Czy wyznaczono cię lub sam się wyznaczyłeś do zorganizowania eventu promocyjnego? Niestety nie masz bladego pojęcia jak się do tego zabrać? Bez względu na to czy jest to twój pierwszy, czy setny event, czy planujesz skromne spotkanie, czy imprezę na tysiąc osób istnieją pewne podstawowe zasady, które sprawdzają się za każdym razem. Pamiętaj, że bez właściwego planowania twoja impreza zdana jest łaski i nie łaski losu. Przestrzegając kilku podstawowych reguł możesz mieć pewność, że twój event będzie hitem sezonu.
1.Najważniejsze są jasno sprecyzowane cele. W zależności od tego, czy stawiamy na sprzedaż, budowanie relacji z klientami lub świadomości marki posłużymy się innymi narzędziami do osiągnięcia tych konkretnych celów. Przeanalizuj w jaki sposób twoje dotychczasowe działania realizowały cele, które sobie założyłeś i zastanów się co możesz jeszcze zmienić.
2. Ustal kluczowe informacje dotyczące eventu. Ilu ludzi spodziewasz się na imprezie? Jakie twoim zdaniem korzyści powinny wynikać ze zorganizowania imprezy? Jeśli impreza jest organizowana cyklicznie, to czy zależy ci na tym, aby zgromadziła więcej osób niż poprzednia? Odpowiedzi na te pytania pozwolą ci lepiej zaplanować przedsięwzięcie.
3.Do najważniejszych spraw, które należy uwzględnić już na etapie planowania eventu należy budżet. Przygotuj możliwie precyzyjny budżet roboczy. Nie zapomnij jednak o pewnej kwocie extra, która pozwoli ci łatwiej poradzić sobie z niespodziewanymi sytuacjami. Tworząc budżet weź pod uwagę ile pieniędzy chcesz wydać oraz czynniki, które mogą być źródłem dochodu z tytułu zorganizowania imprezy.
4. Czas i lokalizacja imprezy, to jedna z najważniejszych rzeczy, jakie powinieneś brać pod uwagę, jako organizator. Zanim zdecydujesz się na konkretną lokalizację sprawdź przynajmniej kilka ofert. Przy wyborze weź pod uwagę takie kwestie, jak przestrzeń potrzebna do zorganizowania eventu, ewentualną przestrzeń parkingową, oświetlenie, dostęp do komputera i internetu, itd.
5. Zaplanuj całą organizację imprezy w czasie. Określ precyzyjnie terminy, w których uporasz się z poszczególnymi etapami przygotowań, takimi jak ogłoszenia dotyczące imprezy, przygotowanie materiałów promocyjnych, catering, dekoracje, program rozrywkowy oraz wiele innych spraw, z którymi będziesz musiał się uporać.
6. Niektóre imprezy będą wymagać specjalnych pozwoleń. Pozwolenia mogą dotyczyć wszystkiego, od muzyki, po właściwą ochronę eventu. Pamiętaj, aby wszystkie formalności załatwić na długo przed początkiem imprezy. Załatwianie wszystkiego na ostatnią chwilę będzie kosztować Cię nie tylko więcej czasu i trudu, ale także nerwów.
7. Jeśli planujesz nagłośnić imprezę to zastanów się, jakie media oraz materiały będę najbardziej skuteczne. Pomyśl o ulotkach, zaproszeniach, mailach, informacji prasowej. Istnieje wiele sprawdzonych i niekoniecznie kosztownych sposobów, które mogą ci w tym pomóc.
8. Bądź wystarczająco przygotowany na sytuacje nieprzewidziane i awaryjne. Upewnij się, że plan ewakuacyjny jest właściwie przygotowany, a twoi goście będą objęci właściwą opieką. Kieruj się zasadą, spodziewaj się najlepszego, przygotuj się na najgorsze.
Te kilka wskazówek powinno pomóc ci zorganizować event promocyjny, który stanie się prawdziwym hitem.
