Nakłada ona również obowiązek na podmioty będące w posiadaniu tych danych zgodnie z art. 7 wyżej powołanej ustawy stosowanie procedury dotyczącej ich przetwarzania, modyfikacji, a nawet usuwania. W rozumieniu przepisów ustawy o ochronie danych osobowych do podmiotów mających obowiązek zabezpieczenia danych dotyczących osób trzecich należą również działające na terenie naszego kraju przedsiębiorstwa, które w swoich zbiorach w postaci dokumentacji papierowej bądź elektronicznej dysponują danymi swoich klientów. Zgodnie z art. z ust. 3 przez usuwanie danych należy rozumieć ich zniszczenie bądź taką modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dotyczą. Ponieważ w każdym biurze dokumentacja papierowa po upływie określanego terminu archiwizacji ulega zniszczeniu dla zachowania wymogów proceduralnych polecane jest wręcz stosowanie nowoczesnych urządzeń zwyczajowo nazywanych niszczarkami.
Profesjonalne niszczarki dokumentów
Niszczarki przeznaczone do utylizacji dokumentacji biurowej wykorzystywane są nie tylko w celu pozbycia się zalegającej w firmie makulatury papierowej, ale przede wszystkim do zniszczenia dokumentów zawierających dane objęte ustawą o ich ochronie. W sprzedaży dostępne są różne modele urządzeń, których zarówno wydajność jak również sposób cięcia dokumentów na niemożliwe do odtworzenia ścinki można bez żadnego problemu dopasować do indywidualnych potrzeb każdej firmy.
Producenci oferują zarówno proste w budowie niszczarki przeznaczone do bezpiecznej utylizacji dokumentów domowych takich jak dla przykładu faktury czy zeznania podatkowe jak również profesjonalne niszczarki centralne, które ze względu na rozszerzoną funkcjonalność oraz wydajność doskonale sprawdzają się w dużych przedsiębiorstwach skutecznie niszcząc dane zawarte w dokumentacji papierowej bądź na nośnikach elektronicznych.
Ochrona tożsamości
Ze względu na stopień konieczności zabezpieczenia utylizowanych dokumentów wprowadzony został kilkustopniowy podział, który definiuje poziom bezpieczeństwa zniszczenia danych zagwarantowany przez dany model niszczarki. I tak w przypadku utylizacji jedynie dokumentów firmowych o charakterze wewnętrznym, które nie zostały objęte ustawą o ochranie danych osobowych, producenci polecają zastosowanie urządzenia o poziomie zabezpieczenia 1, które tnie dokument na paski o szerokości około dwunastu milimetrów. W przypadku konieczności zniszczenia dokumentacji o charakterze tajnym polecany jest model gwarantujący zabezpieczenie zniszczonych danych na poziomie 5, który tnie kartkę papieru na ścinki o szerokości mniejszej niż jeden milimetr.
Mając do wyboru tak rozbudowany wachlarz modeli niszczarek o różnym poziomie zabezpieczenia dokumentacji jej zutylizowanie w oparciu o procedury nałożone ustawą „O ochranie danych osobowych” są możliwe do zrealizowania. Mając na względzie coraz częściej zdarzające się ataki związane z kradzieżą danych osobowych klienci korzystający z usług firmy stosujących profesjonalne niszczarki do utylizacji dokumentacji, mogą czuć się bezpieczni i nie obawiać się że ich dane dostaną się w niepowołane ręce. Warto również wiedzieć, że podmioty dysponujące danymi osobowymi osób trzecich w przypadku braku należytej ich ochrony podczas przechowywania, modyfikowania, a nawet usuwanie podlegają odpowiedzialności karnej.
