Dostęp do akt rejestrowych spółek w Krajowym Rejestrze Sądowym nie jest scentralizowany, ale za to jest jawny. Dostęp do akt KRS online jest realizowany przez ministerstwo sprawiedliwości jedynie jako wyszukiwarka KRS online podmiotów, gdzie można pobrać WYŁĄCZNIE Aktualny Odpis KRS.
Mając zaś dostęp do pełnych akt spółki wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego tj. spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnej można spróbować ocenić ich stan sytuacji finansowej przez analizę ich sprawozdań finansowych.
Każdy z tych podmiotów jest zobowiązany do składania sprawozdań finansowych w sądzie rejonowym właściwym dla jego siedziby. Ponadto wraz ze sprawozdaniem finansowym składa się sprawozdanie zarządu z działalności spółki.
Zdarza się, że firma chcąca zasięgnąć takich informacji o kontrachencie lub konkurencie nie ma wolnych zasobów, żeby udać się do sądu w swoim, a co dopiero odległym mieście, na badanie akt. Przeliczenie kosztów podróży i czasu skutkuje mało popularną praktyką sprawdzania innych spółek i zarządy zwykle odstępują od tego typu działań, ignorując jawne dane o stanie finansowym kontrahenta czy konfliktach między wspólnikami.
Są spółki, które mają analityków akt przy każdym sądzie rejonowym KRS w Polsce i globalnie zajmują się pozyskiwaniem fotokopii (zdjęć) lub kserokopii akt rejestrowych wszystkich podmiotów zarówno z aktualnego rejestru KRS, jak i danych archiwalnych ze starego Rejestru Handlowego B (RHB), Rejestru Spółdzielni A (RSA), jak i Rejestru Fundacji (RF). Jeżeli akta są dostępne i nie trzeba czekać np. na ich przyniesienie z archiwum lub nie są aktualnie przedmiotem postępowania to wykonanie zdjęć dla klienta może się odbyć jeszcze w dniu zlecenia.
Oceniając kontrahenta warto zastanowić się również, jak wygląda sytuacja wewnętrzna firmy. Jeżeli jest spór co do wyboru członka zarządu, składu rady nadzorczej czy np. dopłat - warto o tym wiedzieć. Takie informacje mogą ułatwić negocjacje lub dać sygnał ostrzegawczy co do realizacji umowy przez kontrachenta. W tym celu można zlecić pozyskanie z akt rejestrowych spółek kopii protokołów posiedzeń wspólników i podejmowanych uchwał.
