Powszechnym czynnikiem powodującym, że tracimy bezowocnie czas są zakłócenia. Wyobraź sobie, że siedzisz przy biurku i formułujesz pismo dla nowego klienta. W końcu wiesz jak zacząć. Słowa przychodzą ci łatwo.
Nagle wchodzi pracownik i przeszkadza Ci z powodu telefonu do klienta. Tłumaczysz klientowi, że później zadzwonisz do klienta. Z powodu tej krótkiej przerwy zgubiłeś wątek. Mówisz od nowa przemyśleć całą sprawę. Tracisz czas. Czy nie byłoby prościej powiesić tabliczkę na drzwiach. Proszę nie przeszkadzać do godziny 12.30, lub dać polecenie sekretarce, aby notowała wszystkie przychodzące rozmowy, abyś mógł później je załatwić. Zastanów się co jest takie naprawdę ważne w twojej pracy, że nie może poczekać godzinę.
Biurko wielu osób jest miejscem na którym można wykonywać wiele rzeczy z wyjątkiem jednej. Nie można na nim pisać. To co ważne jest w tym chaosie trudne do znalezienia. Dlatego spędzasz czas na szukaniu. Jak dużo czasu spędzasz, żeby tą górę kiedykolwiek posprzątać. Ile rzeczy zapomnisz ponieważ odpowiedni papier stracisz z oczu z powodu bałaganu.
Kluczową sprawą jest ważne ustalanie celów. Zarówno tych krótkoterminowych jak i długoterminowych.
Zarządzanie czasem w pięciu krokach
1. Przygotuj podręczny notes w którym będziesz mógł łatwo odnaleźć terminy, zadania do wykonania, kontakty.
2. Następnie przygotuj kartkę papieru i zapisz wszystkie niezbędne czynności, które musisz wykonać i chcesz wykonać. Mogą to być rozmowy, podróże, telefony.
3. Teraz musisz ustalić priorytety. Jak ważne są dla Ciebie wszystkie wypisane czynności. Pomoże Ci w tym macierz Eisenhovera.
Wymiar ważności określa czy dana decyzja ma strategiczne znaczenie dla naszego przyszłego funkcjonowania związanego z naszym samorozwojem, lub z przyszłością naszej firmy. Decyzje nie mające strategicznego znaczenia powinno się zlecać podwładnym. Niestety częstym błędem jest próba decydowania o wszystkim i sprawdzenia wszystkiego samodzielnie. Tak naprawdę osoba zarządzająca nie może i nie powinna wiedzieć i zajmować się wszystkimi aspektami funkcjonowania organizacji. Chcąc dopilnować spraw takich jak zakup żarówek czy sprzątanie pomieszczeń osoba zarządzająca nie będzie mogła należycie koncentrować się na kwestiach strategicznych takich jak poszukiwanie kierunków ekspansji, tworzenie i koordynacja struktury organizacyjnej itd.
Wymiar pilności określa jak szybko musi być wykonane dane zadanie.
Zarówno w życiu prywatnym jak i w każdej organizacji istnieje mnóstwo zadań zarówno ważnych i nieważnych oraz pilnych i nie pilnych.
Dzięki macierzy Eisenhovera możemy kontrolować wszystkie zadania, nie przegapić żadnego zadania: zarówno wysłania sprawozdania finansowego czy odpowiedzi na zapytania ofertowe jak również zadań takich jak ważne wizyty handlowe.
4. Kolejnym krokiem jest ustalenie czasu potrzebnego wykonanie czynności.
5. Następnie należy ująć zadania w planie codziennym i tygodniowym
Swoje zadania należy ująć w planie dziennym tak, aby została rezerwa czasu. Będzie ona pomocna w przypadku nieprzewidzianych czynności.
Nagle wchodzi pracownik i przeszkadza Ci z powodu telefonu do klienta. Tłumaczysz klientowi, że później zadzwonisz do klienta. Z powodu tej krótkiej przerwy zgubiłeś wątek. Mówisz od nowa przemyśleć całą sprawę. Tracisz czas. Czy nie byłoby prościej powiesić tabliczkę na drzwiach. Proszę nie przeszkadzać do godziny 12.30, lub dać polecenie sekretarce, aby notowała wszystkie przychodzące rozmowy, abyś mógł później je załatwić. Zastanów się co jest takie naprawdę ważne w twojej pracy, że nie może poczekać godzinę.
Biurko wielu osób jest miejscem na którym można wykonywać wiele rzeczy z wyjątkiem jednej. Nie można na nim pisać. To co ważne jest w tym chaosie trudne do znalezienia. Dlatego spędzasz czas na szukaniu. Jak dużo czasu spędzasz, żeby tą górę kiedykolwiek posprzątać. Ile rzeczy zapomnisz ponieważ odpowiedni papier stracisz z oczu z powodu bałaganu.
Kluczową sprawą jest ważne ustalanie celów. Zarówno tych krótkoterminowych jak i długoterminowych.
Zarządzanie czasem w pięciu krokach
1. Przygotuj podręczny notes w którym będziesz mógł łatwo odnaleźć terminy, zadania do wykonania, kontakty.
2. Następnie przygotuj kartkę papieru i zapisz wszystkie niezbędne czynności, które musisz wykonać i chcesz wykonać. Mogą to być rozmowy, podróże, telefony.
3. Teraz musisz ustalić priorytety. Jak ważne są dla Ciebie wszystkie wypisane czynności. Pomoże Ci w tym macierz Eisenhovera.
Wymiar ważności określa czy dana decyzja ma strategiczne znaczenie dla naszego przyszłego funkcjonowania związanego z naszym samorozwojem, lub z przyszłością naszej firmy. Decyzje nie mające strategicznego znaczenia powinno się zlecać podwładnym. Niestety częstym błędem jest próba decydowania o wszystkim i sprawdzenia wszystkiego samodzielnie. Tak naprawdę osoba zarządzająca nie może i nie powinna wiedzieć i zajmować się wszystkimi aspektami funkcjonowania organizacji. Chcąc dopilnować spraw takich jak zakup żarówek czy sprzątanie pomieszczeń osoba zarządzająca nie będzie mogła należycie koncentrować się na kwestiach strategicznych takich jak poszukiwanie kierunków ekspansji, tworzenie i koordynacja struktury organizacyjnej itd.
Wymiar pilności określa jak szybko musi być wykonane dane zadanie.
Zarówno w życiu prywatnym jak i w każdej organizacji istnieje mnóstwo zadań zarówno ważnych i nieważnych oraz pilnych i nie pilnych.
Dzięki macierzy Eisenhovera możemy kontrolować wszystkie zadania, nie przegapić żadnego zadania: zarówno wysłania sprawozdania finansowego czy odpowiedzi na zapytania ofertowe jak również zadań takich jak ważne wizyty handlowe.
4. Kolejnym krokiem jest ustalenie czasu potrzebnego wykonanie czynności.
5. Następnie należy ująć zadania w planie codziennym i tygodniowym
Swoje zadania należy ująć w planie dziennym tak, aby została rezerwa czasu. Będzie ona pomocna w przypadku nieprzewidzianych czynności.
Licencja: Creative Commons
