Newsletter jest to informacja handlowa wysyłana przez właścicieli serwisów internetowych do swoich użytkowników zawierająca informacje handlowe lub reklamowe. Zasady wysyłania newslettera, uregulowane są w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. W ww. ustawie znajduje się wiele ograniczeń dla przedsiębiorców prowadzących serwisy, w tym ograniczenia dotyczące newsletterów. W żadnym wypadku właściciel serwisu nie może wysyłać newsletterów w sposób dowolny, bez uprzedniej wyraźnej zgody użytkowników znajdujących się w bazie danych serwisu.
Odpowiedź na pytanie, co to jest informacja handlowa (a więc newsletter) znajdziemy w art. 2 ust. 2 ww. ustawy. Wskazuje ona że informacją handlową jest każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów usług lub wizerunku przedsiębiorcy (…).
Należy pamiętać, że zgoda użytkownika serwisu na otrzymywanie newslettera nie może być dorozumiana, a powinna być przekazana przez użytkownika w sposób jednoznaczny i wyraźny. Serwis powinien zapewnić możliwość jednoznacznego wyrażenia zgody na otrzymywanie przez użytkowanie newsletterów. W celu wysyłania newslettera serwis nie może wykorzystywać zgody wyrażonej przez użytkownika, która wprost nie dotyczyła otrzymywania newslettera. Nie można również formułować opcji wyrażenia zgody, która będzie obejmowała kilka elementów. Przykładowo można wskazać, że zgoda na otrzymywanie newslettera nie powinna być „wpleciona” w zgodę na przetwarzanie danych osobowych lub jakąkolwiek inną.
W żadnym wypadku nie można też przychylić się do stanowiska, aby zgoda użytkownika na otrzymywanie neslettera, mogła zostać pośrednio wyrażona, poprzez akceptację regulaminu, w którym jest zawarta informacja o tym, iż serwis wysyła newslettery do użytkowników.
Warto, aby w regulaminie serwisu znalazło się odpowiednie postanowienie mówiące o tym, że użytkownik może wyrazić zgodę na otrzymywanie newslettera, poprzez podjęcie odpowiednich czynności np.: wysłanie e-maila, zaznaczenie odpowiedniego okienka znajdującego się na stronie głównej lub w formularzu dotyczącym składanego zamówienia.
Ustawa wprost wskazuje, że to właściciel serwisu jest zobowiązany do wykazania, iż użytkownik wyraził zgodę na otrzymywanie newslettera. Użytkownik może więc jedynie twierdzić, że takiej zgody nie wyraził, bez konieczności wykazywania jakichkolwiek dowodów na tą okoliczność. Właściciele serwisów internetowych powinni pamiętać, że podejmowanie decyzji za użytkownika lub „podstępne” uzyskiwanie zgody, może grozić nałożeniem kary grzywny.
Serwis internetowy jest również zobowiązany zapewnić użytkownikowi możliwość rezygnacji z newslettera w każdym czasie. Opcja taka powinna być w łatwy sposób dostępna np.: poprzez kliknięcie w przesłany e-mailem link lub zaznaczenie odpowiedniej opcji na stronie serwisu.
Zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/83/UE z dnia 25 października 2011 r., zakazane jest automatyczne odznaczanie okienek „checkbox”. Zakazane jest więc zamieszczanie na stronach okienek, które są już automatycznie odznaczone. Użytkownik powinien mieć możliwość samodzielnego odznaczenia okienka.
