Płynniejsze i szybsze przeprowadzanie czynności sprawdzających i kontrolnych oraz dostęp do uporządkowanych danych może również pozwolić na ustalenie, czy w dokumencie nie zaistniały nieprawidłowości.
Plik elektroniczny posiada logiczną strukturę w postaci XML, która publikowana jest na stronie Ministerstwa Finansów.
Przez Jednolity Plik Kontrolny należy rozumieć szereg ksiąg i dokumentów, które prowadzone są za pomocą programów komputerowych w odpowiednim formacie. Na żądanie organu podatkowego przedsiębiorcy zobowiązani są do generowania i wysyłania danych za pomocą odpowiedniej struktury.
Każdy JPK składa się odpowiednio z trzech sekcji - nagłówkowej, która zawiera informacje identyfikujące dany podmiot, merytorycznej przekazującej dane dotyczące zdarzenia gospodarczego oraz kontrolnej, dzięki której można sprawdzić czy dokument można prawidłowo odczytać.
Jedną z najważniejszych struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego jest VAT. Osoby prawne, fizyczne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej zobowiązane są do prowadzenia tego sposobu ewidencji i wysyłania pism elektronicznych ministrowi właściwemu do spraw finansów. Ten rodzaj formularza wysyłany jest bez względu czy organ wydał uprzednio rozporządzenie w tej kwestii.
W grudniu 2018 roku Minister Finansów opublikował projekt nowelizacji, w którym jedną z największych zmian dotyczyło zastąpienie deklaracji dla podatku od towarów i usług VAT-7 oraz VAT-7k poprzez przekształcenie tych dwóch formularzy w postać jednego nowego pliku JPK VAT od lipca 2019 roku.
Jedną z korzyści wprowadzonych plików elektronicznych są również mniejsze wydatki, jakie ponieść musieli przedsiębiorcy jeszcze przed wprowadzeniem projektowanego rozwiązania.
Dostosowanie dotychczas używanych systemów informatycznych do nowych rozwiązań będą zależały od m.in. sposobu prowadzenia ksiąg oraz tego, czy zmiana dotyczyć będzie jedynie systemu księgowego, czy może całego przedsiębiorstwa.
Resort finansów wyjaśnia, że zmiana związana z uproszczeniem rozliczeń podatku VAT będzie miała na celu przede wszystkim przekazanie płatnikom narzędzia, które będzie proste, przejrzyste, a przede wszystkim też przyjazne.
Firmy dotychczas wypełniające obowiązki związane z podatkiem od towarów i usług zmniejszą liczbę sporządzanych dokumentów, ponieważ nowelizacja wprowadza jeden plik zawierający deklarację oraz ewidencję VAT w jednym.
Przedsiębiorcy często musieli przy składaniu tradycyjnego pisma dodatkowo dołączać załączniki oraz wnioski, a więc liczba formularzy stale rosła wraz z każdym osobnym elementem, który dotyczył w jakiś sposób VAT-u. W przypadku Jednolitego Pliku Kontrolnego osobne formularze zostaną zastąpione polami wyboru zawartymi w strukturze nowego pliku.
