Czym jest rodzinna baza dokumentów? Co powinno się w niej znaleźć i gdzie ją przechowywać? O tym wszystkim napiszemy w dzisiejszym artykule.
Rodzinna baza danych – najważniejsze dokumenty w jednym miejscu
Dlaczego warto gromadzić rodzinne informacje w jednym miejscu? I czemu przydaje się to zwłaszcza w chwili śmierci bliskiej osoby?
Informacja o stracie najbliższego to zawsze bardzo trudny moment dla członków rodziny, którzy muszą się zająć wieloma sprawami organizacyjnymi i formalnościami. W kwestii przygotowania uroczystości pogrzebowych najczęściej pomagają im oczywiście profesjonalne firmy, jak choćby zakład pogrzebowy Hades: https://dompogrzebowylomianki.pl. Niestety z pozostałymi sprawami urzędowymi, rodzina musi zmierzyć się sama. Nie zawsze jest to łatwe, zwłaszcza gdy zmarły jako jedyny zajmował się domowymi finansami oraz sprawami administracyjnymi i nie zostawił jasnych wskazówek, co zrobić w razie jego śmierci.
Rozwiązaniem może okazać się wcześniejsze przygotowanie domowej bazy danych dla całej rodziny. Co to takiego? To zespół wszystkich kluczowych informacji i dokumentów, zebranych w jednym miejscu. Wszyscy członkowie rodziny powinni być poinformowani, gdzie znajduje się taka dokumentacja i co zawiera, by w razie potrzeby móc z niej łatwo skorzystać, na przykład w razie śmierci bliskiego lub sytuacji zagrożenia życia.
Jakie dokumenty przechowywać w bazie?
W rodzinnej bazie danych przechowuje się rozmaite dokumenty związane z identyfikacją poszczególnych członków rodziny, a także dokumenty majątkowe, ubezpieczeniowo-finansowe, a nawet dokumentację zdrowotną. Powinny być one odpowiednio pogrupowane, pozwalając na łatwą identyfikację, gdy zajdzie konieczność skorzystania z nich.
W takiej dokumentacji powinny się zatem znaleźć:
- akty cywilne członków rodziny (urodzin, ślubu etc.),
- wyniki badań, informacje o zażywanych lekach,
- testamenty,
- dokumenty związane z nieruchomościami (akty własności),
- polisy ubezpieczeniowe,
- obligacje i inne dokumenty związane z inwestycjami,
- informacje o zobowiązaniach (np. zaciągniętych kredytach i udzielanych innym pożyczkach),
- podstawowe dokumenty na temat prowadzonych przez członków rodziny działalności gospodarczych,
- dane rachunków bankowych i lokat.
Warto pamiętać, by ze względów bezpieczeństwa nie przechowywać w jednym miejscu dokumentów, które mogłyby narazić rodzinę na kłopoty, jak na przykład kart płatniczych, pinów ani danych logowania do konta. W razie włamania i kradzieży może to doprowadzić do jeszcze większych strat. Powinno się natomiast zgrupować podstawowe informacje pozwalające na łatwe zidentyfikowanie wszystkich inwestycji, kont i innych dokumentów finansowych.
Gdzie przechowywać kluczowe dokumenty i jak zadbać o ich bezpieczeństwo?
Sposób przechowywania dokumentacji rodzinnej to kwestia mocno indywidualna. Powinno być to jednak miejsce dostępne i znane wszystkim dorosłym członkom rodziny, by w razie potrzeby mogli łatwo skorzystać ze zgromadzonych informacji. Może być to na przykład szuflada w biurku, konkretna półka na regale lub domowy sejf.
Papierowe dokumenty powinny być odpowiednio zabezpieczone przed szkodliwymi czynnikami zewnętrznymi, jak choćby przypadkowe zalanie lub zabrudzenie. Zbieranie dokumentacji w formie papierowej nie jest wymogiem. Niektórzy decydują się na przechowywanie danych na laptopach lub dyskach zewnętrznych. W takiej sytuacji zawsze dobrze jest stworzyć kopię bezpieczeństwa.
Rodzinna baza danych – wsparcie nie tylko w razie śmierci bliskiego
W trudnych rodzinnych sytuacjach, jak choroba lub utrata bliskiego, dodatkowe zmartwienia zdecydowanie nie są potrzebne. Warto zatem zabezpieczyć siebie i swoich bliskich poprzez wcześniejsze zgromadzenie ważnych dokumentów w jednym miejscu. Znacząco ułatwia to działanie w mocno stresujących momentach oraz pozwala szybciej reagować wtedy, gdy każda minuta jest na wagę złota.
