Darmowe oprogramowanie dla małej i średniej firmy.

Darmowe oprogramowanie, w tym tak zaawansowane rozwiązania, jak systemy operacyjne otwierają przed małymi i średnimi firmami możliwości, które do tej pory były zarezerwowane jedynie dla dużych podmiotów. Większa efektywność, optymalizacja i automatyzacja procesów, zarządzanie i komunikowanie się z pracownikami to tylko niektóre korzyści, jakie wynikają z zastosowania nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Darmowe oprogramowanie nie tylko pozwala na korzystanie z gotowych rozwiązań. Posiadając odpowiednią wiedzę możemy tworzyć najlepsze rozwiązania dostosowane do naszych potrzeb. Z tego artykułu dowiesz się, jakie zastosowanie może mieć darmowe oprogramowanie w Twojej firmie oraz spróbujemy porównać niektóre darmowe aplikacje z ich płatnymi odpowiednikam

Apache, PHP, MySQL/PostgreSQL, czas oswoić się z tymi pojęciami!

Apache – darmowy serwer www.

PHP – język programowania. Interpreter tego języka (również darmowy) jest powszechnie integrowany z Apachem. Dzięki temu można tworzyć dynamiczne strony www.

MySQL i PostgreSQL – darmowe relacyjne bazy danych SQL. Obie mają bardzo szerokie możliwości. Bardziej popularna jest MySQL.

SQL (ang. Structured Query Language) – język zapytań stosowany do komunikacji z relacyjnymi bazami danych.

Pojęcia te są dobrze znane osobom, które miały styczność z tworzeniem dynamicznych stron internetowych. Właściciele lub szefowie firm nie koniecznie są świadomi tego, że technologie te można bardzo dobrze wykorzystać w biznesie, poprawiając wydajność pracowników, przyspieszając wykonywanie niektórych czynności.

Pierwsze czego potrzebujemy to informatyk programista, z którym trzeba podjąć współpracę. (Nie uważam, że programowanie jest trudne, trzeba mieć tylko dużo cierpliwości i nie zrażać się niepowodzeniami. Jednak omawiane technologie wymagają dość szerokiej wiedzy nie tylko w obszarze programowania.) Z programistą konsultujemy nasze potrzeby i ewentualne pomysły. Każdy programista doświadczony w dziedzinie tzw. weblikacji (web – aplikacje) po zapoznaniu się ze specyfiką prowadzonej działalności prawdopodobnie będzie w stanie zaproponować jakieś rozwiązania.

Jak mamy już programistę, to potrzebujemy sprzętu. Załóżmy, że prowadzimy firmę, która ma biuro z kilkoma komputerami połączonymi w sieć. Do naszej sieci dołączamy jeden komputer, który od tej pory będzie serwerem. Z przyczyn bezpieczeństwa należy ograniczyć dostęp do tego komputera. Najlepiej jeśli będzie to zdalny dostęp jedynie z lokalnej sieci bez dostępu z Internetu. Jeśli nie zależy nam na bezpieczeństwie danych, to może być to dowolny komputer, z już istniejących w sieci.

Na naszym komputerze instalujemy Linux (prawie każdy informatyk zaleci to rozwiązanie, chociaż teoretycznie może to być też Windows). Następnie serwer Apache z modułem PHP. Do tego naszą relacyjną bazę danych. Instalacją i konfiguracją oprogramowania oczywiście zajmie się nasz programista.

Do czego możemy wykorzystać technologie Apache + PHP + SQL? Możemy stworzyć bazę danych klientów, produktów, usług, projektów, pomysłów itd. Możemy stworzyć oprogramowanie do prowadzenie programów partnerskich, do kontrolowania procesów zachodzących w firmie, do kontrolowania i usprawniania przebiegu informacji. Możemy tworzyć wszelkiego rodzaju harmonogramy i plany, które będą „nękać” pracowników przypomnieniami w postaci np. listów e-mail. Możemy stworzyć aplikację do obsługi kadr, płac, finansów, windykacji itd. I wreszcie możemy połączyć aplikacje w jeden duży system. To wszystko będzie się znajdowało na naszym lokalnym serwerze.

Jak to działa?

Od strony serwera... Niech to zostanie słodką tajemnicą programisty. :-). Wytłumaczenie tego dokładnie zajęłoby by bardzo dużo czasu i miejsca. Od strony użytkownika nasze oprogramowanie wygląda mniej więcej, jak strona internetowa i tak samo się ją obsługuje, mianowicie uruchamiamy przeglądarkę internetową (najlepiej Firefox, nie polecam Internet Explorera),  wpisujemy adres naszej aplikacji i już. Pokazuje nam się interface złożony z elementów dostępnych w języku HTML dzięki któremu, w bardzo dużym skrócie, możemy się komunikować z bazą danych.

Języka php nie koniecznie trzeba używać w połączeniu z serwerem www. Interpreter php działa również w linii komend. Dodatkowo, system operacyjny Linux oferuje narzędzie, które uruchamia procedury w zadanym czasie. Dzięki temu możemy pisać skrypty, które wykonują jakieś czynności za nas. Na przykład aktualizują jakieś statystyki, harmonogramy albo robią kopie zapasowe itd., itp..

Jakie są korzyści z posiadania dedykowanego oprogramowania, czyli stworzonego na własne potrzeby? Generalnie rzecz biorąc oprogramowanie ogólne (pakiety office, czy istniejące na rynku systemy CMS i CRM) nigdy nie będzie w pełni realizowań naszych wymagań. Część operacji trzeba będzie wykonać ręcznie, a to zajmuje dodatkowy czas i angażuje pracownika, który mógłby zrobić coś innego. Mając swoje oprogramowanie możemy dowolnie je modyfikować i poprawiać, żeby usprawnić działanie firmy i przyspieszyć pracę pracowników.

Na przykład załóżmy, że pracownik ma przygotować miesięczny raport z ilości sprzedanych produktów z podziałem na grupy odbiorców. Zazwyczaj tego typu dane są przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym. W zależności od liczby klientów i sprzedanych produktów wyłuskanie danych, potrzebnych do raportu może zająć pracownikowi nawet kilka godzin, do tego przygotowanie raportu – około godziny. Wygenerowanie takiego samego raportu z użyciem naszego dedykowanego oprogramowania ograniczy się do kilku kliknięć myszką. Mało tego, pracownik wcale nie musi w nic klikać. System można tak zaprogramować, żeby miesięczne raporty przesyłał sam w określony dzień, o określonej godzinie na e-mail szefa.

Jeśli chodzi o koszty,  to trzeba uwzględnić pensję programisty oraz zakup sprzętu komputerowego. Dla bardzo małych firm i jedno i drugie nie koniecznie jest tanie, ale optymalizacja pracy firmy, wynikająca z wdrożenia aplikacji najczęściej przynosi w czasie więcej zysków niż wynoszą koszty takiej inwestycji.

Często jest tak, że automatyzacja jakiegoś procesu, choćby przepływu danych w biurze podnosi wydajność nawet dziesięciokrotnie. Załóżmy, że prowadzimy firmę oferującą usługi 200 klientom. Każdy klient pod koniec miesiąca musi dostać raport z wykonywania usługi oraz fakturę. Załóżmy, że przygotowanie raportu i wystawienie faktury dla jednego klienta zajmuje jednemu pracownikowi około 5 minut. Dla 200 klientów dostajemy 1000 minut. To jest ponad 16 godzin. Czyli 5 osobowy zespół jest zajęty przygotowywaniem raportów przez ponad 5 godzin a więc większą część dnia pracy. Jeżeli zautomatyzujemy proces przygotowywania raportów i wystawiania faktur to otrzymujemy gotowe raporty i wydrukowane faktury oraz zaadresowane koperty. Pozostaje powkładać faktury w odpowiednie koperty i wysłanie ich. Zajmie to jednemu pracownikowi około 2 godzin. Reszta zespołu może w tym czasie zająć się czymś innym, na przykład pozyskiwaniem nowych klientów.

Podsumowując, warto inwestować w optymalizację pracy i automatyzację procesów. Technologie takie jak wymienione: Apache, PHP i relacyjna baza danych pozwalają na wprowadzenie dużych zmian w funkcjonowaniu firmy przy stosunkowo małych kosztach.

Windows vs Linux

Porównanie:

Ms Office vs Open office