Ile listów potrzeba, żeby ich samodzielne zaadresowanie stało się męczące? Dziesięć, piętnaście, dwadzieścia, pięćdziesiąt? Jeśli kierujesz firmą, która prowadzi cykliczną wysyłkę ofert, powiadomień czy innych okazjonalnych wiadomości do Klientów, to wiesz, że formuła związana z pocztą konwencjonalną wiążę się z dużym nakładem powtarzalnej pracy. Od wygenerowania listów przez ich wydruk po spakowanie i dostarczenie na pocztę. Jednak cały proces można zlecić zewnętrznej firmie, a obsługa korespondencji masowej w ten sposób może okazać się naprawdę opłacalnym wyjściem. Przy czym istnieje kilka argumentów przemawiających za tym, by korespondencja masowa została przekazana w ręce drukarni.
Zarządzanie drukarnią to przecież nie tylko druk
Korespondencja masowa obsługiwana przez drukarnię ogranicza liczbę osób zaangażowanych w cały proces i maksymalizuje efekty. Wynika to z szeregu czynników, choć oczywiście głównym pozostaje to, że w drukarni się... drukuje. Jednak spójrzmy na to szerzej:
-
Firma przygotowuje treść, która ma znaleźć się na wydrukach i przekazuje ją drukarni wraz z bazą Klientów.
Tutaj się zatrzymajmy, bo na tym kończą się obowiązki Klienta! Resztę zadań przejmuje drukarnia, a są to:
-
Przygotowanie wydruków,
-
Zapakowanie ich w koperty do pakowania maszynowego,
-
Zaadresowanie,
-
Wysłanie do odbiorców całym kraju.
Tak skonstruowana obsługa korespondencji masowej sprawia, że przesyłki i dane osobowe są bezpieczne, a w przyszłości całość może pójść jeszcze szybciej, ponieważ drukarnia już ma bazę klientów i wzory dokumentów, więc po pierwsze może szybko reagować na ewentualną potrzebę poprawek, a po drugie łatwo generować kolejne druki. Obsługa korespondencji masowej zlecona jednemu operatorowi, w tym przypadku drukarni, to również bezpieczne rozwiązanie z punktu widzenia pandemii, bo ogranicza liczbę osób zaangażowanych w proces.
Korespondencja masowa może przybrać różną postać
Jak możemy zobaczyć w ofercie drukarni obsługujących korespondencję masową, usługa może dotyczyć różnego rodzaju wydruków, takich jak:
-
Publikacje - materiały reklamowe,
-
Kupony,
-
Zaproszenia,
-
Korespondencja,
-
Faktury i inne dokumenty,
-
Ankiety do badania rynku,
-
Zestawienia finansowe (faktury, wykaz przeprowadzonych transakcji, monity, specyfikacje zadłużeń, wezwania do zapłaty).
Tak szeroka oferta w połączeniu z profesjonalnym, ugruntowanym podejściem sprawia, że określona drukarnia może skutecznie obsługiwać Klientów danej firmy, gwarantując przy tym bezpieczeństwo ich danych i wykonywanie całego procesu zgodnie z przepisami narzuconymi przez RODO. Jest to szczególnie istotne przy sprawie tak wrażliwej, jaką jest obsługa korespondencji masowej. Wysyłka prowadzona jest do odbiorców w całym kraju, a wszystkie przesyłki są całkowicie bezpieczne. Takie rozwiązanie zachęca również do długofalowej współpracy, która dodatkowo wzmacnia bezpieczeństwo i nie doprowadza do tego, że wrażliwe dane znajdują się w wielu miejscach.
