Mamy marzec. Koniec roku większość firm ma już za sobą. Rozliczenia, bilanse itp. również. Czas więc zająć się porządkami w firmowym archiwum. Wielu z nas zastanawia się co można zrobić z pęczniejącymi w tempie błyskawicznym stosami faktur i innymi dokumentami, które powoli, lecz niezwykle skutecznie zapełniają archiwalne półki? Odpowiedzi jest kilka w zależności od rodzaju dokumentów, które posiadamy. Poniżej przedstawię kilka praktycznych porad dotyczących postępowania z dokumentami.
PORADA 1 – NISZCZENIE DOKUMENTÓW
Jeśli firma istnieje już kilka lat część dokumentów będzie można zniszczyć. Oto kilka najbardziej typowych rodzajów dokumentów, które mają krótkie okresy przechowywania:
- dokumenty księgowe (np. faktury, PK itp.) – przechowujemy 6 lat
- korespondencja, w tym zlecenia – przechowujemy 5 lat
- dokumenty rozchodu (WZ, PZ, RW) – przechowujemy 5 lat
Większość tych dokumentów zawiera jednak dane, które nie powinny trafić do osób postronnych, a jest ich zazwyczaj na tyle dużo, że niszczenie ich w biurowej niszczarce może doprowadzić nawet najbardziej cierpliwego pracownika na skraj załamania nerwowego. Rozwiązaniem może być pomoc firmy usługowo niszczącej dokumenty. Takie firmy po wykonaniu usługi wystawiają certyfikaty zniszczenia dokumentów. Na tych certyfikatach nie stwierdzają jednak jakie dokumenty zostały zniszczone. Wynika to ze specyfiki ich działalności, która polega na możliwie największej ochronie danych, zawartych w dokumentach. W związku z tym konwojenci nie mają prawa wglądu w odbierane dokumenty.
Jeżeli potrzebne jest wykonanie spisu dokumentów, które wędrują do zniszczenia, proponuję wcześniej wykonać ich archiwizację.
PORADA 2 – ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW
Jeśli w archiwum jest duży bezład, warto jest uporządkować dokumenty. Prawidłowa archiwizacja pozwoli również ocenić jakie (i co ważniejsze ile) dokumentów będzie można zniszczyć w latach następnych. Niestety, żeby wykonać archiwizację dobrze i szybko, trzeba wykazać się sporą dozą wiedzy i jeszcze większą ilością doświadczenia. Archiwista na etacie jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla dużych i bardzo dużych firm, ponieważ wtedy ilość dokumentów zapewni archiwiście pracę cały czas. Jednak dla firm małych i średnich posiadanie archiwisty na etacie jest nieopłacalne, a spójrzmy prawdzie w oczy, jeśli zadanie archiwisty wyznaczy się komuś, kto ma inne, ważniejsze obowiązki, archiwum będzie piątym kołem u wozu. Gdy doda się jeszcze brak wiedzy i doświadczenia, ma się gwarantowany problem z archiwum. W związku z tym, szczególnie dla firm małych i średnich, po raz kolejny proponuję usługę outsourcingową. Zaangażowanie raz na rok, może raz na dwa lata archiwisty z firmy zewnętrznej, pozwoli na znaczne ograniczenie kosztów przy jednoczesnym zachowaniu porządku w archiwum.
W trakcie usługi archiwizacji archiwista wykona m.in. usługę brakowania dokumentów, tzn. zakwalifikuje część dokumentów do zniszczenia. Dla tych dokumentów sporządzi osobny spis zdawczo-odbiorczy. Będzie to idealna wręcz podkładka dla urzędów kontrolujących, na wypadek, gdyby zechciały otrzymać dostęp do już zniszczonych dokumentów.
Większość firm wykonujących usługę archiwizacji wykonuje również osobno usługę brakowania dokumentów, jednak takie rozdzielenie jest niezalecane w myśl zasady „zrobić raz, a dobrze”.
PORADA 3 – PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW
Jeśli po archiwizacji, brakowaniu i zniszczeniu dokumentów nadal mamy ich za dużo, pozostają nam dwa wyjścia, utworzyć nowe, większe archiwum lub znów skorzystać z usług outsourcingowych. Własne archiwum ma prostą zaletę – archiwum jest na miejscu. Jednak koszt wyposażenia nowego pomieszczenia w regały, gaśnice itd. jest dość pokaźny. Koszt rośnie drastycznie w chwili, gdy firma wynajmuje pomieszczenia w biurowcu. Szczególnie w takim przypadku znacznie korzystniejsze finansowo może się okazać przeniesienie zasobu archiwum do zewnętrznego przechowawcy akt.
Przy takiej usłudze warto jest zwrócić uwagę na kilka ważnych elementów:
1. Posiadanie przez przechowawcę zgody na przechowywanie akt osobowych i płacowych.
Nawet jeśli nie planujemy zewnętrznego przechowywanie takich akt jest to świadectwo przechowywania dokumentów w ściśle ustalonych warunkach. Nie ma przepisu, który tak dokładnie ustalałby warunki przechowywania dokumentów, gdyż akta osobowe i płacowe muszą wytrzymać 50 lat, czyli prawie dziesięciokrotnie dłużej, niż dokumentacja księgowa.
2. Czytelność cennika czynności dodatkowych.
Taki cennik dotyczy wypożyczania, dostaw i wysyłki dokumentów. Warto tu zwrócić uwagę na jego czytelność. Wiele firm ma tak skomplikowany cennik czynności dodatkowych, że z łatwością potrafi w ofercie i umowie ukryć dodatkowe koszta.
Podsumowując: przypływu biurokracji nie da się zatrzymać. Można jednak nad nim zapanować. Warto jest poświęcić tematowi chwilę i zastanowić się jak to zrobić najlepiej. Mam nadzieję, że w powyższym artykule wyjaśniłam choć część wątpliwości dotyczących tematyki związanej z postępowaniem z dokumentacją znajdującym się w archiwum.
PORADA 1 – NISZCZENIE DOKUMENTÓW
Jeśli firma istnieje już kilka lat część dokumentów będzie można zniszczyć. Oto kilka najbardziej typowych rodzajów dokumentów, które mają krótkie okresy przechowywania:
- dokumenty księgowe (np. faktury, PK itp.) – przechowujemy 6 lat
- korespondencja, w tym zlecenia – przechowujemy 5 lat
- dokumenty rozchodu (WZ, PZ, RW) – przechowujemy 5 lat
Większość tych dokumentów zawiera jednak dane, które nie powinny trafić do osób postronnych, a jest ich zazwyczaj na tyle dużo, że niszczenie ich w biurowej niszczarce może doprowadzić nawet najbardziej cierpliwego pracownika na skraj załamania nerwowego. Rozwiązaniem może być pomoc firmy usługowo niszczącej dokumenty. Takie firmy po wykonaniu usługi wystawiają certyfikaty zniszczenia dokumentów. Na tych certyfikatach nie stwierdzają jednak jakie dokumenty zostały zniszczone. Wynika to ze specyfiki ich działalności, która polega na możliwie największej ochronie danych, zawartych w dokumentach. W związku z tym konwojenci nie mają prawa wglądu w odbierane dokumenty.
Jeżeli potrzebne jest wykonanie spisu dokumentów, które wędrują do zniszczenia, proponuję wcześniej wykonać ich archiwizację.
PORADA 2 – ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW
Jeśli w archiwum jest duży bezład, warto jest uporządkować dokumenty. Prawidłowa archiwizacja pozwoli również ocenić jakie (i co ważniejsze ile) dokumentów będzie można zniszczyć w latach następnych. Niestety, żeby wykonać archiwizację dobrze i szybko, trzeba wykazać się sporą dozą wiedzy i jeszcze większą ilością doświadczenia. Archiwista na etacie jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla dużych i bardzo dużych firm, ponieważ wtedy ilość dokumentów zapewni archiwiście pracę cały czas. Jednak dla firm małych i średnich posiadanie archiwisty na etacie jest nieopłacalne, a spójrzmy prawdzie w oczy, jeśli zadanie archiwisty wyznaczy się komuś, kto ma inne, ważniejsze obowiązki, archiwum będzie piątym kołem u wozu. Gdy doda się jeszcze brak wiedzy i doświadczenia, ma się gwarantowany problem z archiwum. W związku z tym, szczególnie dla firm małych i średnich, po raz kolejny proponuję usługę outsourcingową. Zaangażowanie raz na rok, może raz na dwa lata archiwisty z firmy zewnętrznej, pozwoli na znaczne ograniczenie kosztów przy jednoczesnym zachowaniu porządku w archiwum.
W trakcie usługi archiwizacji archiwista wykona m.in. usługę brakowania dokumentów, tzn. zakwalifikuje część dokumentów do zniszczenia. Dla tych dokumentów sporządzi osobny spis zdawczo-odbiorczy. Będzie to idealna wręcz podkładka dla urzędów kontrolujących, na wypadek, gdyby zechciały otrzymać dostęp do już zniszczonych dokumentów.
Większość firm wykonujących usługę archiwizacji wykonuje również osobno usługę brakowania dokumentów, jednak takie rozdzielenie jest niezalecane w myśl zasady „zrobić raz, a dobrze”.
PORADA 3 – PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW
Jeśli po archiwizacji, brakowaniu i zniszczeniu dokumentów nadal mamy ich za dużo, pozostają nam dwa wyjścia, utworzyć nowe, większe archiwum lub znów skorzystać z usług outsourcingowych. Własne archiwum ma prostą zaletę – archiwum jest na miejscu. Jednak koszt wyposażenia nowego pomieszczenia w regały, gaśnice itd. jest dość pokaźny. Koszt rośnie drastycznie w chwili, gdy firma wynajmuje pomieszczenia w biurowcu. Szczególnie w takim przypadku znacznie korzystniejsze finansowo może się okazać przeniesienie zasobu archiwum do zewnętrznego przechowawcy akt.
Przy takiej usłudze warto jest zwrócić uwagę na kilka ważnych elementów:
1. Posiadanie przez przechowawcę zgody na przechowywanie akt osobowych i płacowych.
Nawet jeśli nie planujemy zewnętrznego przechowywanie takich akt jest to świadectwo przechowywania dokumentów w ściśle ustalonych warunkach. Nie ma przepisu, który tak dokładnie ustalałby warunki przechowywania dokumentów, gdyż akta osobowe i płacowe muszą wytrzymać 50 lat, czyli prawie dziesięciokrotnie dłużej, niż dokumentacja księgowa.
2. Czytelność cennika czynności dodatkowych.
Taki cennik dotyczy wypożyczania, dostaw i wysyłki dokumentów. Warto tu zwrócić uwagę na jego czytelność. Wiele firm ma tak skomplikowany cennik czynności dodatkowych, że z łatwością potrafi w ofercie i umowie ukryć dodatkowe koszta.
Podsumowując: przypływu biurokracji nie da się zatrzymać. Można jednak nad nim zapanować. Warto jest poświęcić tematowi chwilę i zastanowić się jak to zrobić najlepiej. Mam nadzieję, że w powyższym artykule wyjaśniłam choć część wątpliwości dotyczących tematyki związanej z postępowaniem z dokumentacją znajdującym się w archiwum.
Licencja: Creative Commons
