podmiotom oraz obowiązki podmiotów uczestniczących w obrocie finansowym w zakresie gromadzenia i przekazywania informacji.”
Zgodnie ze zmianami znajdującymi się w powyższej ustawie nałożone zostały nowe obowiązki i wymagania co do zakresu gromadzenia danych i przebiegu procesu sprawozdawczego na instytucje obowiązane. Zgodnie z ustawą instytucje obowiązane, to m.in.: instytucje finansowe, kredytowe, banki, firmy inwestycyjne oraz zakłady ubezpieczeń w zakresie ubezpieczeń na życie.
W związku ze zmianami wywiązanie się z obowiązków przez instytucje finansowe, może wymagać zastosowania systemu informatycznego wspomagającego proces analityczny i sprawozdawczy.
Według przedstawiciela firmy Business Intelligence Technologies, która jest jednym z liderów na rynku oprogramowania do przeciwdziałania praniu pieniędzy, i która dostosowała autorską aplikację do wymagań nowelizacji ustawy z dnia 25 czerwca 2009 r., dobry system powinien w szczególności dostarczać wsparcia w takich aspektach jak:
-Analiza i ocena ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz raportowanie wyników
-Wstrzymywanie lub wycofanie transakcji obarczonej zbyt wysokim ryzykiem w warunkach nowych wymagań analizy ryzyka i zakresu przekazywanych do GIIF danych
-Ocena ryzyka w celu ustalenia, czy klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (obecność na światowej liście PEP)
-Rejestracja podmiotów odnoszących rzeczywiste korzyści – ewidencja udziałowców osób prawnych
Celem systemu informatycznego powinna być integracja oraz opracowanie i analiza danych o transakcjach finansowych dokonywanych w organizacji dla celów sprawozdawczości wymaganej przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.
Ważne by aplikacja spełniała wymagania instytucji obowiązanych, przez co musi zapewnić:
-analizę, kontrolę i zarządzanie transakcjami oraz sprawozdaniami
-generowanie raportów sprawozdawczych zgodnych z wytycznymi GIIF (raportowanie do GIIF)
-automatyzację importu transakcji z systemów źródłowych lub wspomaganie ewidencji tych transakcji,
Według ustawy wszystkie instytucje obowiązane przeprowadzające transakcję, której równowartość przekracza 15.000 euro, mają obowiązek zarejestrować takie transakcję. Obowiązek ten dotyczy także transakcji przeprowadzanych za pomocą więcej niż jednej operacji, których okoliczności wskazują, że mogą być ze sobą powiązane. Przy przeliczeniu wartości 15,000 euro brany jest pod uwagę średni kurs Narodowego Banku Polskiego dla danej waluty, obowiązujący w dniu dokonywania transakcji, w dniu złożenia dyspozycji lub w dniu zlecenia przeprowadzenia transakcji.
Ważnym aspektem jest uniknięcie kary finansowej nakładanej przez GIIF w przypadku nie wywiązywania się z narzuconych zmian. Karę pieniężną nakłada Generalny Inspektor w drodze decyzji, w wysokości do 750,000 złotych. Konsekwencją precedensu obrotu podejrzaną gotówką - poza stratami finansowi dla instytucji, jest przede wszystkim - spadek zaufania i obniżenie dobrego imienia firmy, które może wpłynąć na utratę klientów i przejście ich do konkurencji.
Warto zabezpieczyć się przed konsekwencjami, które przedsiębiorstwo może ponieść z tytułu niedostosowania się do nowych wymagań wymuszonych przez ustawę. Taką gwarancją może być wprowadzenie nowoczesnego oraz sprawdzonego systemu, którym posługują się jedne z największych firm finansowych w Polsce.
